Iedereen klaar? Jaarwisselen maar!

2022 komt bijna ten einde en dat betekent dat de jaarwissel er weer aan komt.

Door de jaarwissel uit te voeren, verandert het huidige actieve jaar naar het nieuwe jaar. De jaarwissel kan uitgevoerd worden na de laatste run van 2022. De bedrijfsinstellingen worden overgezet naar het nieuwe jaar en de verloning van 2023 kan beginnen. In deze blog vertellen we waar je op moet letten tijdens de jaarwissel en nemen we je mee in de Nmbrs aanpassingen voor 2023.

Geef het werk uit handen

Aan het einde van het jaar heb je het vaak ontzettend druk en zijn er diverse zaken die je aandacht vragen. Daarom willen we het uitvoeren van de jaarwissel zo gemakkelijk mogelijk maken, zodat je geen onnodige tijd kwijt bent aan het uitvoeren van handmatige taken in de laatste week van december.

Elk jaar maken we het uitvoeren van de jaarwissel weer een stukje efficiënter. Onze software zorgt ervoor dat jouw loonadministratie op de juiste manier wordt verwerkt. Het enige wat jij hoeft te doen? Dat is controleren of alle gegevens naar wens zijn.

Controleer de jaarwissel

De software voor loonadministratie is tegenwoordig zo ingericht dat na het draaien van de laatste periode, alle benodigde documentatie automatisch wordt aangemaakt. Zelf jaarstukken in elkaar zetten is dus verleden tijd. Je hoeft alleen nog de documenten in het jaarwerk te controleren. Zo kun je nagaan of alle gegevens kloppen aan de hand van de gebeurtenissen in 2022 en waar nodig correcties uitvoeren.

• Werkkostenregeling

Voor 2023 is het percentage van de werkkosten 3%, t/m een fiscaal loon van €400.000. Boven de €400.000 is dit 1,18%. Het WKR bedrag wordt klaargezet voor de eerste loonaangifte van periode 2023-1. Blijven alle vergoedingen en verstrekkingen die thuishoren in de vrije ruimte onder het beschikbare bedrag?

• Jaarloon Bijzonder Tarief (BT)

Staat bij alle medewerkers het Jaarloon BT juist gevuld? Wanneer we het Jaarloon BT niet automatisch kunnen invullen tijdens de jaarwissel, wordt er een waarschuwing getoond. In dat geval is er een aanvullende actie benodigd in het volgende jaar.

• 30%-regeling in de jaarwissel

In de jaarwissel is een nieuwe optie toegevoegd, waarmee de minimumwaarde van de 30%-regeling wordt bijgewerkt naar de minimumwaarde voor 2023. Dit gebeurt alleen als in de laatste periode van 2022 het minimum actief is en de waarde overeenkomt met de ‘standaard’ minimumwaarde. 

Het volgende veld zal aan de jaarwissel worden toegevoegd:

Update de 30%-regel minimumwaarde voor 30+ jr van €3289 naar €3497 (waarden voor maandverloning)

Indien de medewerker een minimum heeft dat afwijkt van deze waarde dan zal dit niet worden aangepast.

• Rond de automatische payroll workflows af

Rond de Payroll Workflows van 2022 af vóór het uitvoeren van de jaarwissel. Anders zal de automatische workflow geplande taken niet uitvoeren. Voorbeeld:

• • Je voert de run uit op de 20ste
  • De loonaangifte dient 10 dagen na het doen van de run te worden aangemaakt
  • De taak voor de loonaangifte staat gepland op de 30ste
  • Je voert de jaarwissel uit op de 25ste
  • Taken die gepland staan ná het doen van de jaarwissel, worden niet uitgevoerd
  • De taak van de 30ste zal dan ook niet automatisch verwerkt worden.

Met de Workflow Wizard  kun je deze taken alsnog  uitvoeren. Ben je een Business klant? Dan moet je de taken handmatig uitvoeren. Zie voor meer informatie: Payroll Workflow bij de jaarwissel.

Nmbrs aanpassingen 2023

Naast bovengenoemde punten waar je op moet letten tijdens de jaarwissel, zijn er nog een aantal aanpassingen in Nmbrs voor 2023:

• Reiskosten- en thuiswerkvergoeding

De onbelaste reiskostenvergoeding gaat van €0,19 naar €0,21 per kilometer. Ook gaat de onbelaste thuiswerkvergoeding van €2,00 naar €2,15 per dag. We passen dit per 1 januari 2023 aan in het systeem. Wil je hier van afwijken? Dan kan je dit zelf wijzigen in jouw Nmbrs omgeving.

• CAO-code

De volgende CAO-codes hebben een einddatum gekregen:

• • 423 (Rundveeverbetering, 3548 kan nu gebruikt worden)

  • 2425 (Branche Kinderopvang, 1612 kan nu gebruikt worden)

  • 2571 (Kappersbedrijf Fusion)

  • 2693 (Payroll Ondernemingen)
    

• Code reden einde arbeidsverhouding

Als een medewerker uit dienst gaat, dient er altijd een code 'reden einde arbeidsverhouding' te worden ingevuld. Hiertoe zijn enige nieuwe codes toegevoegd. Ook zijn er bij de bestaande codes enkele tekstuele aanpassingen gedaan. De nieuwe codes zijn:

• • 50 | Ontslag publiekrechtelijke aanstelling vanwege onbekwaamheid of ongeschiktheid

