December is voor salarisadministrateurs misschien spannend, maar voor het Engine-team bij Nmbrs beginnen de voorbereidingen op het nieuwe jaar al maanden eerder. Nmbrs draait namelijk op een digitale motor waarin elk jaar de nieuwe rekenregels en fiscale instellingen aangepast moeten worden. Dit noemen we de Nmbrs Engine: de motor die alle salarissen draaiende houdt. De jaarlijkse loonwijzigingen en fiscale updates moeten ruim voor 1 januari foutloos in de software staan. Reinier van Essen werkt samen met drie payrollteams aan die ingewikkelde puzzel. Hoe werkt dat proces écht en waarom begint het al in het voorjaar?
Een proces dat nooit stilstaat
De voorbereiding op een nieuw jaar is geen project met een duidelijk begin- en eindpunt. "Het is een doorlopend proces", vertelt Reinier. Sommige wijzigingen worden op een veilige manier tijdens het boekjaar doorgevoerd, maar voor alles wat invloed heeft op eerdere loonstroken geldt een ijzeren regel: daar komen ze niet aan. "Dat sparen we op voor het nieuwe jaar."
De echte planning begint rond september en oktober. Dan bepaalt Reinier samen met vier specialisten de prioriteiten voor het komende jaar. Wat moet er absoluut in, wat zou leuk zijn en wat kan wachten? Die afwegingen zijn cruciaal voor het verdere proces. Eind oktober starten de developers met de feitelijke bouw en begin december gaat de nieuwe engine al live.
De druk van de deadline
Richting januari wordt de druk tastbaar. "Op 1 januari moeten alle berekeningen kloppen", zegt Reinier. Het is een deadline die geen ruimte laat voor uitstel. Nieuwe wetgeving, zoals twee jaar geleden het minimumuurloon, maakt de periode aan het einde van het jaar extra uitdagend.
De enginebouw is geen eenmansklus. De drie payrollteams bouwen de engine en zijn verantwoordelijk voor payrollcontent, loonstroken en pensioenexport. Daarnaast zijn er HR-teams, die onder andere de HR-workflows en het ondertekenen van de documenten regelen, en het core-team, die onder andere het inloggen en de gebruikersrechten regelen. "De engine is een rekenmachine maar ook zoveel meer", legt Reinier uit. "Het is een set van keuzes, regels en processen die samen bepalen hoe stabiel alles werkt."
De kunst van het kiezen
Wat maakt dit werk elk jaar zo complex? Reinier is eerlijk: "We willen elk jaar weer meer bouwen dan de tijd toelaat." Het is een herkenbaar dilemma. Sommige dingen kun je simpelweg niet bouwen terwijl het jaar nog loopt, omdat je anders bestaande loonstroken raakt. "Die afwegingen maken, dat is het allerlastigste", zegt hij. "Maar doordat we dit al jaren doen weten we samen met onze klanten de juiste keuzes te maken."
Het moeilijkste moment? "Het moment waarop je moet toegeven dat je iets niet meer redt voor december. Dat voelt altijd rot, want je wilt mensen helpen, maar het moet wel verantwoord zijn." Open en eerlijke communicatie is dan essentieel, zegt Reinier. En soms valt het dan mee: "Mooi meegenomen als het dan in de tweede week van januari alsnog blijkt te lanceren!"
“We willen elk jaar weer meer bouwen dan de tijd toelaat. Sommige dingen kun je niet bouwen, terwijl het jaar nog loopt, omdat je anders bestaande loonstroken raakt. Die afwegingen maken, dat is het allerlastigste, maar doordat we dit al jaren doen weten we samen met onze klanten de juiste keuzes te maken.”
Samen sterker
Voor Reinier is het duidelijk: de hele keten werkt aan hetzelfde doel. "We zijn allemaal onderdeel van dezelfde keten en iedereen werkt aan hetzelfde doel: tijdige en correcte verwerking", benadrukt hij. Zijn visie op automatisering is helder: "Mijn bias is automatisering: verloning is voor werkgevers geen core business, dus dat moet zo efficiënt mogelijk. Daar hebben we elkaar voor nodig en dat moeten we in ons achterhoofd houden."
Die samenwerking werkt twee kanten op. Gebruikers kunnen het team helpen door feedback te blijven geven. "Zij zien in de praktijk dingen die wij niet zien", zegt Reinier. "We toetsen onze ideeën bij gebruikers, zodat we niets bouwen dat niet aansluit op de realiteit." Het is een constante dialoog tussen ontwikkeling en praktijk.
De energie van het bouwen
Ondanks de druk en de complexiteit blijft het werk voor Reinier de moeite waard. "De engine bouwen is echt de leukste tijd van het jaar", vertelt hij enthousiast. "Normaal gesproken is het doen van aanpassingen in het lopende jaar als bouwen aan een rijdende trein, bij de nieuwe engine is dat anders. De trein staat dan even stil en we kunnen in alle vrijheid bouwen en verbeteren. Dat geeft ons een extra ruim speelveld én meer energie."
Voor 2026 kijkt hij uit naar een functie die al jaren op de plank lag. "Bij salary splits houden we vanaf nu ook rekening met apart bijzonder tarief bij verloning uit het buitenland, inclusief de maximale premie volksverzekeringen", licht hij toe. Het klinkt technisch, en dat is het ook. "Complex om te bouwen, maar het werkt prachtig. Ik ben zeer benieuwd wat onze klanten ervan vinden!"
Achter elke loonstrook schuilt een jaar aan voorbereiding. Reinier en zijn collega's bouwen software, maar misschien nog wel meer aan vertrouwen. De basis waarop salarisadministrateurs hun werk iedere maand kunnen doen.
