Veel HR professionals zijn een groot deel van de dag veel tijd kwijt aan administratieve taken. Zonde, want veel taken kunnen anders worden ingericht. Hoe kan je zo efficiënt mogelijk administratieve taken uitvoeren zònder daar teveel tijd aan kwijt te zijn? Hier komt een handig HR-systeem goed van pas en heb je meer tijd over voor de ‘human’ in human resource. We hebben 6 tijdbesparende tips voor je op een rijtje gezet die jij als HR professional kan implementeren.
1. Persoonlijke gegevens zelf laten invullen door een nieuwe medewerker
Heb je een nieuwe medewerker aangenomen? Gefeliciteerd! Betrek diegene gelijk bij de organisatie door de nieuwe medewerker zelf de gegevens in te laten vullen. Zo maak je nieuwe medewerkers verantwoordelijk voor het correct aanleveren van gegevens en scheelt het jou veel overklopwerk. Denk aan het wijzigen van adressen, wijzigen van huwelijkse staat of het invoeren van bankrekeningen.
Wil je succesvol een collega onboarden? Download de gratis whitepaper: Employee onboarding.
2. Wees op tijd voor belangrijke momenten
Met HR software is het mogelijk om standaard HR signalen te ontvangen. Deze hoef je niet zelf in te stellen, maar herinnert je wanneer een contract afloopt, verlof wordt aangevraagd of bijvoorbeeld een jubileum/ verjaardag in aantocht is. Zo mis je nooit meer een belangrijk moment.
3. Biedt gebruiksvriendelijke software voor medewerkers aan
Medewerkers vinden het fijn om verlof, loonstrookjes, declaraties en persoonlijke gegevens snel in te zien, hoe laat het ook is. Houd hier rekening mee bij het kiezen van de juiste HR software. Zo hoef je dit niet zelf meer bij te houden en hoeven de medewerkers niet te wachten.
Ook interessant: Alle voordelen van een mobiele applicatie voor medewerkers op een rijtje.
4. Declaraties
Een medewerker moet eenvoudig onkosten kunnen declareren. Denk hierbij aan reiskosten of andere uitgaven die een medewerker voor het bedrijf heeft gemaakt. Je wilt diegene niet te lang op zijn geld laten wachten. Er zijn verschillende online tools die dit proces automatiseren en de declaratie goedkeuring direct bij de juiste persoon legt. Zo kan de declaratie nog mee met de loonstrook van deze maand.
6. Digitaal ondertekenen van documenten
Of je nu met een HR software werkt waar je documenten digitaal kan ondertekenen of gebruik maakt van een licentie: digitaal ondertekenen scheelt een hoop tijd bij het proces van afdrukken, tekenen, scannen en e-mailen.
Ook interessant: Is HR automatisering iets voor jou? Doe de checklist!
7. HR dashboard & -rapportages
Met een online tool heb je direct overzicht in de informatie die jij zoekt, denk bijvoorbeeld aan een medewerkerdashboard met verlof uren, salarisstrook, persoonlijke gegevens en ziekmeldingen. Er is een breed aanbod van verschillende software in HR-rapportages & -dashboards. Genereer met een druk op de knop overzichten over absentie-uren, verzuimpercentages, fte's en afdelingen. Wel zo handig.
Kortom: tijdsbesparing in je dagelijkse werkzaamheden is een fluitje van een cent met de juiste HR software. Wil je eens met een Nmbrs expert praten over de mogelijkheden die voor jou van belang zijn? Boek dan een demo en ontdek wat Nmbrs voor jou kan doen!
