Hoe herken je een haperende HR-cyclus?

Je hoort het niet vaak: een haperende HR-cyclus. Toch komt het vaker dan je denkt. Sterker nog, uit recent onderzoek van Deloitte blijkt dat ongeveer 9 op de 10 medewerkers hier ontevreden over is. Zonde, want een moderne HR-cyclus geeft professionals de begeleiding en feedback voor persoonlijke groei en het halen van ontwikkeldoelen. In dit artikel zetten we zes signalen op een rij waaraan je een haperende HR-cyclus herkent en geven we tips om deze weer soepel te laten lopen. 

Het succes van veel organisaties staat of valt bij het hebben van een effectieve HR-cyclus. Werknemers zijn ten slotte het belangrijkste kapitaal van een organisatie en goedlopend performance management zorgt ervoor dat werknemers het beste uit zichzelf halen. Waar gaat het dan toch vaak mis?

1.    Medewerkers zien als een berg op tegen beoordelingsgesprekken

Het is een van de grootste rode vlaggen die aantoont dat je HR-cyclus niet naar behoren functioneert: medewerkers zijn angstig of ervaren stress voorafgaand aan beoordelingsgesprekken. Misschien komt dit door negatieve ervaringen uit het verleden, of omdat ze het – al dan niet terechte – idee hebben dat het gesprek vooral bedoeld is voor kritiek en negatieve beoordelingen. De focus van een goed HR-gesprek ligt op ontwikkeling en groei. Uiteraard niet op het veroorzaken van stress en angst. Zorg daarom voor een open en positieve sfeer waarin medewerkers op hun gemak prestaties en doelen bespreken.

Wil je deze angst wegnemen? Dan boek je al veel winst met een kleine aanpassing:  verander de naam van het gesprek. Waar het woord ‘beoordeling’ al snel angst inboezemt, klinkt ‘evaluatie’ of 'ontwikkeling' voor een hoop mensen al een stuk positiever. Bij een beoordeling schieten collega's sneller in een defensieve houding, terwijl een evaluatie een meer constructieve connotatie heeft. Zo kan een ogenschijnlijk oppervlakkige verandering een groot verschil maken in hoe medewerkers de gesprekken binnen je HR-cyclus benaderen. 

2.    Je HR-cyclus kent slechts twee gespreksmomenten

Sommige organisaties hanteren een HR-cyclus met slechts twee beoordelings- of evaluatiegesprekken per jaar. Een logisch gevolg hiervan is dat het werken aan de ontwikkeling van medewerkers oppervlakkig blijft. Een voortdurende focus op groei vereist frequente en oprechte interacties tussen leidinggevenden en medewerkers binnen teams. Overweeg het implementeren van regelmatige en laagdrempelige check-ins naast zowel medewerkers en leidinggevenden, een omgeving waarin collega’s onderling feedback aan elkaar geven én ontvangen.

3.    De beoordelingsgesprekken zijn vooral een administratief moetje

Wie het voeren van beoordelingsgesprekken slechts als een administratieve verplichting ziet, verzamelt vooral gemiste kansen. De vaste gesprekken die je als onderdeel van je HR-cyclus – en dan het liefst vaker dan twee keer per jaar – met je medewerkers voert, zijn cruciaal voor het begeleiden en motiveren van professionele ontwikkeling. Neem die momenten daarom serieus en zorg dat de betrokken personen er tijd en aandacht voor hebben. Daar plukt de hele organisatie de vruchten van.

4.    Je mist een rode draad in je HR-cyclus

Een effectieve HR-cyclus volgt een gestructureerde aanpak met een rode draad die alle fasen binnen de cyclus met elkaar verbindt. Als er geen duidelijke samenhang is tussen het formuleren van ontwikkeldoelen, het uitwisselen van feedback en het bespreken van acties en verbeterpunten, krijgen medewerkers al snel het gevoel dat de HR-gesprekken vooral op willekeur zijn gebaseerd.

Zorg daarom dat verschillende fasen in je HR-cyclus herkenbaar zijn en op elkaar aansluiten. Een goede manier om dit te doen is het opstellen van een persoonlijk plan waarin de individuele ontwikkeldoelen van een medewerker zijn geformuleerd en deze op vaste momenten aan te scherpen. Ook je communicatie richting medewerkers is hierin belangrijk. Communiceer zo open en transparant mogelijk over je HR-cyclus. Daarmee creëer je een realistisch verwachtingspatroon en voorkom je onnodige ruis, onzekerheid en stress.  Benieuwd hoe andere bedrijven een rode draad in gesprekken brachten? In deze klantcase lees je het verhaal van Recruitmentbureau Werving op Maat die de overstap van beoordeling naar ontwikkeling maakten.

5.    Veel feedback, zonder dialoog

In het doorontwikkelen van hun performance management kiezen veel organisaties voor een HR-cyclus waarin continue feedback centraal staat. Terecht, want feedback is een bewezen effectieve methode waarmee medewerkers het beste uit zichzelf halen en focus houden op wat goed is voor hun eigen ontwikkeling en die van de organisatie als geheel. Er zijn inmiddels tal van digitale feedbacktools op de markt die het makkelijk maken om het geven van continue feedback binnen je organisatie te faciliteren. Althans, in theorie. Want het is natuurlijk maar de vraag wat er in de praktijk van terechtkomt.

Het eerlijke antwoord is: weinig, als het alleen maar bij het geven van feedback blijft. Het is uiteindelijk zaak om niet alleen feedback, maar echt een dialoog over doelen en persoonlijke groei te faciliteren. Hiervoor is het nodig dat medewerkers zelf regelmatig op hun doelen en voortgang reflecteren, en dit structureel in hun manier van werken verankeren. In de vaste gespreksmomenten van je HR-cyclus, maar ook ad hoc als de situatie hier om vraagt, kun je hun inzichten, vragen en eventuele twijfels bespreken. De feedback die je continu ophaalt, dient daarbij als waardevolle input – niet als doel op zich.

6. Je mist een Performance Management tool

Ontelbare versies van persoonlijke ontwikkelplannen, Excel formulieren met scores op nietszeggende vragen en collega's die wel koffie drinken, maar geen feedback geven.

Een Performance Management tool is het smeermiddel voor het soepel laten lopen van jouw HR-cyclus. Benieuwd hoe dat eruit ziet? Maak hieronder kennis met Nmbrs Perform.