Salarisadministratie: dynamischer dan je denkt
“Je verwacht het misschien niet, en het ligt ook sterk aan wie je het vraagt, maar voor mij is het salarisvak heel dynamisch. Ik doe dit werk nu al tien jaar en heb geen moment stil gestaan.”
Susan Hendriks bedient met haar team bij PwC grote en kleine klanten, in binnen- en buitenland (vooral grote klanten, in het buitenland). Haar eerste stappen in het vak waren bij Epson, een groot, internationaal technologiebedrijf. “Ik had nog nooit van het vak van salarisadministrateur gehoord. Het recruitmentbureau dat mij wierf, dacht dat ik het vak snel genoeg zou leren en vooral in de organisatie zou passen. Ik houd van cijfers en was wel in voor zo’n uitdaging, dus ging ik ‘m aan.”
Ontdekken waar het efficiënter kan
“Dat meedenken en sparren met klanten is wat dit werk voor mij zo leuk maakt. Je moet in gesprekken goed ‘tussen de regels luisteren’, ontdekken waar ze tegenaan lopen. Op locatie dien je goed om je heen te kijken. Dan kom je er bijvoorbeeld achter dat verloven nog in een Excel-sheetje worden bijgehouden, of dat voor declaraties nog papieren bonnetjes bij iemand op het bureau achtergelaten worden. Veel administratieve zaken in een bedrijf kunnen gedigitaliseerd en (al dan niet deels) geautomatiseerd worden. Ook denk ik proactief mee met onze klanten hoe ze regelingen en subsidies volledig kunnen benutten.”
“De meeste van onze klanten zijn zich daar niet van bewust en vinden salarisadministratie bijzaak. Te druk om het op te merken of ze kunnen het niet goed aan ons overbrengen. Dan stapelen de problemen zich op en wordt het een stuk moeilijker om ze te helpen. Het is dus aan mij om te ontdekken waar het beter en efficiënter kan en proactief daarin te adviseren. Dat vind ik de leukste uitdaging die mijn werk biedt. Onze klanten doen het vaak al járen op een bepaalde manier, ik probeer ze te laten zien hoe het beter kan.”
“In mijn vroegste dagen als salarisadviseur vond ik klantcontact nog spannend. Nu geniet ik daar juist van. Zodra de telefoon gaat, ben ik scherp: dit is mijn kans om te horen wat er bij onze klant speelt.”
“Fascinerend: niemand weet wat er op hun loonstrook staat”
“De salarisadministratie bij Epson was uitbesteed, ik kreeg een controlerende rol. Op mijn sollicitatiegesprek lieten ze me een van hun loonstroken zien. Daar sloeg ik op aan: we krijgen elke maand allemaal die loonstrook, maar vrijwel niemand weet hoe die tot stand komt, hoe de getallen die erop staan, berekend worden. Tot op de dag van vandaag fascineert me dat. Ik besloot dat ik de salarisadministratie helemaal zou gaan doorgronden, ook al was die uitbesteed. Ik wilde het hele proces van A tot Z begrijpen.”
“Omdat Epson een internationale organisatie is, leerde ik gelijk hoe ieder land zijn eigen sociale en fiscale wetgeving heeft, zijn eigen deadlines. Dat maakte het extra uitdagend.”
Salarisdata komt uit elke hoek van een organisatie
“Terwijl het salarisvak op zich al uitdagend genoeg is. Je hebt met veel verschillende stakeholders te maken en data moet uit alle hoeken van een organisatie komen. De belangen zijn bovendien groot, dit gaat over mensen hun geld. Van dat geld wordt misschien wel een gezin onderhouden, een hypotheek betaald. Elke euro moet verantwoord zijn.”
“Dát is waarom een correcte salarisadministratie zo belangrijk is. Ik lig niet zo snel wakker van eventuele fiscale gevolgen voor een werkgever, die zijn vaak wel op te lossen. Ik maak mij meer zorgen om potentieel grote gevolgen voor individuen. Laatst maakte ik mee dat door een fout van een vorige payrollprovider, een werknemer duizenden euro’s moest terugbetalen. Dat soort individuele schade probeer ik te allen tijden te voorkomen.”
