Het Accountancy KPI Benchmark rapport 2026

Hoe meet je automatisering eigenlijk?

Automatisering in de accountancy bestaat uit twee delen die je niet door elkaar moet halen. Het eerste is het automatisch verwerken van banktransacties binnen 24 uur. Het tweede is het automatisch verwerken van documenten binnen dezelfde termijn. Documenten zijn over het algemeen lastiger te automatiseren, en daarom wegen ze zwaarder mee.

Om beide delen samen te vatten, is een automatiseringsscore van 0 tot 100 gebouwd. Banktransacties tellen voor 30% mee en documenten voor 70%, omdat documenten over het algemeen lastiger te automatiseren zijn.

Een derde van de markt kent de eigen cijfers niet

Voordat je kunt bepalen of een investering in software of werkwijze iets oplevert, heb je een nulmeting nodig. Die ontbreekt bij veel kantoren. Van de kantoren die de volledige vragenlijst hebben afgerond, weet 24,4% niet welk deel van de banktransacties binnen 24 uur wordt verwerkt. Bij documenten weet 15,7% dat niet. Samen kan 31,0% minstens één van beide cijfers niet geven (n=197).

Die groep is niet kleiner of minder ambitieus dan de rest. Ze is wel systematisch minder goed geïnformeerd over de eigen processen. Meten is daarmee de voorwaarde voor alles wat in de rest van dit artikel volgt: meten is weten.

• 24,4% weet niet hoeveel banktransacties binnen 24 uur worden verwerkt

   

• 15,7% weet niet hoeveel documenten automatisch worden verwerkt

   

• 31,0% kan minstens één van beide cijfers niet geven

Waar staat de markt?

De gemiddelde automatiseringsscore is 56,2, met een mediaan van 62,5 (n=136). Gemiddeld worden 57,7% van de banktransacties binnen 24 uur verwerkt, tegenover 54,2% van de documenten zonder tussenkomst van een medewerker. De markt zit dus gemiddeld in de bovenste helft, maar de documentverwerking blijft achter.

Opvallend is de concentratie in het midden. 26,9% van de kantoren verwerkt tussen 55% en 70% van de documenten automatisch, terwijl slechts 4,6% 85% tot 100% haalt. Een verschuiving van de middenmoot naar de bovenste band is daarmee de grootste verbeterkans in de markt.

Verdeling over de automatiseringsscore

Zorgt automatisering voor een rustiger ritme?

Automatisering betaalt zich niet uit in minder werk, maar in een ander tempo. Dat tempo is goed meetbaar via de bijwerkfrequentie, de rapportagefrequentie en de timing van btw-aangiften, en het beeld dat daaruit komt is consistent.

41,6% van de kantoren vraagt uitstel aan voor de jaarrekening, de grootste afzonderlijke categorie (n=197). 67% levert tussentijdse cijfers per kwartaal of minder vaak, en 20,8% levert alleen jaarlijks. Kantoren die btw ruim op tijd indienen, hebben een gemiddelde automatiseringsscore van 64,4. Bij kantoren die op de deadline indienen is dat 43,5 (t=3,37). Kantoren die dagelijks bijwerken, scoren 64,7, tegenover 46,1 bij kantoren die maandelijks of per kwartaal bijwerken (t=4,26).

Om dit ritme in één maatstaf te vatten, gebruiken we de Advies-ritme score, van 0 tot 5. Die combineert bijwerkfrequentie, rapportagefrequentie en btw-timing. De score loopt duidelijk op met de automatiseringsscore, en de mediaan in de markt is 2.

Adviesritme-score in relatie tot automatisering en klantenstop 

Uitstel lijkt vooral een organisatiekeuze te zijn en geen probleem van de software. Kantoren die uitstel aanvragen, scoren 54,8 op automatisering, tegenover 57,0 voor de rest. Dat verschil is niet significant. Het verschil zit in de werkwijze: btw ruim op tijd wordt bij 29,3% van de uitstel-kantoren gehaald, tegenover 58,3% van de overige kantoren.

Klantenstop en vacatures

Een klantenstop komt minder vaak voor dan de markt misschien denkt. Toch groeien kantoren met een stop minder. Van de kantoren heeft 13,5% een actieve klantenstop en 18,3% overweegt er een (n=208). Kantoren met een stop groeiden gemiddeld 7,8%, tegenover 15,1% zonder stop (t=−2,47).

Het aantal openstaande vacatures stijgt vooral met de omvang van het kantoor. Opvallend is dat kantoren met vacatures niet minder geautomatiseerd zijn dan de rest, en kantoren met een klantenstop ook niet. Automatisering verklaart de personeelsdruk in deze data dus niet.