  • 51 | Ontslag publiekrechtelijke aanstelling vanwege leeftijd / pensionering

  • 91 | De arbeidsverhouding loopt door bij een nieuwe werkgever

  • 92 | De arbeidsverhouding wordt zonder onderbreking opgevolgd door een nieuwe arbeidsverhouding bij dezelfde werkgever
    
    

• Duurzame inzetbaarheid i.c.m. levensloop

Voor de duurzame inzetbaarheid (Bouw) kan uit vier opties gekozen worden; deze zijn exclusief en inclusief levensloop. Omdat de levensloopregeling beëindigd is zullen de opties 'exclusief levensloop' per 2023 ophouden te bestaan. Deze opties hadden een korting van 1,5% t.o.v. het gepresenteerde percentage. Met het doen van de jaarwissel zullen de medewerkers bij wie deze opties actief zijn worden overgezet naar de opties ‘inclusief levensloop’. Dit gaat er als volgt uitzien:

• • Excl. levensloop naar TSF wordt Incl. levensloop naar TSF (percentage + 1,5%)

  • Excl. levensloop wordt Incl. levensloop (percentage +1,5%)
    
    

• Nieuwe velden in loonaangifte voor WW-uitkering en WHK

WW-uitkering

Voor de WW-uitkering was er tot 2023 sprake van een lage WW-premie en een hoge WW-premie (en herzien). Vanaf 2023 wordt hier ook een WW-uitkering aan toegevoegd. Deze volgt het percentage van de lage WW-premie en wordt gelijkgetrokken aan de AOF. Deze WW-uitkering zal net als de AOF-uitkering worden geactiveerd door grondslag 10104 (uitkering) en zal output geven op een nieuwe looncode + grondslag. Dat leidt ertoe dat de juiste rubriek in de loonaangifte wordt gevuld.

Dit betekent ook dat het vanaf 2023 mogelijk is om bijvoorbeeld een WAZO-uitkering (WW-uitkering) en de hoge / lage WW-premie op één loonstrook (IKV) te verwerken. Hier dient de inkomenscode van het reguliere loon te worden gevolgd. Het betaalde ouderschapsverlof, dat medio augustus 2022 is toegevoegd, zal op dezelfde manier blijven werken.

WHK

Daarnaast is er een nieuw collectief + nominatief veld toegevoegd voor de werkhervattingskas. De premie werd al doorgegeven via de loonaangifte, maar per 2023 zal ook het premieloon worden doorgegeven (nieuwe grondslag toegevoegd).

• Nieuwe velden in UPA-bericht

Indicatie generatieregeling

Per 2023 komt er een nieuw veld in het UPA-bericht, dat aangeeft dat de medewerker gebruik maakt van een generatieregeling. Als grondslag 10120 (Indicatie generatieregeling (UPA)) wordt toegevoegd aan een looncode die voor de medewerker wordt gebruikt, dan zal deze indicatie meegaan als een ‘JA’. Standaard zal deze meegaan als ‘NEE’.

Grondslag 10120 wordt standaard aan looncode 4789 toegevoegd. Indien voor de generatieregeling een andere looncode wordt gebruikt, dan kan deze grondslag handmatig, per loonmodel, aan de betreffende looncode worden toegevoegd.

Code soort verlof en uren verlof
Per 2023 worden twee nieuwe velden met betrekking tot verlof aan het UPA-bericht toegevoegd: 'code soort verlof' en 'uren verlof'. Per periode wordt met de 'code soort verlof' aangegeven welke verlofsoort bij de medewerker van toepassing is en met veld 'uren verlof' hoeveel uren dit betreft. Dit wordt mogelijk gemaakt door het toevoegen van grondslagen aan de verloflooncodes, zodat we weten met welke code het UPA-veld moet worden gevuld. De volgende grondslagen zijn aangemaakt.

Deze grondslagen zullen door ons aan de bijbehorende looncodes gekoppeld worden. Indien voor een bepaalde verlofsoort een andere looncode wordt gebruikt, dan kan deze grondslag handmatig, per loonmodel, aan de betreffende looncode worden toegevoegd.

• Nieuwe looncode voor WW-uitkering i.c.m. GBRS

Voor de WW-uitkering wordt een nieuwe looncode toegevoegd. Deze dient per 2023 in alle grootboekrekeningschema’s (GBRS) gekoppeld te worden. Wij zullen dit voor alle (custom) GBRS doen, zodat hiervoor geen handmatige actie benodigd is.

Ben je benieuwd naar alle Nmbrs aanpassingen voor 2023? Lees het in dit artikel.

Op volledigheid controleren vóór de jaarovergang

Naast bovengenoemde aanpassingen, controleer je het jaarwerk ook op volledigheid. Kijk bijvoorbeeld of alle waarschuwingen en foutmeldingen opgelost zijn en of alle workflows bij TWK’s volledig zijn afgerond.

Staan er nog open verlofaanvragen? Laat deze dan goedkeuren. Dit geldt ook voor verlofuren die medewerkers meenemen naar volgend jaar. Als je deze na het doen van de jaarwissel goedkeurt, wordt het onjuiste saldo meegenomen tijdens de jaarwissel (je neemt dan een te hoog saldo mee).

Nadat je de laatste run van het jaar hebt verwerkt, komt het dashboard beschikbaar. Controleer hier of alle aansluitingen kloppen.

Kijk de Nmbrs webinar terug

Wil jij van Veerle horen waar je dit jaar op moet letten bij de jaarwissel? Kijk de webinars van 8 december terug, waarin Veerle precies uitlegt hoe je de jaarwissel zonder problemen met onze software kunt uitvoeren. Bekijk de webinars hier terug: