Factureren zonder btw: wanneer mag dat?

Eerst dit: btw is de regel, zonder btw de uitzondering

Als ondernemer reken je in principe btw over wat je verkoopt. Een factuur zonder btw mag alleen als een regel dat toestaat. Gebruik je zo'n regel? Zet dan op je factuur waarom er geen btw op staat. Zo weet je klant direct hoe het zit. 

Let ook op het verschil tussen drie dingen die op elkaar lijken: geen btw, 0% btw en btw verlegd. Ze horen elk bij een andere situatie en elk vraagt om een eigen vermelding op je factuur.

Het beslisschema: 5 vragen voor elke factuur

Begin bovenaan en loop de vragen één voor één af. Bij je eerste "ja" weet je wat je moet doen.

Vraag 1: Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR)?

De KOR is er voor ondernemers met maximaal € 20.000 omzet per kalenderjaar (in 2026). Doe je mee, dan reken je geen btw en doe je geen btw-aangifte. Daar staat tegenover dat je de btw op je zakelijke kosten niet meer terugkrijgt.

• Op je factuur: geen btw, wel de vermelding dat je de kleineondernemersregeling gebruikt.
• Goed om te weten: met de KOR ben je niet verplicht om een factuur te sturen. Doe je het wel, dan hoort die vermelding erop.
• Let op: kom je in een jaar boven de € 20.000 omzet? Dan doe je niet meer mee en meld je je direct af voor de KOR. Hierna moet je wel btw gaan rekenen op je factuur.

Vraag 2: Is wat je levert vrijgesteld van btw?

Sommige diensten zijn vrijgesteld van btw. Denk aan zorg, onderwijs, kinderopvang en financiële diensten en verzekeringen. Op je factuur zet je dan geen btw. Zet er wel bij dat je dienst vrijgesteld is, dan weet je klant waarom de btw ontbreekt.

Ook hier geldt: btw op je kosten trek je niet af. Heb je zowel vrijgestelde als gewone omzet? Dan houd je die twee in je administratie apart. 

Vraag 3: Is je klant een ondernemer in een ander EU-land?

Dan hangt het af van wat je levert.

• Je levert goederen: je rekent 0% btw als je het btw-identificatienummer van je klant hebt gecontroleerd en de goederen naar een ander EU-land gaan. Op je factuur zet je 0% btw en het btw-identificatienummer van je klant. Je geeft de levering op in je btw-aangifte en in je opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).
• Je levert diensten: Meestal verleg je de btw. Op je factuur zet je "btw verlegd" (mag ook in het Engels, Duits of Frans), plus je eigen btw-identificatienummer en dat van je klant. Bij een paar diensten reken je toch btw.

Controleer het btw-nummer van je klant altijd. Blijkt je klant geen ondernemer te zijn, dan kan de Belastingdienst de btw alsnog bij jou ophalen. Verkoop je goederen aan een particulier in een ander EU-land? Dan geldt het 0%-tarief meestal niet.

Vraag 4: Gaan je goederen naar een land buiten de EU?

Dan reken je 0% btw. Op je factuur zet je 0% btw. In je administratie moet je kunnen laten zien dat het 0%-tarief terecht is, dus bewaar de papieren van de export goed. Lever je diensten aan een klant buiten de EU? Check dan met de hulptool van de Belastingdienst hoe het voor jouw dienst zit.

Vraag 5: Geldt de verleggingsregeling binnen Nederland?

In een aantal situaties verleg je ook binnen Nederland de btw naar je klant. Je klant geeft de btw dan zelf aan. Op je factuur zet je "btw verlegd", het btw-identificatienummer van je klant en het bedrag per btw-tarief. Let op: jij blijft verantwoordelijk. Is niet duidelijk wie je klant is, dan kan de Belastingdienst de btw alsnog bij jou ophalen. Of verleggen voor jou geldt, hangt af van wat je doet. Check het bij de Belastingdienst of vraag het je accountant. 

Overal "nee"?

Dan reken je gewoon btw. Ook als je klant een particulier in Nederland is.

Geen btw, 0% btw of verlegd: het verschil in één tabel

Voorbeeldfactuur zonder btw

Zo ziet een factuur eruit van een grafisch ontwerper die meedoet aan de KOR. Het bedrijf en de gegevens zijn verzonnen.

De gewone factuureisen blijven gelden, ook zonder btw: je naam en adres en die van je klant, een uniek en opeenvolgende factuurnummer, de factuurdatum, wat je hebt geleverd en wanneer. Alleen het btw-tarief en het btw-bedrag vervang je door de juiste vermelding.

Laat je factuur het denkwerk doen

Btw-regels uit je hoofd kennen? Hoeft niet. In Nmbrs Invoicing rekenen we de btw automatisch voor je uit en checken we of alle verplichte velden op je factuur staan. Zo verstuur je elke factuur met een gerust hart en houd je tijd over voor je eigen werk.

Kort samengevat

Zonder btw factureren mag, maar alleen in een paar duidelijke situaties: de KOR, een vrijgestelde dienst, een klant in de EU, export buiten de EU of verlegging binnen Nederland. Welke het ook is, zet altijd op je factuur waarom de btw ontbreekt. Twijfel je? Vraag het je accountant.