Een medewerker meldt zich ziek: wat zeg je wel en niet?

Privacy staat voorop

Bij verzuim komen twee wetten direct in beeld: de AVG, die de privacy van de zieke medewerker beschermt, en de Wet verbetering poortwachter, die de re-integratie regelt. Gezondheidsgegevens vallen onder de 'bijzondere persoonsgegevens' binnen de AVG en zijn daarmee extra beschermd. De reden van uitval, of dat nu een fysieke klacht, een burn-out of een privésituatie is, deel je niet. Ook niet met directe collega's of het managementteam, zelfs niet als mensen er direct naar vragen.

Wat mag je wel delen? Dat een medewerker tijdelijk niet beschikbaar is en, als de medewerker daarmee instemt, wanneer diegene weer terugkomt. De medewerker bepaalt zelf wat er over de aard van het verzuim gedeeld wordt. Alleen HR, de leidinggevende en de bedrijfsarts hebben toegang tot verzuiminformatie, en medische details lopen altijd via de bedrijfsarts, nooit rechtstreeks tussen medewerker en werkgever.

Deel dus alleen wat noodzakelijk is, altijd in afstemming met de medewerker, en leg communicatie en afspraken zorgvuldig vast. Dat voorkomt niet alleen privacyschendingen, maar ook een onvolledig re-integratiedossier, wat kan leiden tot een loonsanctie van het UWV van maximaal een jaar extra loondoorbetaling.

Maak heldere afspraken met de zieke medewerker

Het eerste gesprek met een zieke medewerker is geen functioneringsgesprek en ook geen controle. Het is een menselijk moment: je laat zien dat je betrokken bent en maakt praktische afspraken voor de periode die volgt. Houd het kort en open. Vraag hoe het gaat, geef aan dat er geen zorgen hoeven te zijn over het werk, en bespreek hoe jullie contact houden. Vermijd vragen over de oorzaak van het verzuim.

Spreek ook af hoe vaak en via welk kanaal jullie contact hebben. Bij kortdurend verzuim volstaat vaak één keer, bij langer verzuim werkt een vaste contactpersoon en een vast moment per week beter. Niet iedereen wil bijvoorbeeld een WhatsAppje van de leidinggevende tijdens ziekte, dus respecteer wat de medewerker aangeeft. Maak ook duidelijk dat er geen verwachting is van snelle reacties.

Informeer het team, maar blijf respectvol

Als een medewerker uitvalt, wil het team weten waar het aan toe is. Het uitgangspunt: deel zo min mogelijk, maar zo duidelijk als nodig. Je communiceert dat iemand tijdelijk niet beschikbaar is, wie het werk opvangt en waar collega's met vragen terechtkunnen. De reden van uitval deel je nooit, wat het ook is, en dat geldt voor iedereen in de organisatie.

De leidinggevende informeert het team het best persoonlijk of in een kort overleg, met steun van HR over wat wel en niet gezegd mag worden. Krijg je vragen als 'wat heeft hij of zij precies?', antwoord dan bijvoorbeeld: 'Dat is persoonlijke informatie die ik niet kan delen. Wat ik kan zeggen is dat we goed voor diegene zorgen.' Merk je roddel of speculatie op, adresseer dit dan direct, niet door meer te delen, maar door aan te geven dat het team erop kan vertrouwen dat de situatie goed in de hand is.

Langdurig verzuim vraagt om extra aandacht

Hoe langer iemand uitvalt, hoe groter de communicatie-uitdaging. Een vraag als 'hoe gaat het herstel?' is goedbedoeld, maar kan voelen als een hint richting terugkeer. Houd contact daarom vanuit oprechte betrokkenheid, niet vanuit een re-integratieagenda. Een kort berichtje zonder verwachting, zoals 'we denken aan je', kan meer betekenen dan een uitgebreid gesprek. Evalueer ook regelmatig of de afgesproken contactfrequentie nog past.

Bereid bij terugkeer het team op tijd voor. Bespreek met de medewerker wat het team mag weten: op welke dagen, in welke rol, en waar rekening mee gehouden moet worden, zonder in te gaan op de achtergrond van het verzuim. En geef de medewerker na de eerste week terug een kort evaluatiemoment: hoe voelde het, wat ging goed en wat heeft nog aandacht nodig?

Een goed proces maakt zorgvuldige communicatie makkelijker

Goede verzuimcommunicatie begint bij een goed ingericht proces. Zo weet je precies wanneer welke stap in de Wet verbetering poortwachter volgt, van de probleemanalyse in week 6 tot de UWV-melding in week 42, en mis je nooit een deadline die grote financiële gevolgen kan hebben. Wil je weten hoe je dit als HR-professional of leidinggevende stap voor stap goed inricht? Download de volledige gids 'Verzuim en communicatie' van Nmbrs.