Wat kiezen kantoren als KPI, en wat meten ze?

Automatisering staat hoog op de agenda: 80,7% van de kantoren noemt het als KPI voor het komende jaar. Kantoren die automatisering als KPI noemen, scoren echter niet hoger dan de rest (55,6 tegenover 58,7). Klanttevredenheid volgt op de tweede plaats met 59,4%, maar van de kantoren die het als KPI kiezen, meet slechts 30,8% het daadwerkelijk.

Wie de kwaliteit per administratie kent, scoort gemiddeld 63,7 op automatisering, tegenover 40,6 bij wie die score niet kent (t=5,23). Dat is het sterkste meetverband in de dataset. Toch kent 31,4% van de kantoren het eigen automatiseringscijfer niet.

Gekozen KPI’s voor komend jaar en de aansluiting met het gedrag

Hoeveel groeien kantoren, en hoe?

De gemiddelde gerealiseerde omzetgroei ligt tussen 5% en 10%, en de ambitie voor komend jaar ligt daar vrijwel even dicht bij. De sector verwacht dus nagenoeg hetzelfde tempo, met een lichte verschuiving naar een bandbreedte van 5 tot 20%. Krimp komt voor bij 7,6% van de kantoren, en 8,6% realiseerde groei van meer dan 50%.

Omzetgroei: gerealiseerd en ambitie

De kantoren die willen groeien, verschillen sterk in resultaat. Kantoren die met extra personeel meer klanten willen bedienen, presteren het best: zij realiseerden gemiddeld 21,8% groei en mikken op 24,5% voor komend jaar. Dit is ook de enige groep waarin omzetgroei de belangrijkste KPI is (76,2%). Kantoren die met minder personeel en ondersteuning van AI het bestaande klantenbestand willen behouden, groeiden het minst: 9,8%, terwijl hun ambitie daar duidelijk boven ligt.

Gekozen groeistrategie en gerealiseerde groei

Per provincie zijn er maar 1 tot 27 kantoren met een berekenbare score, dus de cijfers zijn daar te beperkt om te publiceren. Op landsdeel is het patroon wel bruikbaar. De Randstad heeft het hoogste aandeel abonnementskantoren (78,2%) en de meeste dossiers per medewerker. Zuid-Nederland heeft de laagste automatiseringsscore (51,1), de laagste groei (11,6%) en de meeste regie-kantoren (30,0%). Ook de klantenstopdruk is daar het hoogst (44,2% ja of overweegt). 

Klanttevredenheid: wie meet het, en hoe?

71,6% van de kantoren meet klanttevredenheid niet. Wie dat wel doet, werkt vooral via gesprekken (62,7%), enquêtes (22,0%) of NPS (13,6%). De gemiddelde gerapporteerde score is 8,4 (n=53).

Het meetgedrag neemt toe met het aantal medewerkers, maar blijft overal een minderheid: 26,0% bij 1 tot 5 medewerkers, 28,3% bij 6 tot 15, 40,0% bij 16 tot 30 en 44,4% bij meer dan 30.

Is het uurtje-factuurtje nog van deze tijd?

Het verdienmodel is de hoofdbevinding van dit onderzoek. 68,5% van de kantoren factureert op abonnementsbasis en 17,8% op uurbasis (n=241). De overige kantoren werken met een combinatie of een ander model, zoals waardegebaseerde prijsstelling of een voorschot met eindafrekening.

Het groeiverschil tussen beide groepen is het grootste verband in de dataset. Abonnementskantoren realiseerden gemiddeld 16,9% groei, uurbasiskantoren 7,2% (t=4,95). Kantoren op uurbasis zijn ook gemiddeld minder geautomatiseerd, met een score van 41,4 tegenover 59,2 (t=2,52). Volgens de analyse blijft het verschil bestaan bij andere kantoorgroottes en bij kantoren met andere software.

Een herberekening op de bronexport bevestigt de richting: abonnementskantoren groeiden daarin gemiddeld 16,4% en uurbasiskantoren 6,8%. Het exacte percentage hangt af van de aanname voor de open groeiband ‘meer dan 50%’. Bij 60% of 75% komt het abonnementsgemiddelde op 17,5% respectievelijk 19,3%.

Uurbasis komt vooral voor bij de grootste kantoren. Van de kantoren met 30 of meer medewerkers factureert 41% op uurbasis, tegenover tussen de 15 en 21% bij kleinere kantoren. Die groep is klein (22 kantoren), dus dit is een indicatie en geen vast patroon. Tussen 16 en 30 medewerkers is geen duidelijke trend zichtbaar.

