Wanneer verjaart een factuur? Dit zijn de termijnen

Wat betekent verjaring van een factuur precies?

Verjaring betekent niet dat een schuld verdwijnt. Het betekent dat je de betaling niet meer kunt afdwingen via de rechter. Na de verjaringstermijn blijft er juridisch een zogeheten 'natuurlijke verbintenis' bestaan: je klant mag nog steeds vrijwillig betalen, en als hij dat doet, kan hij dat bedrag niet meer terugvorderen. Alleen de weg naar de rechter is afgesloten.

Een factuur zelf kun je trouwens altijd blijven sturen. Er zit geen wettelijke deadline op het versturen van een rekening. Het probleem zit 'm pas bij incasso: zodra de verjaringstermijn is verstreken, kun je een rechtszaak niet meer winnen als je klant zich op verjaring beroept.

De termijn gaat lopen op de dag na de dag dat de factuur opeisbaar werd. In de praktijk is dat meestal de dag na de betaaltermijn die op de factuur staat. Staat er niets op de factuur? Dan geldt wettelijk een termijn van 30 dagen.

De verjaringstermijnen op een rij

De termijn die geldt, hangt af van wie je klant is en waar de factuur voor staat. Dit schema geeft het overzicht.

Twee termijnen komen het vaakst voor. Lever je als ondernemer aan een ander bedrijf, dan verjaart de vordering na 5 jaar. Verkoop je een product aan een particulier (denk aan een webshop), dan is dat na 2 jaar al zo.

Een factuur aan een particulier verjaart dus niet per definitie sneller dan een factuur aan een bedrijf. Het type overeenkomst bepaalt de termijn, niet alleen wie de klant is.

Zo voorkom je dat je factuur verjaart

Je hoeft niet machteloos toe te kijken hoe de termijn wegtikt. De wet noemt dit 'stuiting': je zet de verjaringstermijn dan terug naar nul, en er begint een nieuwe termijn te lopen. Er zijn twee manieren om dit voor elkaar te krijgen.

1. Een schriftelijke aanmaning sturen

Stuur vóór het einde van de termijn een duidelijke, schriftelijke aanmaning waarin je ondubbelzinnig laat weten dat je nog steeds nakoming (betaling) eist. Doe dit bij voorkeur aangetekend of met een ontvangstbevestiging. Een telefoontje of een los appje is namelijk lastig te bewijzen als je klant later ontkent dat hij iets heeft ontvangen.

2. Erkenning door je klant

Erkent je klant de schuld, bijvoorbeeld door een deelbetaling te doen of te vragen om uitstel van betaling? Dan telt dat ook als stuiting. Dit mag mondeling, maar schriftelijk bewijs is altijd prettiger.

Na een geslaagde stuiting begint een nieuwe verjaringstermijn. Die is net zo lang als de oorspronkelijke termijn, met een maximum van 5 jaar.

Een paar praktische vuistregels: bewaar altijd een kopie van je aanmaning en het bewijs van verzending, herhaal de aanmaning op tijd als je klant blijft stilzitten, en schakel een incassobureau in voordat de termijn echt in zicht komt. Wacht je te lang met actie ondernemen, dan loop je het risico dat je met lege handen staat, ook al heeft je klant gewoon niet betaald.

Praktijkvoorbeeld: zo houd je dit bij in je debiteurenbeheer

Vijf jaar klinkt lang, maar in de praktijk raak je het overzicht sneller kwijt dan je denkt. Een voorbeeld van hoe je dit zelf bijhoudt, zonder losse spreadsheets of plaknotities.

1. Dag 0: factuur verstuurd. Je stuurt de factuur met een betaaltermijn van 30 dagen. Noteer de vervaldatum meteen in je debiteurenoverzicht.
2. Dag 14: zachte herinnering. Je stuurt een vriendelijk berichtje, voor het geval de factuur simpelweg over het hoofd is gezien.
3. Dag 31: betaaltermijn verstreken. De factuur is nu opeisbaar. Vanaf hier loopt de verjaringstermijn (5 of 2 jaar, zie het schema hierboven).
4. Dag 45: eerste aanmaning. Betaalde je klant nog steeds niet? Stuur een officiële aanmaning, aangetekend of met ontvangstbevestiging. Dit is meteen je eerste stuiting: zet de datum apart in je agenda.
5. Elk jaar daarna: controlemoment. Zet een terugkerende herinnering in je agenda, bijvoorbeeld elk jaar rond de factuurdatum, om te checken welke openstaande facturen de verjaringstermijn naderen. Nadert een factuur de 4,5 jaar (of bij consumentenkoop de 1,5 jaar)? Stuur dan opnieuw een schriftelijke aanmaning om de termijn te stuiten.

Je hoeft dit niet met de hand bij te houden. In Nmbrs Invoicing zie je in één overzicht welke facturen nog openstaan, inclusief de factuurdatum en vervaldatum. Zo zie je in één oogopslag welke oude, openstaande facturen extra aandacht nodig hebben voordat de verjaringstermijn in zicht komt.

Wat als een factuur toch verjaart?

Beroept je klant zich met succes op verjaring? Dan kun je de betaling niet meer afdwingen via de rechter. Een incassobureau of deurwaarder kan er dan ook niets meer mee. De schuld verdwijnt juridisch gezien niet helemaal: betaalt je klant uit zichzelf alsnog, dan mag dat, en kan hij dat bedrag niet terugvorderen.

In de praktijk betekent dit vooral dat je op tijd actie moet ondernemen. Zodra een factuur van jaren geleden nog openstaat, is het verstandig om vooraf na te gaan of de verjaringstermijn al verstreken is, voordat je tijd en geld steekt in een incassotraject.

Grip op je debiteuren met Nmbrs Invoicing

De beste manier om verjaring te voorkomen, is simpel: zorg dat facturen niet jarenlang blijven liggen. In Nmbrs Invoicing zie je altijd in één overzicht welke facturen nog openstaan, met factuurdatum en vervaldatum erbij. Verstuur je een factuur met een betaallink? Dan wordt die gemiddeld 35% sneller betaald, en hoef je dit hele verjaringsverhaal in de praktijk veel minder vaak toe te passen.

Ben je benieuwd hoe dat eruitziet voor jouw administratie? Probeer Nmbrs Invoicing 30 dagen gratis uit, zonder dat je betaalgegevens hoeft achter te laten.