Het is weer die tijd van het jaar: vakantiegeld! Voor werkgevers betekent dit vaak hoofdpijn over de juiste berekening en uitbetaling. Ons jaarlijkse Vakantiegeld Webinar trok dit jaar een recordaantal van 1002 inschrijvingen, wat aantoont hoe belangrijk dit onderwerp is voor ondernemers, salarisadviseurs en HR-professionals.
Na 5 jaar als onze vaste expert in de chat van het webinar en al bijna 10 jaar bij Nmbrs, heeft Ingmar Lodewijk, onze Customer Operations Lead, een schat aan kennis verzameld over de meest voorkomende uitdagingen. Ik sprak met hem over de top 5 vragen die dit jaar boven kwamen drijven.
Vraag 1: Welke beloningen tellen mee voor vakantiegeld?
Wendela: Ingmar, één van de meest terugkerende vragen gaat over welke beloningen meetellen voor de vakantiegeldberekening. Kun je hier helderheid in scheppen?
Ingmar: Absoluut. Dit is inderdaad een vraag die veel verwarring veroorzaakt. De hoofdregel is dat vakantiegeld wordt berekend over het reguliere brutoloon. Overwerktoeslag en structurele bonussen tellen daar meestal bij. Maar voor zaken als een 13e maand of incidentele bonussen is het afhankelijk van wat er in je CAO of arbeidsovereenkomst staat.
Een praktische tip: In Nmbrs kun je zien welke looncodes zijn toegevoegd aan de grondslag 'Reservering 1'. Dit bepaalt over welke componenten vakantiegeld wordt berekend. Kijk in het gekoppelde loonmodel bij de aanwezige looncodes om dit te controleren.
Vraag 2: Hoe kan ik vakantiegeld maandelijks uitbetalen?
Wendela: Steeds meer werkgevers kiezen voor maandelijkse uitbetaling van vakantiegeld. Hoe richt je dit in?
Ingmar: Dit kun je inderdaad eenvoudig inrichten. In Nmbrs doe je dit via de instelling 'Reservering met betaalwijze elke periode'. Hiermee wordt het vakantiegeld elke periode en tegen tabeltarief uitbetaald. Dient het vakantiegeld twee keer per jaar uitbetaald te worden, dan kun je kiezen voor Reservering met betaalwijze voor einde periode.
Een voordeel voor werknemers is dat ze hun inkomsten beter kunnen spreiden. Voor de belasting maakt het op jaarbasis overigens geen verschil - het wordt allemaal op dezelfde manier meegenomen in de inkomstenbelasting.
Vraag 3: Hoe controleer ik of het vakantiegeld correct is berekend?
Wendela: Een veelgestelde vraag was hoe je kunt controleren of het vakantiegeld correct is berekend. Wat raad je aan?
Ingmar: Controleren is inderdaad belangrijk. In Nmbrs kun je dit doen door naar de looncomponenten per periode per medewerker te kijken. Check de reservering looncodes en controleer of dit overeenkomt met wat je per medewerker verwacht qua percentage.
Voor de liefhebbers van nummers: de reservering looncodes zijn 7710 (uitbetaling), 7711 (reservering), 7712 (correctie saldo), 7714 en 7715 (sociale lasten). Het is belangrijk om te weten dat je binnen een bedrijf maar één van beide sociale lasten codes journaliseert - niet allebei!
Vraag 4: Wat gebeurt er met vakantiegeld bij in- en uitdiensttreding?
Wendela: Veel vragen gingen over vakantiegeld bij in- en uitdiensttreding. Wat zijn hier de belangrijkste aandachtspunten?
Ingmar: Bij indiensttreding is het belangrijk te weten dat de reserveringsperiode op bedrijfsniveau is ingesteld. Iedere medewerker conformeert zich hieraan. Dat betekent dat een nieuwe medewerker niet altijd een volledige 12 periodes vakantiegeld opbouwt, maar alleen voor de periodes dat hij of zij in dienst is geweest.
Bij uitdiensttreding wordt het opgebouwde vakantiegeld meestal uitbetaald met het laatste salaris. Soms stappen bedrijven over van een ander salarispakket en vragen ze zich af hoe ze het oude saldo moeten toevoegen. Mijn advies: check in januari bij alle medewerkers of het saldo niet op '0' is begonnen. Dan weet je dat het saldo correct is bijgeboekt.
Vraag 5: Hoe zit het met de belasting over vakantiegeld?
Wendela: Tot slot, veel deelnemers hadden vragen over de belasting van vakantiegeld. Wat moeten werkgevers hierover weten?
Ingmar: Vakantiegeld wordt door de Belastingdienst gezien als een bijzondere beloning, net als bonussen en een 13e maand. Hiervoor geldt een ander belastingtarief dan voor het reguliere loon. Als je vakantiegeld uitbetaalt in dezelfde maand als bijvoorbeeld een 13e maand, kan dit leiden tot een tijdelijke belastingpiek.
Belangrijk om te weten is dat dit niet betekent dat je over het hele jaar meer belasting betaalt - het is slechts een andere verdeling over het jaar.
Conclusie
Het vakantiegeld blijft een onderwerp dat veel vragen oproept, maar met de juiste kennis en tools kun je als werkgever zorgen voor een correcte afhandeling. Zoals Ingmar benadrukt: "De sleutel is een duidelijk onderscheid maken tussen beloningen die wel en niet meetellen voor vakantiegeld, en dit goed vastleggen in je salarisadministratie."
Wil je meer weten over de correcte verwerking van vakantiegeld? Je kan al je vragen stellen via Nmbrs Support. Kon je niet live aanwezig zijn bij het webinar? Geen zorgen! Je kunt de volledige opname van het Vakantiegeld Webinar 2025 terugkijken wanneer het jou uitkomt. Kijk hier de webinar terug.
