Door de strengere handhaving van de Wet DBA kiezen veel ondernemers ervoor om hun samenwerking met zzp'ers opnieuw te beoordelen. Blijkt iemand eigenlijk werknemer te zijn? Dan is een dienstverband vaak de veiligste en meest logische oplossing. Toch zien veel ondernemers daar tegenop. Terwijl de overstap in de praktijk vaak eenvoudiger is dan gedacht.
Zzp’er en in loondienst: wat verandert er?
Het verschil tussen een zzp’er en een medewerker in loondienst zit vooral in verantwoordelijkheid. Waar je bij een zzp’er vooral afspraken maakt over het eindresultaat en de factuur betaalt, neem je als werkgever een bredere rol op je. Je draagt loonbelasting en premies af, bent verantwoordelijk voor doorbetaling bij ziekte en maakt duidelijke afspraken over contract, uren en arbeidsvoorwaarden.
Daar staat tegenover dat je ook meer grip krijgt: je bouwt aan een vast team, hebt meer continuïteit in je organisatie en weet beter waar je aan toe bent. En in de praktijk is dit goed te organiseren, zeker met de juiste tools.
Stap 1: Leg afspraken vast
De overstap van zzp naar loondienst begint met het formaliseren van de samenwerking. Waar een zzp’er vaak per uur of per opdracht factureert, stap je bij loondienst over naar vaste afspraken. Je stelt een arbeidsovereenkomst op met afspraken over salaris, aantal uren, vakantiedagen en opzegtermijn. Dit kan voor bepaalde of onbepaalde tijd, fulltime of parttime.
Afhankelijk van je sector kan er ook een cao van toepassing zijn. In dat geval moet je je houden aan afspraken over bijvoorbeeld minimumsalaris, toeslagen of verlof.
Stap 2: Breng de financiële gevolgen in kaart
Naast de afspraken is het belangrijk om de werkelijke kosten in kaart te brengen. Naast het salaris krijg je als werkgever te maken met loonheffingen, sociale premies, vakantiegeld en eventuele pensioenafdrachten. Zet daar de totale kosten van een zzp’er tegenover. Zeker als je iemand structureel inzet, liggen die bedragen soms dichter bij elkaar dan je vooraf denkt.
Tip: Wil je dit concreet maken? Met een proforma loonstrook kun je vooraf berekenen wat een medewerker kost en wat iemand netto overhoudt. Zo krijg je snel inzicht in het verschil tussen zzp en loondienst.
Stap 3: Voeg je medewerker toe aan je administratie
Zodra alle afspraken rond zijn, meld je de medewerker aan in je salaris- en HR-administratie. Vanaf dat moment verwerk je iedere maand de salarisadministratie en houd je personeelsgegevens, verlof en contracten bij. Als je al medewerkers hebt is dit een uitbreiding van je bestaande proces. Heb je nog geen personeel, dan richt je dit eenmalig in en wordt het daarna een vast onderdeel van je maandelijkse routine.
Gebruik je software voor HR en salaris, zoals Nmbrs, dan heb je dit snel geregeld. Bovendien krijgt je nieuwe medewerker - ook als die eerst zzp’er was - direct toegang tot HR-processen zoals verlof aanvragen, declaraties indienen en inzicht in arbeidsvoorwaarden en pensioen.
Nog geen werkgever? Dan is dit je stappenplan:
- Stel een arbeidsovereenkomst op met duidelijke afspraken
- Vraag een loonheffingennummer aan bij de Belastingdienst
- Breng de totale loonkosten in kaart
- Richt je salaris- en HR-administratie in
Goed om te weten: Dit hoef je maar één keer goed te regelen. Daarna wordt het een vast onderdeel van je bedrijfsvoering.
Wanneer is het juiste moment?
Dit zijn signalen dat de overstap naar loondienst verstandig is:
- Je werkt structureel met dezelfde zzp’er
- De persoon is onderdeel van je team
- Jij stuurt het werk aan
- Er is weinig ondernemersrisico aan de kant van de zzp’er
Een medewerker in loondienst zorgt vaak voor meer continuïteit, meer betrokkenheid en minder juridische onzekerheid. Zeker wanneer iemand al langere tijd voor je werkt, kan een dienstverband juist rust geven voor beide partijen.
Twijfel je nog of een dienstverband de juiste keuze is? Lees dan eerst onze blog 'Wet DBA 2026: is jouw zzp'er eigenlijk een werknemer?'. Daarin leggen we uit wanneer er sprake kan zijn van schijnzelfstandigheid en welke criteria de Belastingdienst gebruikt.
Klaar om de stap te zetten?
De overstap van zzp’er naar medewerker is vaak minder groot dan het lijkt, zeker als je weet waar je op moet letten en wat je moet regelen. Door de samenwerking goed vast te leggen en je processen op orde te hebben, zorg je voor duidelijkheid en voorkom je verrassingen achteraf.
>> Wil je weten hoe je eenvoudig een medewerker toevoegt aan je organisatie? We laten je graag zien hoe je jouw HR- en salarisadministratie slim inricht en zonder zorgen groeit als werkgever.
