De meeste klanten van een accountantskantoor weten niet precies tot in detail wat een salarisadministrateur doet. Ze weten alleen wanneer het misgaat. Een loonstrook die niet klopt, een betaling die te laat komt, een vraag die blijft liggen. In de zomer, als de helft van het team ergens aan een zwembad ligt, is de kans op dat moment iets groter dan normaal.
Dat is precies waarom de zomer een interessante test is. Niet voor de administrateur zelf, maar voor het proces erachter. Kantoren die die test ongemerkt doorstaan, hebben hun werk goed voor elkaar. Niet toevallig, maar omdat ze het zo hebben ingericht.
Wat de zomer anders maakt
De grootste tijdvreter in salarisadministratie is niet het verwerken van loonstroken. Het is het controleren erna. Gemiddeld 64,7 uur per maand. Dat is meer dan anderhalve werkweek, elke maand, puur aan nakijken, corrigeren en uitzoeken wat er net niet klopte.
En dat is in een normale maand al zo. In de zomer wordt de context ook nog eens lastiger: medewerkers bij klanten nemen vakantie, wisselen van uren, werken tijdelijk ergens anders. Dat levert meer mutaties op dan in een doorsnee maand. En vaak komen ze ook nog eens later binnen dan normaal. Tegelijkertijd zit ook de helft van het eigen team op een camping in Frankrijk. En dan merk je pas echt hoe veel bepaalde processen van mensen afhangen in plaats van van systemen.
De kantoren die de zomer het soepelst doorkomen, lossen dat niet op door harder te werken. Ze grijpen eerder in het proces in.
Drie dingen die het verschil maken
Mutaties bij de bron
Zolang wijzigingen binnenkomen via losse mailtjes of telefoontjes die daarna handmatig worden overgetypt, zit er een vertaalslag tussen de werkelijkheid en het systeem.En een vertaalslag betekent ruimte voor fouten. Fouten die je in een rustige maand nog makkelijk opvangt, maar in augustus net iets minder. Kantoren waar klanten wijzigingen rechtstreeks in het systeem invoeren, zonder tussenkomst van een mailtje of een telefoontje, nemen dat risico structureel weg.
Controle vóór de run, niet erna
Wie pas ná de salarisrun ontdekt dat er iets mis is, heeft een probleem. Zeker in augustus, als de helft van het team nog weg is. Slimme software markeert afwijkingen automatisch vóór de run, zodat je alleen de uitzonderingen hoeft te beoordelen, niet alles.
Systemen die met elkaar praten
Veel klanten registreren werktijden, declaraties en verlof al digitaal. Als die data automatisch in de salarisadministratie terechtkomt, verdwijnt een grote bron van handmatig werk. Niet alleen in de zomer, maar het valt in de zomer het meest op als het er nog niet is.
Ruimte maken voor wat er echt toedoet
Er zit ook een mooie kant aan de zomer. Minder vergaderingen, minder ruis, meer focus. Voor sommige salarisadministrateurs is juli of augustus juist het moment om even goed naar de eigen processen te kijken. Wat kost onnodig veel tijd? Waar loopt het stroef? Niet om nu alles te veranderen, maar om na de zomer met een frisse blik aan de slag te gaan.
Kantoren die werken met Nmbrs merken dat die ruimte er vaker is, ook buiten de zomer. Minder tijd kwijt aan handmatig controleren en overtypen betekent meer tijd voor klanten, voor advies, voor de dingen waar je energie van krijgt.
Als je Nmbrs slim inzet, win je tijd die je één-op-één kunt besteden aan échte aandacht voor je klanten
Benieuwd hoe jouw kantoor scoort op efficiëntie, automatisering en productiviteit? Nmbrs deed onderzoek onder 31 grote accountants- en salarisadministratiekantoren. Download het gratis benchmarkrapport en ontdek waar jouw kantoor staat.
