Celine meldt zich maandagochtend ziek. Ze heeft hoofdpijn en keelpijn. Je denkt: logisch, het griepseizoen is weer begonnen. Dus je wenst haar beterschap, plant het werk om en gaat door.
Tot ze vrijdag belt en aangeeft dat ze er waarschijnlijk nog zeker twee weken uit ligt. Dan komt ineens die vraag op: wanneer moet je eigenlijk de bedrijfsarts inschakelen?
Je bent niet de enige die daarmee zit.
Wanneer schakel je een bedrijfsarts in?
Het korte antwoord: niet meteen, maar ook zeker niet te laat.
Veel HR-managers denken dat de bedrijfsarts pas nodig is als het verzuim echt serieus wordt. De wet kijkt daar anders naar. Volgens de Wet verbetering poortwachter moet een medewerker binnen 6 weken gezien zijn door de bedrijfsarts. Die stelt vervolgens een probleemanalyse op, en die analyse vormt de basis voor alles wat daarna komt.
Wacht je te lang, dan loop je dus al snel achter de feiten aan. En ja, dat gebeurt vaker dan je denkt.
Wanneer trek je aan de bel?
Even terug naar Celine.
In week 1 is ze ziek, en dat lijkt logisch. In week 2 is ze nog steeds ziek, maar dat kan nog passen bij een flinke griep. In week 3 is er nog steeds geen duidelijk herstelbeeld. Dán wordt het interessant.
Dit zijn signalen waarbij je alvast moet gaan nadenken over de bedrijfsarts:
- Het verzuim duurt langer dan verwacht.
- Er is geen duidelijk herstelmoment.
- Je merkt dat het contact lastiger wordt.
- Je voelt dat er misschien meer speelt dan alleen griep.
Je hoeft dan niet altijd direct een afspraak te plannen, maar niets doen is ook geen strategie.
Wat veel organisaties vergeten
De grootste valkuil is meestal niet dat je de bedrijfsarts te vroeg inschakelt. De grootste valkuil is dat je te laat begint met het proces.
Ondertussen loopt de tijd namelijk gewoon door. Deadlines blijven staan, het dossier moet kloppen en fouten kunnen serieus geld kosten. Denk bijvoorbeeld aan een loonsanctie van het UWV als het proces niet goed is ingericht. En dat is zonde, want dit kun je vaak makkelijk voorkomen.
Wat je wél al kunt doen zonder bedrijfsarts
Je hoeft niet te wachten tot week 6 om in actie te komen. Sterker nog: de eerste week is al bepalend.
Dit kun je alvast doen:
- Neem laagdrempelig contact op, zonder druk te leggen.
- Maak afspraken over hoe vaak jullie contact hebben.
- Leg vast wat je met elkaar afspreekt.
- Vraag niet naar de oorzaak van de ziekte vanwege de AVG.
Het eerste gesprek is geen controle, maar gewoon menselijk contact. En juist dat maakt vaak al het verschil.
Dus: wanneer schakel je de bedrijfsarts in?
Als je het scherp wilt houden:
- Uiterlijk in week 6: verplicht.
- Bij twijfel eerder: slim.
- Bij langdurig of onduidelijk verzuim: niet uitstellen.
Of simpeler gezegd: zodra je voelt "hier moet ik eigenlijk iets mee", zit je vaak al op het juiste moment.
En Celine?
Die twee weken werden er uiteindelijk vier. Gelukkig had haar manager het proces op tijd opgestart. Daardoor kon de bedrijfsarts meekijken, kwam er duidelijkheid en bleef het traject overzichtelijk. Geen stress, geen gemiste stappen. Precies zoals je het wilt.
Wil je dit soort situaties altijd goed aanpakken?
In de praktijk gaat het meestal niet mis op kennis, maar op timing, communicatie en het bijhouden van alles wat moet.
In onze whitepaper verzuim en communicatie vind je precies:
- wat je wanneer moet doen;
- wat je wel en niet mag communiceren;
- hoe je voorkomt dat je deadlines mist.
👉 Download ’m hier en voorkom gedoe achteraf.
