(ook als je het nu al goed regelt via e-mail)
Je hebt het meeste al geregeld.
Het contract is verstuurd, de laptop is besteld, en je hebt netjes gevraagd om het ID, BSN en IBAN.
Per mail. In losse berichten.
En eerlijk? Dat werkt. Zeker als je scherp bent. En dat ben je.
Maar je hoofd zit al vol genoeg.
Met collega’s die ziek zijn, de planning die schuift, en een manager die ‘even snel’ wil weten wanneer iemand kan starten.
Dus stel je voor dat je alles wat je moet verzamelen bij de indiensttreding van een nieuwe collega op één plek hebt.
In een duidelijk formulier dat je gewoon kunt sturen.
Zonder losse mailtjes en zonder "Oja, dat moet ik ook nog vragen."
Als je alles via e-mail vraagt, gebeurt dit:
- Je moet zélf steeds bedenken wat je nodig hebt
- Informatie komt in delen binnen (of helemaal niet)
- Je bent afhankelijk van je geheugen of notities op gele memo’s
- De nieuwe medewerker mailt het verkeerde ID-bewijs ("Oeps, verlopen...")
- Jij bent diegene die het állemaal moet natrekken
En dat is precies waarom onboarding vaak meer voelt als brandjes blussen dan als warm welkom heten.
Een eerste stap: het onboarding formulier
Een onboarding formulier is geen fancy HR-tool. Het is een simpele, slimme manier om rust en overzicht te creëren bij de start van een nieuwe medewerker.
Wat er verandert:
- Jij hoeft niks te onthouden
- Zij weten precies wat er verwacht wordt
- Alles staat op één plek
- Je kunt het formulier zelfs direct bewaren in het personeelsdossier
- Je hoeft nooit meer te graven in je inbox naar dat ene IBAN-nummer
Wat staat er allemaal in zo’n onboarding formulier?
In ons indiensttreding / onboarding formulier vind je onder andere:
- Naam, geboortedatum, adres
- Nationaliteit, geslacht, burgerlijke staat
- Contactpersoon bij nood
- BSN, ID-nummer & vervaldatum
- Bankgegevens
- Of er sprake is van een uitkering
- En natuurlijk: contactgegevens voor het aanmaken van accounts
Kortom: alles wat je nodig hebt voor een vliegende start.
Download het onboarding formulier (en delete de e-mailchaos)
We maakten het al voor je: een kant-en-klaar formulier in Excel.
✔️ Direct te gebruiken
✔️ Makkelijk te delen met nieuwe medewerkers
✔️ En je voorkomt dat je 14 herinneringsmailtjes moet sturen over dat paspoort
Niet alleen fijn voor jou, maar ook voor je nieuwe collega
Die krijgt geen losse vragen tussendoor (“Hey, wat is je geboortedatum eigenlijk?”), maar gewoon één duidelijk verzoek.
Professioneel. Duidelijk. En vooral: een fijne start.
Want ook onboarding draait om vertrouwen: “We hebben dit goed geregeld voor je.” En daar hoort een helder formulier bij. Niet nog een mailtje in hun overvolle inbox.
Wil je een automatische check op verlopen paspoorten en juiste BSN’s?
De tweede stap: slimmer verzamelen én controleren
Met het formulier zet je een sterke eerste stap. Maar wil je het jezelf nog makkelijker maken? Combineer het dan met slimme technologie die niet alleen informatie verzamelt, maar ook direct controleert.
Bij Nmbrs kunnen nieuwe medewerkers hun ID uploaden via een foto. Het systeem leest automatisch het BSN-nummer uit en geeft een signaal als het ID verlopen is.
Minder handmatig werk voor jou, meer zekerheid dat alles klopt.
En het mooiste? Deze gegevens landen direct op de juiste plek in je HR-systeem. Zo houd jij tijd over voor de écht belangrijke dingen: een goed gesprek, een welkomstlunch of gewoon even meegenieten van die eerste werkdag.
