Reiskosten factureren: btw en regels

De hoofdregel: reiskosten horen bij je dienst

Reken je reiskosten door aan je klant? Dan zijn ze onderdeel van de dienst die je levert. Je rekent btw over het totaalbedrag van je factuur. De reiskosten horen daarbij. Voor de meeste diensten is dat 21%. 

Dat betekent ook: het btw-tarief van je reiskosten volgt het tarief van je dienst. Ook als je met de trein reist, waar je zelf 9% btw over betaalt.

Twee uitzonderingen:

• Je dienst heeft geen btw. Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), is je dienst vrijgesteld van btw of verleg je de btw? Dan geldt dat ook voor je reiskosten.
• Je betaalt iets op naam van je klant. Dat heet een doorlopende post, zoals leges voor een vergunning. Daar reken je geen btw over. Reiskosten die je zelf maakt, zijn meestal geen doorlopende post.

Twee manieren om reiskosten te rekenen

Voordat je factureert, spreek je met de klant af hoe je reiskosten rekent. Er zijn 2 manieren:

1. In je uurtarief. Je rekent een iets hoger tarief en zet geen aparte reiskosten op je factuur. Simpel, en je klant weet vooraf waar die aan toe is.
2. Als aparte regel op je factuur. Je zet de reiskosten los op de factuur. Dat is eerlijker als je reisafstand per klus sterk verschilt.

Kies je voor een aparte regel? Lees dan hieronder hoe dat werkt met de auto en met het ov.

Reiskosten met je eigen auto

Rij je met je eigen auto? Dan reken je meestal een vast bedrag per kilometer. Hoeveel dat is, spreek je zelf af met je klant. Reken mee wat een kilometer jou echt kost: brandstof, onderhoud, verzekering en afschrijving.

Verwar dat bedrag niet met wat je zelf mag aftrekken. Voor je inkomstenbelasting trek je in 2026 € 0,25 per zakelijke kilometer af van je winst, als je met een privéauto rijdt. Dat staat los van wat je je klant rekent.

Rekenvoorbeeld: consultant met de auto

Een consultant werkt 8 uur bij een klant en rijdt 120 kilometer heen en terug. Afgesproken is € 85 per uur en € 0,30 per kilometer.

Reiskosten met het openbaar vervoer

Ga je met de trein of de bus? Dan reken je de echte kosten van je reis door. Je betaalt zelf 9% btw over je kaartje. Die btw trek je als ondernemer af in je btw-aangifte. Daarom zet je het bedrag zonder btw op je factuur en reken je daar het btw-tarief van je dienst over.

Bewaar je bewijs, zoals een reisoverzicht van je ov-chipkaart of je kaartje. Zo kun je je klant laten zien waar het bedrag vandaan komt.

Rekenvoorbeeld: dezelfde consultant met de trein

Dezelfde klus, maar nu met de trein. Het retourtje kost € 24,40 inclusief 9% btw. Zonder btw is dat € 22,39. De € 2,01 btw trekt de consultant af in de eigen btw-aangifte.

Auto of ov: de verschillen op een rij

Mag je ook reistijd rekenen?

Ja, als je dat vooraf met de klant afspreekt. Je kunt je volle uurtarief rekenen, een lager tarief of alleen reistijd boven een bepaalde afstand. Zet het in je offerte, dan zijn er achteraf geen verrassingen. Reistijd is ook gewoon onderdeel van je dienst, dus je rekent er hetzelfde btw-tarief over.

Kort samengevat

Reiskosten horen bij je dienst, dus je rekent hetzelfde btw-tarief, meestal 21%. Met de auto reken je een afgesproken bedrag per kilometer. Met het ov reken je de echte kosten zonder btw door en trek je de 9% zelf af. Spreek het altijd vooraf af met je klant en zet het in je offerte.

Veelgestelde vragen over reiskosten factureren