Een goede salarisadministratie biedt goede inzichten
“Positiever bekeken: als de salarisadministratie correct is, zijn werknemers tevreden. In elk geval over hun salaris, wat naltuurlijk een van de belangrijkste factoren is. Bijkomend voordeel voor de werkgever, is dat een goede salarisadministratie, goede inzichten biedt, bijvoorbeeld in ziekteverzuim.”
“Denk ook aan de ESG-rapportageverplichtingen waar steeds meer organisaties mee te maken hebben (of binnenkort krijgen). Je hebt bijvoorbeeld data uit je salarisadministratie nodig om te rapporteren over gelijke betaling van mannen en vrouwen.”
“Ik denk dat veel organisaties niet beseffen hoe belangrijk die salarisadministratie is. Ik zie het als mijn taak om ze daar bewust van te maken. Meestal hoor je pas van klanten wanneer er iets mis is. Ik probeer nu door te voeren dat we bij al onze klanten eens per kwartaal ‘inchecken’. Dan kijken we samen naar alle payroll- en HR-processen, hoe kunnen we die verbeteren? Hoe zijn de salariszaken geregeld voor medewerkers in het buitenland? Hoe ga je aan je ESG-verplichtingen voldoen? Wij kunnen ze met al die vragen helpen.”
Het grote doel: payrollprocessen stroomlijnen
“Dat is wat ik in mijn huidige rol als het grote doel zie: al die payrollprocesen optimaliseren voor al onze klanten. Ik heb een plek aan tafel bij ze bedongen, ervoor gezorgd dat ik met ze in gesprek blijf. Klanten verwachten van ons dat wij ze in alles ontzorgen. Dat mogen ze ook verwachten, maar dan is een goede samenwerking erg belangrijk.”
“Een belangrijk onderdeel van die samenwerking is de payrollkalender: afspraken over wanneer welke gegevens worden aangeleverd (over verloven, ziekte of auto’s van de zaak bijvoorbeeld). Daarnaast probeer ik de gegevensaanvoer zo efficiënt mogelijk te regelen. Man, je wil niet weten hoeveel professionele organisaties nog met Word-documentjes of Excel-sheets werken.”
“Cross-selling is ook onderdeel van mijn takenpakket. PwC verkoopt ook diensten die gerelateerd zijn aan payroll, zoals advisering over pensioen, ziekte, verzuim, de WKR en werken over de grens.”
“Intern hebben we ook nog genoeg processen te stroomlijnen. Ik denk dan vooral aan koppelingen tussen de HR- en payroll-tak en aan het gebruiken van (nieuwe) technologie.”
Salariswerk blijft mensenwerk
“Veel meer mensen zouden dit werk moeten doen. Niet alleen omdat er personeelstekorten zijn, vooral omdat het werk gewoon heel leuk is! Je moet wel van cijfers houden natuurlijk, maar aan die cijfers gaan zoveel processen vooraf, dat het werk dynamischer is dan veel mensen denken. Zo doet dit vak ook een beroep op je sociale vaardigheden en analytisch vermogen.”
“Waar we over tien jaar staan in deze sector? Ik hoop dat we dan al onze klanten zover hebben gekregen dat de gegevensaanvoer niet meer via losse bestandjes en mails gaat, maar direct in de software wordt ingevoerd. Ik verwacht dat we alle salarisprocessen een stuk efficiënter hebben gemaakt en voor een groot deel ook hebben geautomatiseerd. Dat we de daarmee vrijgemaakte tijd hebben benut om meer payroll-adviseurs te worden. Maar de controlerende taken zullen nog steeds door mensen worden uitgevoerd. Ik denk niet dat het goed zou zijn als we álles aan technologie overlaten, daarvoor is salariswerk te belangrijk.”
Lees ook:
Mensen achter de loonstrook: Deel 1 - Desirée van den Bos
Mensen achter de loonstrook: Deel 2 - Monique Schoenmakers
Mensen achter de loonstrook: Deel 3 - Kevin Krikke
Mensen achter de loonstrook: Deel 4 - Cora Josephs-Cuijpers
