Goede factuurteksten: voorbeelden van factuurmail tot aanmaning

Elk moment vraagt om een andere toon

Een factuurtekst is geen standaardzin die je overal plakt. Je eerste mail mag vriendelijk en kort. Een herinnering is nog steeds vriendelijk, maar duidelijker. Een aanmaning is zakelijk en volgt vaste regels. Zo bouw je het rustig op, en weet je klant steeds precies waar die aan toe is.

Moment 1: je factuur sturen per mail

De mail is vaak het eerste wat je klant ziet. Houd het kort: welke factuur, waarvoor en wanneer je geld verwacht.

Voorbeeld voor een vaste klant:

Onderwerp: Factuur 2026-031 voor het onderhoud van oktober

Hoi Sanne,

In de bijlage vind je factuur 2026-031 voor het tuinonderhoud in oktober. Wil je het bedrag van € 420,00 binnen 14 dagen overmaken? Vermeld dan het factuurnummer bij je betaling.

Bedankt voor de fijne samenwerking.

Groet, Mark

Voorbeeld voor een nieuwe zakelijke klant:

Onderwerp: Factuur 2026-032, websiteteksten

Hoi Ahmed,

Dank je wel voor de opdracht. Hierbij stuur ik je de factuur voor de teksten van jullie nieuwe website. Je vindt alle details in de bijlage. De betaaltermijn is 30 dagen.

Heb je een vraag over de factuur? Laat het me gerust weten.

Met vriendelijke groet, Lotte

Moment 2: de tekst op de factuur zelf

Op de factuur staan al de verplichte gegevens. Een paar korte regels erbij voorkomen vragen achteraf.

• Wat je hebt geleverd: "Ontwerp en plaatsing van 3 dakkapellen, uitgevoerd van 6 tot en met 10 oktober."
• Hoe en wanneer je betaald wilt worden: "Graag betalen binnen 14 dagen onder vermelding van het factuurnummer."
• Een korte afsluiting: "Bedankt voor je vertrouwen. Tot de volgende klus!" 

Hoe concreter je omschrijving, hoe kleiner de kans op discussie. "Werkzaamheden oktober" zegt weinig. "8 uur advies over je nieuwe huisstijl" zegt alles.

Moment 3: de vriendelijke herinnering

Is de betaaltermijn voorbij? Stuur dan een paar dagen later een betalingsherinnering. Vaak is het gewoon vergeten. Een rustige toon werkt het beste. Zet er wel bij dat je wettelijke rente in rekening brengt als de betaling uitblijft.

Onderwerp: Herinnering factuur 2026-031

Hoi Sanne,

Misschien is het je ontschoten: factuur 2026-031 van € 420,00 stond open tot 31 oktober. Ik heb de betaling nog niet ontvangen. Wil je het bedrag binnen 7 dagen overmaken? Is het al betaald, dan kun je deze mail negeren.

Betaal je niet alsnog, dan breng ik wettelijke rente in rekening.

Groet, Mark

Moment 4: de aanmaning

Betaalt de klant nog steeds niet? Dan stuur je een aanmaning. Bij particulieren is die verplicht en mag hij niets kosten. Bij zakelijke klanten is een aanmaning niet verplicht, maar wel verstandig. In plaats daarvan kun je ook de incassoprocedure uit je algemene voorwaarden volgen.

In een goede aanmaning:

• Verwijs je naar de levering, de factuur, eerdere telefoontjes en je herinnering;
• Geef je je klant 14 dagen om te betalen;
• Meld je dat je incassokosten rekent en juridische stappen zet als de betaling uitblijft.

Voorbeeld:

Onderwerp: Aanmaning factuur 2026-031

Beste Sanne,

Op 1 oktober heb ik het tuinonderhoud uitgevoerd en factuur 2026-031 van € 420,00 gestuurd. Op 3 november stuurde ik je een herinnering. Tot nu toe heb ik de betaling niet ontvangen.

Ik vraag je het bedrag binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief over te maken. Betaal je niet binnen die termijn, dan breng ik incassokosten in rekening en zet ik juridische stappen.

Met vriendelijke groet, Mark

Toon per moment in één overzicht

De of het factuur?

Het is de factuur, en in het meervoud de facturen. Dus: "de factuur is verstuurd" en "heb je de factuur ontvangen?". Ook bij samenstellingen blijft het "de": de inkoopfactuur, de eindfactuur.

Minder typen, sneller betaald

Schrijf je dit soort teksten liever niet elke keer opnieuw? Met Nmbrs Invoicing maak je facturen in je eigen huisstijl en stuur je ze met een betaallink. Een online factuur met betaallink wordt gemiddeld 35% sneller betaald. En is er toch een herinnering nodig? Die regel je (automatisch) vanuit hetzelfde pakket.

Kort samengevat

Een goede factuurtekst past bij het moment. Kort en vriendelijk bij het sturen, duidelijk bij de herinnering en zakelijk bij de aanmaning. Neem de voorbeelden over, pas ze aan op je eigen klant en je hoeft nooit meer naar een leeg mailtje te staren.