Een overgang naar nieuwe salarissoftware is vaak een tijdrovende klus, en zorgt voor een hoop stress bij klanten. Hoe zorg je er nu voor dat de tijd dieeen overgang kost beperkt blijft, en de stressmomenten tot een minimum gereduceerd worden?
De waaromvraag
Als startup consultant bij Nmbrs begeleid ik bij onze klanten conversieprojecten van zowel van SaaS (Software As A Service) naar SaaS als van de traditionele, lokaal geïnstalleerde software naar SaaS. Focus en toewijding van management en medewerkers zijn daarbij bijna altijd doorslaggevend in het succes.
Het is daarom heel belangrijk om jezelf gedurende een conversie de waaromvraag te blijven stellen. Waarom heb ik voor de nieuwe software gekozen? Wat willen we bereiken dat we met het huidige systeem niet kunnen? Uit eigen ervaring weet ik dat onze klanten voor Nmbrs® kiezen omdat ze een gebruiksvriendelijker systeem willen, omdat ze een systeem willen dat eenvoudig met andere software integreert en omdat ze een efficiëntere workflow voor accountant en klant willen. Uiteraard zijn er voldoende andere voorbeelden denkbaar. Waar het om gaat is dat een helder geformuleerd doel helpt om jezelf en je organisatie te overtuigen om er mankracht en middelen tegenover te stellen.
Projectmatige aanpak
Benader de implementatie als een project. Het is immers een eenmalige gebeurtenis, met een concrete begin- en einddatum. Als het doel en tijdspad duidelijk zijn kan een indicatie gemaakt worden van de kosten in tijd en personeel. Benoem daarbij duidelijk wat tot de scope behoort en wat niet. Zo kan het lonen om grote of bijzondere klanten buiten het hoofdproject te houden en als apart deelproject te benaderen. Inventariseer ook goed wat de gevolgen zijn voor je verdienmodel, je processen en de mogelijke koppelingen met andere applicaties of externe partijen. Houd de risico’s op het gebied van budget, tijd, informatie, kwaliteit en organisatie goed in de gaten.
Communicatie
Juiste en tijdige communicatie is essentieel; niet alleen om je klanten duidelijk en tijdig te informeren over de komende veranderingen en de voortgang, maar ook om intern iedereen op de hoogte (en gemotiveerd) te houden. Door dagelijks zichtbaar bij te houden - digitaal of op een ouderwetse lijst bij het koffieapparaat - hoeveel klanten er zijn geconverteerd kan er zelfs een gezond wedstrijdelement tussen de teams ontstaan.
Breng als projectleider wekelijks de projectgroep op de hoogte van de voortgang en informeer het management één of twee keer per maand. Weet ook bij wie je moet zijn om problemen die je niet zelf kunt oplossen te escaleren.
Samenvattend
Uiteindelijk kan het één niet zonder het ander. Middelen, mensen en tijd komen beschikbaar als het doel breed gedragen wordt. Het doel wordt breed gedragen als de communicatie goed verloopt. Goede communicatie en een projectmatige aanpak vragen om middelen, mensen en tijd… Het begint altijd bij de vraag: “Waar doen we dit ook al weer voor?”
Vragen en/of opmerkingen zijn uiteraard welkom. Neem contact op met de startup afdeling van Nmbrs via 085-8889961. We horen graag van je!
Remco Rietveld, Startup Consultant Nmbrs
Benieuwd hoe een conversie in z'n werk kan gaan?
