De jaarwissel in Nmbrs: Waar moet je op letten?

Martine Janzen

Mark laat je zien wat je moet vergeten bij het doen van de jaarwissel

2021 ligt alweer bijna achter ons. Als je terugkijkt, welke herinnering heb jij dan aan dit jaar? Een herinnering die je in elk geval niet wilt meenemen naar 2022 is gedoe rond de jaarwissel. En wanneer je loonadministratie op orde is, ga je efficiënt het nieuwe jaar in! Samen met onze Product Specialist Mark Aalten hebben we de belangrijkste punten voor het doen van de jaarwissel op een rij gezet. Vink jij ze allemaal af?

Geef het werk uit handen

Innovatie in onze software stopt gelukkig nooit. Om die reden maken we het uitvoeren van de jaarwissel elk jaar weer een stukje efficiënter. Rond de jaarovergang zijn er al genoeg zaken die je aandacht vragen. Dan wil je geen onnodige tijd kwijt zijn aan het uitvoeren van handmatige taken in de laatste week van december.

Ons systeem is klaar voor verspreiding van jouw werkdruk. Zo hoef je niet alles in deze laatste week te regelen, maar kun je dit verdelen over december en januari. Onze software zorgt ervoor dat jouw loonadministratie op de juiste manier wordt verwerkt. Het enige wat jij hoeft te doen? Dat is controleren of alle gegevens naar wens zijn.

Controleer de jaarovergang

Zelf jaarstukken in elkaar zetten behoort tot het verleden. De software voor loonadministratie is tegenwoordig zo ingericht dat na het draaien van de laatste periode, alle benodigde documentatie automatisch wordt aangemaakt. Je hoeft alleen nog de documenten in het jaarwerk te controleren. Zo kun je nagaan of alle gegevens kloppen aan de hand van de gebeurtenissen in 2021 en waar nodig correcties uitvoeren.

Werkkostenregeling

Blijven alle vergoedingen en verstrekkingen die thuishoren in de vrije ruimte onder het beschikbare bedrag (3% van de loonsom tot € 400.000, boven de €400.000 is dat 1,18%)?

Jaarloon Bijzonder Tarief (BT)

Staat bij alle medewerkers het Jaarloon BT juist gevuld? Wanneer we het Jaarloon BT niet automatisch kunnen invullen tijdens de jaarwissel, wordt er een waarschuwing getoond. In dat geval is er een aanvullende actie benodigd in het volgende jaar.

Controle afdrachtvermindering S&O

Is het volledige recht op afdrachtvermindering benut over de berekende loonbelasting en premie volksverzekering voor technisch innovatieve inspanningen?

Pas de hoge of lage AOF premie toe

Afgelopen maand heeft iedere werkgever een brief van de Belastingdienst ontvangen waarin wordt aangegeven of de hoge of lage AOF premie moet worden toegepast. In de jaarwissel kun je aangeven welke van de twee opties van toepassing is.

Rond de automatische payroll workflows af

Rond de Payroll Workflows van 2021 af vóór het uitvoeren van de jaarwissel. Anders zal de automatische workflow geplande taken niet uitvoeren. Voorbeeld:

- Je voert de run uit op de 20ste
- De loonaangifte dient 10 dagen na het doen van de run te worden aangemaakt
- De taak voor de loonaangifte staat gepland op de 30ste
- Je voert de jaarwissel uit op de 25ste
- Taken die gepland staan ná het doen van de jaarwissel, worden niet uitgevoerd
- De taak van de 30ste zal dan ook niet automatisch verwerkt worden.

Met de Workflow Wizard kun je deze taken alsnog uitvoeren. Ben je een Business klant? Dan moet je de taken handmatig uitvoeren. Zie voor meer informatie: Payroll Workflow bij de jaarwissel

Wil je alle Nmbrs aanpassingen voor 2022 teruglezen? Lees dan dit artikel:

Nmbrs aanpassingen 2022

Op volledigheid controleren vóór de jaarovergang

Naast deze punten, controleer je het jaarwerk ook op volledigheid. Kijk bijvoorbeeld of alle waarschuwingen en foutmeldingen opgelost zijn en of alle workflows bij TWK’s volledig zijn afgerond.

Staan er nog open verlofaanvragen? Laat deze dan goedkeuren. Dit geldt ook voor verlofuren die medewerkers meenemen naar volgend jaar. Als je deze na het doen van de jaarwissel goedkeurt, wordt het onjuiste saldo meegenomen tijdens de jaarwissel (je neemt dan een te hoog saldo mee).

Nadat je de laatste run van het jaar hebt verwerkt, komt het dashboard jaarwerk beschikbaar. Controleer hier of alle aansluitingen kloppen.

Werkzaamheden voor 2022

Zoals eerder genoemd, kunnen bepaalde werkzaamheden wachten tot het nieuwe jaar.
Dit zorgt voor een lagere werkdruk in december. Werkzaamheden die je in het nieuwe jaar kunt oppakken zijn:

Het wijzigen van het minimumloon. Dat doen wij voor je! Alleen wanneer je een eigen salaristabel gebruikt dien je dit aan te passen.
Controleer de percentages op de Whk-beschikking en neem deze over in de loonadministratie.
Controleren aanpassingen bedrijfstakpensioenfondsen voor 2022. Zie hiervoor dit artikel: Aangepaste Branches per 2022
Gebruik je een eigen pensioenfonds? Pas dan zelf de kerncijfers aan.
De nieuwste CAO-wijzigingen doorvoeren.
De minimum jaargrondslag voor de 30%-regeling aanpassen.
Overschrijding van de vrije ruimte aangeven in de aangifte loonheffingen (dit kan ook nog worden verwerkt in de februari aangifte).
Stijging van het gebruikelijk loon voor de DGA’s verwerken.

Kijk de Nmbrs webinar terug

Wil jij van Mark horen waar je dit jaar op moet letten bij de jaarwissel? Kijk de webinars van 2 december terug, waarin Mark precies uitlegt hoe je de jaarwissel zonder problemen met onze software kunt uitvoeren. Bekijk de webinars hier terug: