Start direct met automatiseren door processen te checken, software te inventariseren, de automatiseringsgraad te controleren, kanalen te centraliseren en met klanten in gesprek te gaan. Het is tijd om slimmer te werken.
5 essentiële stappen om te starten met automatiseren
De efficiëntie binnen je kantoor met geautomatiseerde boekhoudsoftware verhogen? Slim. Met de tips hieronder maak je er gegarandeerd een succes van:
Tip 1: Breng pijnpunten en processen in kaart
Het lijkt logisch, maar de eerste stap is het kritisch analyseren van de dagelijkse werkzaamheden.
- Actiepunt: Focus op processen die vaak (meer dan 5 keer per maand) voorkomen.
- Vraag: Wat kan beter en wat zijn de grootste irritaties die onnodige tijd kosten?
- Doel: Identificeer handmatige werkzaamheden die veel tijd kosten en dat mogelijk geautomatiseerd kan worden.
Tip 2: Inventariseer alle software
Veel kantoren gebruiken meer software dan nodig. Versnippering van systemen leidt tot inefficiëntie, fouten én frustratie.
- Actiepunt: Maak een overzicht van alle systemen die jij en je klanten gebruiken.
- Controleer: Waarvoor zijn deze bedoeld, en hoe zijn ze met elkaar gekoppeld?
- Resultaat: Niet-gekoppelde systemen moeten direct worden vervangen of geïntegreerd, aangezien dit de grootste bron is van handmatige data-overdracht.
Tip 3: Meet de automatiseringsgraad
Wat is al geautomatiseerd en waar valt nog de grootste winst te behalen?
- Actiepunt: Maak een objectieve berekening van je huidige automatiseringsgraad. Slimme software, zoals Nmbrs Accounting, geeft je direct inzicht in de automatiseringsgraad én doet tevens verbetervoorstellen.
- Doel: Stel het doel om de handmatige invoer van data met bijvoorbeeld minimaal 50% te verminderen.
- Controleer: Welke klanten leveren nog steeds het meeste handmatig werk op? Daar start je de optimalisatie.
“Nu we de software helemaal onder de knie hebben, besparen we per jaar een fulltime medewerker. Zeker in tijden van personeelsschaarste en een overdreven workload kan dit tellen!”
— ADE Consultants
Tip 4: Centraliseer je kanalen en processen
Centraliseren is de basis van automatisering. Met een all-in-one platform als Nmbrs Accounting heb je alles in één gebruiksvriendelijke omgeving - met altijd dezelfde actuele inzichten voor jou én je ondernemers.
- Actiepunt: Begin met het bundelen van systemen en processen in één omgeving.
- Resultaat: Een all-in-one platform heeft alle functies in één omgeving, centraliseren is hierdoor eenvoudig.
- Voordeel: Zowel jij als je klant hebben altijd toegang tot hetzelfde platform, wat zorgt voor real-time inzicht en voorkomt dat je achter de feiten aan loopt.
Tip 5: Train ondernemers op correcte aanlevering
De beste automatisering komt niet tot zijn recht als ondernemers hun documenten en facturen fout of te laat blijven aanleveren.
- Actiepunt: Ga in gesprek met ondernemers over de voordelen voor jou en de ondernemer.
- Argument: Communiceer dat optimale en correcte aanlevering van bonnen/facturen direct leidt tot meer inzicht of lagere kosten.
- Train en ondersteun: Zorg dat het hele aanleverproces helder is en zo makkelijk mogelijk. Laat de ondernemers hun facturen direct uploaden via een boekhoud app of automatiseer de aanlevering met bankkoppelingen.
Veelgestelde vragen over het automatiseren van je boekhouding
Automatiseren? Dat kost tijd! Maar wat levert het je op? Wij behandelen de meest gestelde vragen. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op!
Wat levert automatisering op voor accountants?
Automatisering levert tijdsbesparing, een significante reductie van fouten in de administratie en de mogelijkheid om klanten proactief te adviseren in plaats van reactief te administreren.
Automatisering levert tijdsbesparing, fout vermindering en de mogelijkheid tot het geven van proactief advies op basis van real-time inzicht. Om concreet te zijn: Nmbrs Accounting verhoogt de efficiëntie per medewerker met twee tot drie uur per week. Wat betekent dat je jaarlijks een fulltime medewerker bespaart. Btw-pieken? Die kennen de partners van Nmbrs Accounting niet!
Hoe overtuig ik mijn team om te automatiseren?
Heb je plannen om te automatiseren? Dan is het belangrijk dat je weerstand bij het team voorkomt door helder te zijn over de voordelen en de nieuwe stappen die genomen gaan worden. Met deze Change Management checklist maak je van elke nieuwe verandering een groot succes.
Hoeveel tijd kan ik besparen door te automatiseren?
Met Nmbrs Accounting kan je tijd besparen op handmatige verwerking, twee tot drie uur per week per medewerker, maar je kan ook besparen op de controles. Zo zijn fouten binnen 2 minuten opgemerkt, terwijl handmatige controle uren kan duren.
Ondernemers besparen ook tijd door te automatiseren - met de Nmbrs Accounting Assistant app duurt het inscannen en doorsturen van een bon slechts een halve minuut. En met handige koppelingen maak je de besparing voor beide nog groter.
Wat is de maximale automatiseringsgraad die ik kan behalen?
De middelgrote, grote klanten van Nmbrs Accounting hebben gemiddeld een automatiseringspercentage van 62%. Het hoogste percentage? Dat staat op dit moment op bijna 95%. De maximale automatiseringsgraad die je kunt behalen hangt samen met de tijd die je erin stopt. Onze handige Automatiseringsmonitor helpt je het percentage te verhogen met verbetervoorstellen en ons team staat altijd voor je klaar!
Welke boekhoudsoftware automatiseert het meeste werk voor accountants?
Zorg voor een all-in-one platform met geïntegreerde herkenningssoftware, automatische bank- en software-koppelingen én een support-team met experts die je de ondersteuning geven die je nodig hebt om van automatisering een succes te maken.
Nmbrs Accounting heeft een bewezen hoge automatiseringsgraad van gemiddeld 62%, met een uitschieter van bijna 95%. Dát neemt pas echt werk uit handen.
