Zo doe je het zonder oordeel (en mét resultaat)
“Als je pas in gesprek gaat bij de derde ziekmelding, ben je eigenlijk al te laat.”
Een rake uitspraak van Iris Homeijer, bedrijfsarts en directeur medische zaken bij HumanCapitalCare, die wij onlangs interviewden over het voeren van een frequent verzuimgesprek. Toch is dat precies wat er in veel organisaties gebeurt: HR of leidinggevende ziet in de verzuimregistratie dat een collega drie keer kort ziek is geweest – en dan pas gaat er een belletje rinkelen.
Maar wat als je zo’n gesprek eerder voert? Wat als we stoppen met vinkjes zetten en beginnen met écht luisteren?
Buikgriepje, virusje… en dan ineens te vaak ziek
Laten we eerlijk zijn: kortdurend verzuim wordt vaak weggewuifd. “Ach, buikgriepje.” “Tja, virusje.” En hup, we gaan weer door. Totdat je ziet dat diezelfde collega drie of vier keer per jaar uitvalt. Dan heet het ineens frequent verzuim en wordt het een dossier.
Maar frequent verzuim is niet het probleem, zegt Iris. Het is een van de signalen die je serieus moet nemen:
“Signalen kunnen bijvoorbeeld zijn dat mensen meer piekeren, futloos zijn of emotioneel reageren. Soms zie je het al aan iets simpels als een bureau dat ineens rommelig is – bij iemand die normaal heel netjes werkt.”
Van oordelen naar open vragen
Regelmatig zo’n (frequent verzuim) goed gesprek voeren, is geen verhoor. Begin dus niet met: “Je bent nu al drie keer ziek geweest. Hoe komt dat?”
Maar vraag liever:
- Hoe gaat het met je?
- Merk je zelf iets op aan je gezondheid of werkdruk?
- Wat heb je van mij nodig om beter in je vel te zitten wat werk betreft?
Plan vaker een gesprek
Dat derde ziekmoment voelt als een logisch moment voor actie. Maar volgens Iris ligt dat anders:
“Plan liever vaker een korter en lichter gesprek. Dan voorkom je dat het gesprek pas komt als iemand er al helemaal doorheen zit.”
In een zelfsturend team hoeft het gesprek niet eens van een manager te komen. Soms signaleert een collega het eerder: iemand die stiller is, sneller geïrriteerd raakt of zich anders gedraagt dan normaal.
Registreer wat je (nog) niet ziet
Goed verzuimbeleid begint bij registratie. Want zonder inzicht zie je de patronen niet. Wil je op tijd in gesprek gaan? Dan moet je ook weten waar je moet beginnen. Verzuimregistratie helpt je signalen op organisatieniveau te herkennen: welke afdelingen vallen op, waar loopt het verzuim op, en welk type aandacht is nodig?
“Als frequent verzuim niet goed geregistreerd wordt, kun je er ook niks mee,” legt Iris uit. “Dan zie je dus niet dat één medewerker een kwart van de verzuimdagen veroorzaakt.”
Bij Nmbrs maken we dat inzichtelijk met een helder verzuimdashboard. Daarmee zie je per medewerker of afdeling de trends én kun je eerder bijsturen.
Train je team, niet alleen op productiviteit
Een ander inzicht uit zowel Iris’ praktijk als uit de podcast: we trainen medewerkers en managers wel op resultaat, maar nauwelijks op mentale signalen.
“Organisaties belonen vaak productiviteit, maar zelden mentaal welzijn,” zegt Iris. “Terwijl die net zo belangrijk is om de boel draaiende te houden.”
Volgens cijfers van ArboNed en HumanCapitalCare is het aantal stressgerelateerde ziekmeldingen in vijf jaar tijd met 35% gestegen. Reden genoeg om ook te investeren in gespreksvaardigheden en preventie.
5 signalen die kunnen wijzen op (toekomstig) verzuim
Volgens Iris en haar collega’s zijn dit signalen om op te letten:
- Piekeren – iemand herkauwt steeds dezelfde zorgen
- Lusteloosheid – weinig energie of initiatief
- Emotionele reacties – sneller boos, verdrietig of prikkelbaar
- Afwijkend gedrag – ineens stiller of juist opvallend aanwezig
- Veranderde werkstijl – van gestructureerd naar chaotisch
Bevorder de continue dialoog
In plaats van wachten op een verzuimgrens, kun je ook werken met structurele gesprekken. Noem ze balansgesprekken, check-ins, of zoals ze het bij Iris op kantoor noemen: de continue dialoog. Want als je regelmatig incheckt, hoef je minder vaak te herstellen.
Over Iris Homeijer
Iris Homeijer is bedrijfsarts en directeur medische zaken bij arbodienstverlener HumanCapitalCare. Ze zet zich in voor werkend Nederland, vanuit de overtuiging dat als het goed gaat met de medewerkers, het goed gaat met de organisatie. Dat zie je ook terug in haar rol als hoofdopleider bij ArboNed, HumanCapitalCare en Mensely, alledrie onderdeel van HumanTotalCare, waar Iris verantwoordelijk is voor de ontwikkeling en opleiding van bedrijfsartsen.
