Automatische factuurverwerking: software kiezen

Wat is automatische factuurverwerking?

Automatische factuurverwerking betekent dat software inkoopfacturen ontvangt en verwerkt zonder menselijke tussenkomst. De software herkent de leverancier, het bedrag, de datum en het factuurnummer en boekt de factuur.

Het verschil met digitale factuurverwerking zit in de laatste stap. Een pdf opslaan in plaats van een papieren factuur is digitaal, maar nog niet automatisch. Pas als de software ook zelf herkent en boekt, verdwijnt het handwerk.

Hoe werkt digitale factuurverwerking in de praktijk?

Een factuur doorloopt vijf stappen. Hoe meer daarvan automatisch gaan, hoe minder tijd een administratie kost.

1. Aanleveren. De klant fotografeert of uploadt de factuur, of de factuur komt als e-factuur binnen via een automatische bankkoppeling of Peppol.
2. Herkennen. Factuurherkenning (OCR) leest bedragen, datums en factuurnummers uit de pdf of afbeelding. Een e-factuur is al gestructureerde data en hoeft niet uitgelezen te worden.
3. Boeken. De software koppelt de factuur aan de juiste relatie, grootboekrekening en btw-code en maakt een boekingsvoorstel.
4. Controleren. Jij bekijkt alleen de facturen waar de software over twijfelt.
5. Betalen en archiveren. De factuur gaat naar de betaallijst en blijft vindbaar in het archief.

De winst zit in stap 2 en 3. Elke leverancier zet gegevens op een andere plek, dus goede software werkt met herkenningsregels per relatie en leert van eerdere boekingen.

Wat levert automatische factuurverwerking je kantoor op?

• Meer administraties per medewerker. Het boekwerk groeit niet meer mee met het aantal klanten, dus je groeit zonder extra personeel.
• Minder fouten. Wat niet wordt overgetypt, wordt ook niet verkeerd overgetypt.
• Actuele cijfers. Facturen worden dagelijks verwerkt, dus je klant kijkt naar cijfers van vandaag en niet van vorig kwartaal.
• Ruimte voor advies. De uren die vrijkomen, besteed je aan het gesprek met de klant.
• Klaar voor e-facturatie. Wie nu al gestructureerde facturen verwerkt, hoeft straks niets om te bouwen.

Een voorbeeld uit de praktijk: Mill Finance ging binnen een jaar na de start met Nmbrs Accounting van 20% naar 50% automatisering.

Factuurverwerking software kiezen: 7 eisen

Vergelijk je software voor factuurverwerking, stel dan deze zeven vragen. Ze laten zien of een pakket het handwerk echt overneemt of alleen verplaatst.

Let vooral op de derde eis. Een hoge herkenningsgraad zegt weinig als je niet ziet waarom de rest blijft liggen.

Zo werkt automatische factuurverwerking in Nmbrs Accounting

Nmbrs Accounting herkent 97% van de documenten automatisch. Documenten en banktransacties komen dagelijks binnen en worden automatisch geboekt. Zo vult het platform de zeven eisen in:

• Aanleveren via de app. Je klant fotografeert bonnen en uploadt facturen in de Nmbrs Accounting app.
• Herkennen en boeken. De software leest bedragen, datums en factuurnummers uit, maakt een boekingsvoorstel en leert van jouw boekingen.
• Klaar voor Peppol. E-facturen komen binnen als gestructureerde data.
• Automatiseringsmonitor. Je ziet per administratie je automatiseringsgraad en wat die tegenhoudt, zoals dubbele relaties of ontbrekende herkenningsregels. Bij elk knelpunt staat een suggestie. Jij bepaalt wat je doorvoert. Bekijk de Automatiseringsmonitor.
• Kwaliteitsmonitor. Automatische controles lopen 24/7 en geven een score met verbeterpunten per administratie. Je stelt zelf in welk percentage van de transacties je als steekproef nakijkt. Bekijk de Kwaliteitsmonitor.
• Vragen bij het document. Vraag en antwoord staan bij de factuur zelf, niet in mail of WhatsApp. Bekijk de communicatiemodule.
• Doorzoekbaar archief. Je vindt elk document terug op naam, bedrag of factuurnummer.

Omdat de boekingen actueel zijn, staat ook de btw-aangifte al voor je klaar. Je controleert en dient in.

Wil je zien hoe dit voor jouw administraties werkt? Boek een demo en loop met een expert door je eigen proces.

Overstappen: wat komt erbij kijken?

Nmbrs Accounting is volledig cloud-based, dus je installeert niets. Je bent binnen een dag operationeel en krijgt daarna drie maanden begeleiding bij training, datamigratie en de communicatie naar je klanten. Je hebt daarbij een vast aanspreekpunt.

Begin met de administraties met de meeste facturen. Daar zie je het snelst wat automatische factuurverwerking oplevert. Lees meer over de begeleiding bij je overstap.

Veelgestelde vragen over automatische factuurverwerking

Zie het in je eigen administraties

Automatische factuurverwerking beoordeel je het best op je eigen facturen. In een demo van Nmbrs Accounting zie je de herkenning, de Automatiseringsmonitor en de controles aan het werk.