Het is maandagochtend. Je logt in met een realistische to-do lijst: twintig mutaties verwerken, drie nieuwe medewerkers invoeren, de gebruikelijke controles. Fast forward naar 17:30 uur. Je bent nog steeds bezig met die twintig mutaties. De nieuwe medewerkers? Morgen. Die controles? Vanavond thuis. Klinkt herkenbaar? Uit recent NIRPA onderzoek (2025) blijkt dat bijna de helft van je werkdag verdwijnt in handmatig werk dat eigenlijk geautomatiseerd zou kunnen worden. 47% van je tijd. Dat is meer dan 18 uur per week. Bijna een hele werkweek per maand. In deze blog laten we zien waar die tijd naartoe gaat, en belangrijker nog: wat je eraan kunt doen.
Waarom verdwijnt 47% van je tijd aan handmatige salarisverwerking?
De cijfers liegen niet: uit onderzoek onder Nederlandse salarisadministrateurs blijkt dat handmatig werk de grootste tijdvreter is in de moderne salarisadministratie. Maar waar gaat die tijd precies naartoe?
24% van je tijd: mutaties handmatig verwerken
Dit is het werk dat je waarschijnlijk het beste kent. Een medewerker krijgt een loonsverhoging. Iemand gaat meer uren werken. Een nieuwe eindejaarsbonus moet worden ingevoerd. Op zich simpele wijzigingen, maar:
- Je moet inloggen als accountant
- Je moet de gegevens overtikken uit een e-mail, WhatsApp-bericht, of telefoonnotitie
- Je moet controleren of je het goed hebt overgenomen
- Je moet nagaan of het logisch is (klopt dat bedrag wel? Is die ingangsdatum niet vreemd?)
Per mutatie ben je al snel 5-10 minuten kwijt. Lijkt niet veel, maar bij 20-30 mutaties per dag stapelt het zich snel op.
23% van je tijd: alles handmatig controleren
En dan begint het echte werk pas. Want mutaties invoeren is één ding, maar je moet ook zeker weten dat alles klopt:
- Zijn alle velden correct ingevuld?
- Klopt de combinatie van gegevens?
- Zijn er geen vreemde afwijkingen?
- Past het binnen de CAO-regels?
Deze controles zijn belangrijk, maar het is tijdrovend werk. En eerlijk? Ook een beetje saai. Tijdsbesparing in de payroll begint vaak bij het automatiseren van deze controleprocessen.
“Mutaties, verlof- en verzuimregistraties, declaraties: klanten mailden die vroeger naar ons, waarna wij ze overtypten in de software. Nu voeren ze het gewoon zelf in, in de app van Nmbrs. Dat is niet méér werk voor hen, het maakt het proces wel een stuk minder foutgevoelig en het scheelt tijd.”
De reden waarom handmatige processen blijven bestaan
Als je weet dat 47% van je tijd aan handmatig werk opgaat, waarom verandert het dan niet? Wat staat automatiseren van salarisadministratie in de weg?
1. ''Zo doen we het altijd al''
Veel kantoren zijn gegroeid met hun processen. Wat werkte toen je 50 klanten had, werkt misschien niet meer bij 200 klanten. Maar de processen zijn nooit echt herzien. Dit is vaak een obstakel voor het automatiseren van de salarisadministratie.
2. Klanten leveren te laat of rommelig aan
Klanten sturen mutaties via e-mail, WhatsApp, of bellen ze door. Vaak te laat, vaak incompleet. En dan moet jij het maar uitzoeken. Gebrek aan standaardisatie aan de klant-kant zorgt voor extra handmatig werk.
3. Gebrek aan interne standaardisatie
Binnen veel kantoren heeft elke salarisprofessional zijn of haar eigen werkwijze. De één gebruikt Excel-lijstjes, de ander logt direct in. Niemand weet precies hoe de collega het doet. Het gevolg: dubbel werk, onduidelijkheid, en inefficiëntie.
4. Onbekendheid met automatiseringsmogelijkheden
Veel kantoren gebruiken maar een fractie van de functionaliteit van hun payroll software. Slimme invoermethoden en controle-features blijven vaak onbenut. Niet omdat ze niet beschikbaar zijn, maar omdat teams niet altijd weten wat er mogelijk is of hoe ze deze tools optimaal kunnen inzetten.
Zo pak je die 47% aan: die concrete stappen
Stap 1: Stop met overtikken. Geef je klanten toegang tot een selfservice portal waar zij zelf mutaties, verlof en verzuim invoeren. Wat vroeger 10 minuten overtikwerk per mutatie kostte, wordt nu direct correct aangeleverd.
Stap 2: Laat software controleren. Implementeer een handige tools zoals een Salaris Input Checker die automatisch waarschuwt bij ontbrekende gegevens, vreemde bedragen of CAO-overtredingen. Je controleert niet meer handmatig, je reageert alleen nog op échte afwijkingen.
Stap 3: Automatiseer herhalingen. Gebruik slimme invoermethoden die standaard mutaties herkennen en voorstellen. Dezelfde loonsverhoging voor drie medewerkers? Eén klik in plaats van drie keer hetzelfde proces.
