Loonadministratie: Uitbesteden of zelf doen?

Dit hangt af van het bedrijf dat de loonadministratie verwerkt en de hoeveelheid service die je nodig hebt. Negen van de tien keer kan een accountantskantoor je een goedkopere prijs geven omdat ze een volumekorting hebben bij de dienstverlener. Je bent waarschijnlijk niet de enige die ze zullen bedienen. Een ander belangrijk aspect van de prijsopgave die je van een accountant krijgt, is gebaseerd op het aantal uren dat ze aan jouw bedrijf moeten besteden. Als je alle HR- en payroll-wijzigingen zelf kunt doorvoeren en het enige wat ze nog voor jou moeten is het controleren van de gegevens, zal de prijs lager zijn als ze alle gegevensinvoer handmatig moeten doen. Als je besluit om een Nmbrs abonnement af te sluiten, zijn de prijzen altijd standaard en vast. Enige kennis van de loonadministratie is natuurlijk vereist als je het zelf wilt doen, dus een toegewijde HR-professional die werkzaam is binnen jouw bedrijf is geen overbodige luxe.

Dit hangt allemaal af van de hoeveelheid service die je aanvraagt. Als je volledig wilt worden bediend op zowel HR als payroll, zullen de kosten aanzienlijk hoger zijn dan als je alle maandelijkse wijzigingen in het systeem zelf verwerkt en de serviceprovider alleen een laatste controle laat uit voeren. 

Als je met jouw provider even de tijd neemt om de maandelijkse processen van jouw bedrijf te stroomlijnen, zal het uitbesteden je uiteindelijk veel tijd opleveren. Je bent vrij van alle rompslomp en je hoeft je niet te verdiepen in de wet- en regelgeving die van toepassing is op de loonadministratie. De regels veranderen voortdurend en het kost veel tijd en moeite om op de hoogte te blijven. Maar als je elke maand een Excel-blad moet verstrekken met alle maandelijkse wijzigingen en jouw provider deze wijzigingen handmatig opnieuw in de software moet typen zal je dit geen tijd of kosten besparen. 

Nmbrs voldoet aan de wettelijke eisen in het kader van de AVG-wetgeving en elk jaar stelt Nmbrs de ISAE 3402 type II-certificering vast. Als je een abonnement op Nmbrs koopt, bent je altijd de eigenaar van de gegevens binnen jouw omgeving. Je gaat akkoord met de algemene voorwaarden en een deel hiervan is een verwerkingsovereenkomst. Op het moment dat je besluit jouw salarisadministratie uit te besteden aan een accountant, hebben zij een verwerkingsovereenkomst met ons ondertekend en zijn wij in onze optiek eigenaar van hun gegevens. Je wordt onderdeel van hun Nmbrs-abonnement en daarom moet je afspraken maken over het eigendom van de gegevens en indien nodig een verwerkingsovereenkomst met hen ondertekenen. 

Dit kan op twee verschillende manieren. Je kunt ervoor kiezen om een externe partner uit te nodigen om jouw Nmbrs account te beheren. In dit geval blijf jij eigenaar van jouw Nmbrs-account, maar het account wordt beheerd door een payroll-specialist. Je kunt er ook voor kiezen om de gehele omgeving te exporteren naar het systeem van uw payroll-partner. Op deze manier kunnen ze jou gemakkelijker van dienst zijn omdat ze hun standaard workflows en loonadministratie instellingen kunnen gebruiken. Sommige outsourcing partners zullen jouw Nmbrs-account altijd converteren, sommige nooit. 

 Als je jouw loonadministratie uitbesteedt, kun je alle functies van Nmbrs gebruiken. Uiteraard moeten deze worden aangeboden en ondersteund door jouw outsourcing partner. 

Je kunt van gedachten veranderen! Als je besluit om jouw loonadministratie pas na implementatie uit te besteden, is dit mogelijk. Nmbrs heeft een maandelijks abonnement dat op elk moment kan worden beëindigd. Jouw nieuwe payroll provider kan de gegevens en instellingen op een eenvoudige manier ophalen. Verschaf de provider simpelweg toegang tot uw account, dan weten zij hoe ze jouw gegevens moeten converteren.