Betalingskenmerk: zo weet je meteen welke betaling bij welke factuur hoort

Wat is een betalingskenmerk?

Een betalingskenmerk is een unieke code die bij één factuur hoort. Je klant vermeldt die code bij de betaling. Zo koppel je de betaling snel, of zelfs automatisch, aan de juiste klant en factuur.

Meestal is het een reeks cijfers met letters erbij. Het kan bijvoorbeeld een combinatie zijn van je factuurnummer en klantnummer, of een cijferreeks die automatisch is gemaak. Een voorbeeld:

1234 5678 9123 4567

De meeste banken herkennen dit soort kenmerken. Daardoor verwerk je binnenkomende betalingen een stuk sneller.

Waarom is een betalingskenmerk zo handig?

Zonder duidelijke referentie weet je niet zeker waar een betaling bij hoort. Klanten typen weleens een verkeerd factuurnummer, laten een veld leeg of gebruiken een oude omschrijving. Dan ben je tijd kwijt aan uitzoeken wat er betaald is. Er sluipen fouten in je administratie. En in het ergste geval stuur je een herinnering voor een factuur die allang betaald is.

Met een goed betalingskenmerk:

• Hoef je niet meer te zoeken wie wat heeft betaald;
• Verwerk je betalingen sneller;
• Ben je minder tijd kwijt aan je administratie.

Hoe gebruikt je klant het betalingskenmerk?

Je zet het betalingskenmerk in de betaalinstructies op je factuur. Betaalt je klant via internetbankieren of mobiel bankieren? Dan vult die het kenmerk in bij het veld 'omschrijving' of 'kenmerk'. Staat er een QR-code op je factuur? Dan worden bij het scannen meestal alle betaalgegevens automatisch ingevuld, ook het betalingskenmerk.

Zo kan je een duidelijke betaalinstructie op je factuur eruitzien: 

Vermeld bij betaling het volgende betalingskenmerk: FACT-2026058 of: 1234 5678 9123 4567

3 fouten die je makkelijk voorkomt

1. Een typefout in het kenmerk

Eén verkeerd cijfer en de betaling wordt niet automatisch gekoppeld. Een automatisch gemaakt kenmerk, een QR-code of een betaallink helpt: dan hoeft je klant niets over te typen

2. Geen kenmerk ingevuld

Laat je klant weten dat het kenmerk belangrijk is. Zet het duidelijk op de factuur, direct onder je IBAN.

3. Een oud kenmerk gebruikt

Geef elke factuur een nieuw kenmerk. Kopieert je klant een eerdere betaling, dan staat er anders zomaar het verkeerde kenmerk bij.

En als het toch misgaat?

Betaalt de klant zonder juist betalingskenmerk? Dan moet je de betaling zelf opzoeken, bijvoorbeeld op bedrag, klantnaam of datum. Dat kost tijd. Duidelijke betaalinstructies en een goed geregeld facturatieproces helpen om dit zoveel mogelijk te voorkomen.

Betaal je zelf aan een instantie?

Je komt betalingskenmerken ook andersom tegen. Overheidsinstanties en grote organisaties gebruiken vaak een vast kenmerk, bijvoorbeeld van 16 cijfers. Je vindt het in hun brief of bericht. Neem het precies over zoals het bij de betaalgegevens staat. Dan wordt je betaling sneller en goed verwerkt. 

Nog makkelijker: laat je klant betalen met een betaallink

Een betalingskenmerk helpt al veel. Maar het kan nog makkelijker. Zet je een betaallink op je factuur, dan klikt de klant op de link en betaalt direct online, bijvoorbeeld met iDEAL/Wero, creditcard of Apple pay. Je klant hoeft dan geen rekeningnummer, bedrag of kenmerk over te typen. Zo is de kans op fouten nog kleiner. 

En je krijgt ook nog eens sneller je geld. Een online factuur met betaallink wordt gemiddeld 35% sneller betaald. Met Nmbrs Invoicing stuur je de betaallink mee met de factuur, zodat je klant meteen kan betalen. Is er betaald? Dan wordt de factuur automatisch aangeduid als betaald in je administratie. Zo heb je altijd een up-to-date overzicht van wat er nog open staat.