Factureren zonder KvK-nummer: mag dat?

Wanneer inschrijven bij de KvK?

Stap 1: check of je ondernemer bent

Of je je moet inschrijven bij de KvK, hangt niet af van een bedrag. De KvK kijkt naar 3 dingen. Je bent ondernemer als ze alle 3 kloppen:

1. Je levert zelfstandig producten of diensten, of je bent je daarop aan het voorbereiden.
2. Je vraagt een prijs waarmee je geldt verdient.
3. Je levert regelmatig aan anderen dan alleen familie of vrienden.

Twijfel je? Stel jezelf dan deze vragen: Steek je tijd of geld in je start? Werk je regelmatig en langere tijd? Heb je meerdere klanten of zoek je ze actief? En bepaal je zelf hoe, waar en wanneer je werkt? Is het overal ja, dan schrijf je je in.

Zo ziet dat er in de praktijk uit:

• Je fotografeert als hobby en vraagt alleen een vergoeding voor je kosten. Dan hoef je je niet in te schrijven.
• Je bakt taarten voor mensen die je niet kent, maakt winst en hebt steeds nieuwe klanten. Dan schrijf je je in.

Stap 2a: je bent ondernemer, regel je inschrijving

Voldoe je aan de 3 punten? Dan schrijf je je in bij de KvK. Daar heb je een week de tijd voor, vanaf het moment dat je echt met je bedrijf bezig bent. Denk aan een zakelijke rekening openen, inkopen bij een groothandel of je eerste factuur maken.

Zo pak je het aan:

1. Schrijf je op tijd in. Dat kan al voordat je start. Schrijf je je in in de week voor of na je startdatum, dan krijg je je KvK-nummer meteen.
2. Reken op een eenmalige inschrijfvergoeding. Die is in 2026 € 85,15 en verandert jaarlijks mee met de inflatie. Je mag hem aftrekken van de belasting.
3. Wacht op je nummers. Na je inschrijving ziet de Belastingdienst je als ondernemer en krijg je ook een btw-nummer.
4. Stuur dan pas je factuur. Op een factuur moeten je KvK-nummer en btw-nummer vermeld staan. Heb je die nog niet? Zet je factuur dan klaar als concept en verstuur hem zodra je inschrijving rond is.

Stap 2b: je bent (nog) geen ondernemer

Voldoe je niet aan de 3 punten? Dan krijg je geen KvK-nummer. Je inkomsten geef je op als inkomsten uit overig werk in je aangifte inkomstenbelasting. Wat je je klant stuurt, hangt af van je omzet.

Je omzet blijft onder € 2.200 per jaar. Dan val je onder de registratiedrempel van de Belastingdienst. Je rekent geen btw en hebt geen btw-nummer. Je stuurt geen factuur, maar een kwitantie als bewijs dat je klant heeft betaald.

Je omzet komt boven € 2.200 per jaar. Dan meld je je alsnog aan bij de Belastingdienst, via het formulier Opgaaf Startende Onderneming. Je krijgt dan een btw-nummer en moet btw-aangifte doen. Met dat btw-nummer kun je een factuur sturen, ook zonder KvK-nummer. Die factuur voldoet aan dezelfde eisen als elke andere factuur. Blijft je omzet onder de € 20.000 per jaar? Dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR) en reken je geen btw.

Stap 3: zet de juiste gegevens op de factuur

Welk document je ook stuurt, er hoort een vaste set gegevens op.

Kwitantie maken zonder KvK

Zo ziet een kwitantie eruit van iemand die af en toe bijles geeft. De gegevens zijn verzonnen.

Je eerste echte factuur in een paar klikken

Staat je inschrijving? Dan wil je meteen professioneel aan de slag. In Nmbrs Invoicing maak je facturen in je eigen huisstijl. We checken of alle verplichte velden erop staan en rekenen de btw voor je uit. Zo begin je meteen goed.

Kort samengevat

Factureren zonder KvK-nummer kan, maar alleen als je geen ondernemer bent volgens de KvK. Ben je dat wel, dan schrijf je je binnen een week in en zet je je KvK-nummer op elke factuur. Ben je het niet, dan stuur je een kwitantie, of een factuur met alleen je btw-nummer als je boven de € 2.200 omzet komt. Twijfel je? Vraag het na bij de KvK of de Belastingdienst.

Veelgestelde vragen over factureren zonder KvK-nummer