Thuiswerkvergoeding 2025 volgens de belastingdienst

Thuiswerken is inmiddels net zo normaal als Teams-meetings die nét te lang doorgaan. Medewerkers waarderen de rust, flexibiliteit en het ontbreken van fileleed — maar thuiswerken kost óók geld. Verwarming, koffie, wc-papier… het tikt allemaal aan.

Gelukkig bestaat er de gerichte vrijgestelde thuiswerkkostenvergoeding. En in 2025 zijn de regels weer helemaal helder vastgelegd in het Handboek Loonheffingen 2025. Tijd voor een frisse update.

Wat is thuiswerkvergoeding?

Vanaf 2022 is in Nederland de onbelaste thuiswerkvergoeding ingevoerd om werkgevers de mogelijkheid te geven hun werknemers te compenseren voor de extra kosten die zij maken door thuis te werken. 

Wat is de thuiswerkvergoeding in 2025?

Werkgevers mogen werknemers in 2025 € 2,40 per thuiswerkdag onbelast vergoeden. Dit bedrag valt onder de gerichte vrijstellingen binnen de werkkostenregeling, wat betekent dat je het zonder gedoe belastingvrij kunt verstrekken — zolang je aan de voorwaarden voldoet.

Reiskostenvergoeding óf thuiswerkvergoeding

Een klassieker: op dezelfde dag mag je niet én een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer én een thuiswerkvergoeding geven. Je mag altijd één van de twee betalen op een dag, dus of de reiskostenvergoeding óf de thuiswerkvergoeding.

Maar… er is wél een uitzondering:

👉 Doet de werknemer die dag een zakelijke rit (geen woon-werk), en werkt hij ook thuis?
Dan mag je zowel € 0,23 per zakelijke kilometer én de thuiswerkvergoeding toepassen. Het gaat dus echt om het dubbele gebruik van de vrijstellingen “thuiswerken” en “reizen naar een vaste plaats van werkzaamheden”. Combineren mag niet, tenzij het om dienstreizen gaat.

Maak hier duidelijke afspraken over met je medewerkers en laat hen dit ook duidelijk registreren. Zodat je dit met de juiste salarissoftware gemakkelijk kan uitbetalen. 

Hoe werkt het in 2025 met vaste vergoedingen?

Voor vaste reiskosten- en thuiswerkvergoedingen geldt de bekende systematiek van:

• 214 werkdagen per kalenderjaar

• 128-dagentoets

Voorbeeld van de Belastingdienst:
Een werknemer die 2 dagen per week thuiswerkt, komt uit op 86 thuiswerkdagen per jaar (2/5 × 214).

Zolang een werknemer in een jaar minimaal 128 thuiswerkdagen haalt, mag je hem behandelen alsof hij alle 214 dagen thuiswerkte.

En registratie per dag?
➡ Niet vereist bij vaste vergoedingen.
Een incidentele afwijking hoeft je vergoeding dus níet om zeep te helpen.

Alleen bij een declaratievergoeding moet je écht per dag registreren.

Waarom een thuiswerkvergoeding belangrijk is

Voor werknemers:

• Kostenbesparing: minder eigen kosten voor koffie, energie en thuiswerkbenodigdheden.

• Comfort: helpt bij het inrichten van een fijne werkplek.

Voor werkgevers:

• Tevreden medewerkers: je laat zien dat je hybride werken serieus neemt.

• Geen belastingheffing: de vergoeding valt onder een gerichte vrijstelling — dus geen loonheffingen.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

❌ 1. Dubbel vergoeden op één dag

Oplossing: maak waterdichte afspraken over reis- en thuiswerkdagen.

❌ 2. Vergoeding niet aanpassen bij structurele verandering

Bijvoorbeeld meer thuiswerken, minder reisdagen of ouderschapsverlof.

❌ 3. Foutieve telling bij deeltijd

Gebruik altijd de evenredige berekening (bijv. 3/5 × 214).

❌ 4. Dagregistratie verplicht stellen bij vaste vergoeding

Dat hoeft dus helemaal niet.

Toekomst van de thuiswerkvergoeding: Hybride werk wordt de standaard

Flexibel werken verdwijnt niet meer van het toneel. Steeds meer organisaties kiezen voor een vaste mix van thuis- en kantoordagen. Daarmee wordt het voor salarisadministrateurs nóg belangrijker om de regels rondom thuiswerk- en reiskostenvergoedingen scherp in de vingers te hebben.

Met de juiste afspraken én het juiste salarissysteem kun je deze vergoedingen foutloos en efficiënt doorvoeren.