Vraag een salarisadministrateur hoe het gaat, en het antwoord is bijna altijd hetzelfde: "Goed, hoor. Druk, maar het loopt."
En dat klopt. Tot op zekere hoogte.
Want druk zijn en efficiënt zijn, dat is niet hetzelfde. En in de data van ons benchmarkrapport onder 31 grote accountants- en salarisadministratiekantoren zit een patroon dat weinig mensen verwachten: 2 op de 3 kantoren verwerkt minder loonstroken per fte dan het marktgemiddelde. Niet een klein beetje minder. Structureel minder, elke maand, terwijl de werkdruk hoog blijft.
Dat klinkt misschien niet als een alarmbel. Maar lees verder, want het wordt interessant.
Wat betekent productiviteit in payroll eigenlijk?
Er is één getal dat meer zegt over de gezondheid van je payrollproces dan welke zelfevaluatie dan ook: het aantal loonstroken per fte per maand.
Hoe bereken je dat? Neem het aantal loonstroken dat je maandelijks verwerkt, deel dat door het aantal fte op je salarisadministratie. Houd er rekening mee dat een salarisadministrateur gemiddeld zo'n 80% van zijn of haar fulltime werktijd aan salarisverwerking besteedt.
Stel: je kantoor verwerkt 3.000 loonstroken per maand met 4 fte. Dat zijn 750 stroken per fte. Prima toch? Totdat je ziet dat vergelijkbare kantoren hetzelfde werk doen met de helft van de mensen.
Wat zegt de markt?
Uit ons onderzoek komt een duidelijk beeld naar voren:
De meeste kantoren (42%) zitten tussen de 750 en 1.200 loonstroken per fte per maand. Het gemiddelde ligt op 1.032. Dat is het midden van de markt: niet slecht, maar ook niet waar je wilt zijn als je wilt groeien zonder extra personeel aan te nemen.
48% van de kantoren zit onder dat gemiddelde. Ze laten dus structureel capaciteit liggen die ze niet hebben. In een markt waar twee derde van de kantoren kampt met een personeelstekort, is dat geen theoretisch probleem. Dat is dagelijkse realiteit.
En dan zijn er de top performers.
Bij de drie efficiëntst opererende kantoren in dit onderzoek verwerkt één fte tussen de 2.000 en 3.500 loonstroken per maand. Twee tot drie keer het gemiddelde. Het meest opvallende voorbeeld: een kantoor met slechts 2 fte dat maandelijks 7.000 loonstroken verwerkt.
Waarom zit dat gat er eigenlijk in?
Je zou denken: die top performers hebben betere mensen. Maar dat is niet wat de data laat zien.
De kantoren die het meeste loonstroken per fte verwerken, hebben één ding gemeenschappelijk: ze hebben salarisverwerking en HR-dienstverlening strikt gescheiden. Ze halen meer uit hun bestaande software. Ze hebben de gegevensstroom van klant naar systeem gestroomlijnd. En ze laten systemen automatisch met elkaar communiceren.
Dat klinkt groot. Maar in de praktijk begint het klein. Niet één grote implementatie, maar stap voor stap kleine procesverbeteringen doorvoeren. De klant die nu nog belt met mutaties? Die kun je digitaal onboarden. De controle die nu handmatig een uur kost? Die kan grotendeels geautomatiseerd worden.
Elke verbetering verlaagt direct de kostprijs per loonstrook. Zonder dat de loonkosten zelf veranderen.
Wat kost een loonstrook jouw kantoor?
Om het concreet te maken: een indicatieve berekening op basis van gangbare marktcijfers laat zien dat een loonstrook gemiddeld circa 4,55 euro kost. Dat is opgebouwd uit softwarekosten (ca. 1,20 euro) en arbeidskosten (ca. 3,35 euro per strook, op basis van een gemiddeld salaris van 52.000 euro per jaar met 80% payroll-inzet). Check of je niet teveel betaalt voor jouw software en hoe de tarieven van Nmbrs werken.
Die arbeidskosten per strook zijn niet vast. Ze dalen naarmate een medewerker meer stroken per maand verwerkt. Kantoren die de stap zetten van 1.032 naar 2.000 loonstroken per fte, halveren hun arbeidskosten per strook. Zonder dat er iemand ontslagen wordt of dat de loonkosten veranderen.
De vraag die je jezelf moet stellen
Hoeveel loonstroken verwerkt jouw kantoor per fte per maand?
Als dat getal onder de 1.032 ligt, zit je in de 48% die structureel onder het marktgemiddelde presteert. Dat is geen oordeel. Het is een startpunt.
Als je boven de 1.032 zit maar ver onder de 2.000 die de top performers halen, is er nog een wereld te winnen. Zonder nieuwe mensen aan te nemen. Zonder dure trajecten. Door te kijken naar wat je nu al hebt, en dat slimmer in te zetten.
De kantoren die groeien zonder dat de werkdruk meegroeit, doen het niet met meer mensen. Ze doen het slimmer. Lees hier hoe Ranco Nmbrs inzet om slimmer te werken.
Wat zou jij doen met die gewonnen tijd?
Uit onderzoek onder accountants- en salarisadministratiekantoren blijkt dat 83% meer adviesgesprekken zou aangaan met klanten als ze tijd vrij zouden spelen. 59% wil innoveren. 46% wil meer klanten tegelijkertijd bedienen.
De capaciteit om dat te doen, zit waarschijnlijk al in je huidige team. Je hoeft er alleen voor te zorgen dat ze niet meer bezig zijn met overtypen, controleren en achter mutaties aanjagen.
Benieuwd waar jouw kantoor staat ten opzichte van de markt? Lees hier een aantal tips om efficiënter te werken of plan een gesprek in met een van onze collega's.