Aandeel kantoren op uurbasis per kantoorgrootte

Berekend op de ruwe export zonder ontdubbeling. Alleen kantoren die het aantal medewerkers en het prijsmodel hebben ingevuld. 

Automatisering levert vooral capaciteit op

Kantoren met een automatiseringsscore van 50 of hoger bedienen gemiddeld 55,3 administraties per medewerker. Bij een lagere score is dat 41,8, en dat verschil is significant. De sterkste kantoren hebben meer administraties (273 tegenover 248) met minder medewerkers (gemiddeld 8,3 tegenover 12,8). Dat is precies de winst die je van automatisering verwacht.

Er zijn twee kanttekeningen. Het voordeel vlakt af bij een score boven de 75. En de uitkomst hangt sterk af van één keuze: eenmanszaken moeten buiten de berekening blijven. Voor een zelfstandige is ‘administraties per medewerker’ de eigen portefeuille en geen capaciteitsuitkomst. Telt men die mee, dan verdwijnt het verband. De relatie met groei is daarbij niet per se direct, maar de vrijgekomen capaciteit kan op langere termijn wel bijdragen aan verdere ontwikkeling.

Vier veronderstellingen naast de data

Uit de markt komen vaak dezelfde veronderstellingen. We leggen ze hieronder naast de data.

1. Meer automatisering betekent meer administraties per medewerker.

   Het antwoord is ja. Bij kantoren met personeel bedienen kantoren met een score van 50 of hoger gemiddeld 55,3 administraties per medewerker, tegenover 41,8 bij een lagere score (t=2,80, n=162). Bij eenmanszaken is er geen verband.

2. Meer automatisering betekent meer groei.

   Het antwoord is deels. Documentautomatisering hangt zwak samen met groei (r=0,18), de totale score nog zwakker (r=0,15). De groepsgemiddelden lopen van 8,5% tot 15,5%. Dat is slechts een richting, geen zekerheid.

3. Kantoren die zich op automatisering focussen, zijn daar ook het verst mee.

   Het antwoord is nee. Kantoren die automatisering als KPI noemen, scoren 55,6, de rest 58,7.

4. Wie per uur factureert, betaalt dat met groei.
   
   

   Het antwoord is ja. Het verschil is 16,9% tegenover 7,2%, en dat blijft overeind in elke groottecategorie.

Wat je hiermee kunt

In deze data hangt groei minder samen met de grootte van een kantoor of het gebruik van een bepaald softwarepakket, en meer met de manier waarop het kantoor is ingericht. Drie keuzes komen steeds terug: werk organiseren volgens een vast ritme, meten wat je belangrijk vindt, en een facturatiemodel kiezen dat past bij de groei die je wilt realiseren.

Het onderzoek laat ook zien waar de markt blijft steken. Een derde van de kantoren kent de eigen cijfers niet, en de middenmoot blijft hangen in documentautomatisering. Wie die twee punten aanpakt, legt een sterkere basis voor groei dan wie alleen nieuwe software toevoegt.

Concreet betekent dat zeven punten om mee aan de slag te gaan:

1. Meet eerst wat je automatisch verwerkt. Zonder die nulmeting zie je niet of een verandering iets oplevert.
2. Plan btw-aangiften ruim vóór de deadline. Kantoren die dat doen, scoren gemiddeld 64,4 op automatisering, tegenover 43,5 bij kantoren die op de deadline indienen.
3. Werk dagelijks of wekelijks bij in plaats van per kwartaal. Dagelijks bijwerken hangt samen met een score van 64,7, tegenover 46,1 bij maandelijks of minder vaak.
4. Meet klanttevredenheid echt, en niet alleen als doel. Van de kantoren die het als KPI noemen, meet slechts 30,8% het ook.
5. Kijk naar kwaliteit per administratie. Kantoren die die score kennen, scoren gemiddeld veel hoger op automatisering (63,7 tegenover 40,6).
6. Stem je groeiambitie af op je capaciteit. Kantoren die extra personeel inzetten om meer klanten te bedienen, realiseerden 21,8% groei. Kantoren die met minder personeel en AI hun bestand willen behouden, groeiden 9,8%.
7. Overweeg een abonnementsmodel, maar zie het niet als oorzaak van groei. Abonnementskantoren groeiden gemiddeld 16,9%, tegenover 7,2% op uurbasis. Kantoren die al op groei sturen, kiezen mogelijk vaker voor een abonnement.