Btw-nummer opzoeken en controleren

Wat is een btw-nummer?

Een btw-nummer is het nummer waarmee je als ondernemer bekend bent voor de btw. Het laat zien dat je btw-plichtig bent: je rekent btw aan je klanten en draagt die vervolgens af aan de Belastingdienst. Officieel heet dit het btw-identificatienummer, of kort btw-id.

Je zet je btw-nummers op je facturen, je briefpapier en je website. Zo kunnen klanten en leveranciers zien met wie ze zaken doen.

Hoe kom je aan een btw-nummer?

Je vraagt een btw-nummer niet apart aan. Schrijf je je in bij de KvK, dan geeft de KvK je gegevens door aan de Belastingdienst. Je krijgt je btw-nummer daarna per post. Hoef je je niet in te schrijven bij de KvK, maar moet je wel btw rekenen? Dan meld je je aan bij de Belastingdienst met het formulier Opgaaf Startende Onderneming.

Btw-nummer of omzetbelastingnummer?

Als ondernemer heb je 2 nummers van de Belastingdienst. Ze lijken op elkaar, maar je gebruikt ze voor iets anders.

Ben je zzp'er? Dan zitten in je omzetbelastingnummer de cijfers van je burgerservicenummer (bsn). Dat nummer zet je dus nooit op een factuur. Als mensen het over je btw-nummer hebben, bedoelen ze bijna altijd je btw-id. 

Je eigen btw-nummer opzoeken

Ben je je btw-nummer vergeten? Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk met DigiD of eHerkenning. Kies "Btw" en daarna "Btw-identificatienummer". Daar staan je btw-id en je omzetbelastingnummer allebei.

Lukt inloggen niet? Neem dan contact op met de Belastingdienst.

Het btw-nummer van een klant of leverancier opzoeken

Het btw-nummer van een ander bedrijf vind je meestal op een van deze plekken:

• Op een factuur. Op een factuur van een btw-plichtige ondernemer hoort het btw-id te staan.
• Op de website. Ondernemers met een eigen website moeten hun btw-nummer daarop vermelden. Kijk onderaan de pagina of bij de contactgegevens.
• Gewoon vragen. Werk je voor het eerst voor een bedrijf? Vraag het btw-nummer op voordat je je eerste factuur stuurt.

Heb je het nummer? Controleer het dan altijd voordat je het gebruikt. Hoe? Dat lees je hieronder.

Zo controleer je een btw-nummer in 4 stappen

Met de VIES-tool van de Europese Commissie check je of een btw-nummer geldig is. Dat werkt voor bedrijven in Nederland en in andere EU-landen.

1. Open de VIES-tool. Ga naar de website van VIES van de Europese Commissie.
2. Vul het land en het btw-nummer van je klant in. Gebruik hoofdletters, precies zoals ze in het nummer staan.
3. Vul je eigen gegevens in (optioneel). Kies je eigen land en vul je eigen btw-id in.
4. Klik op "Verificatie" en bewaar de uitkomst. Sla het resultaat op. Zo kun je later bewijzen dat je het hebt gecontroleerd. 

Is het nummer geldig, dan zie je vaak ook de naam en het adres die erbij horen. Vergelijk die met de gegevens van je klant. Bij Duitse nummers zie je alleen of het nummer geldig is. 

Wanneer moet je een btw-nummer controleren?

Controleer het btw-nummer altijd als je klant een bedrijf in een ander EU-land is en je geen Nederlandse btw rekent. Bijvoorbeeld omdat je de btw verlegt, of goederen levert voor 0% btw. Met de controle laat je zien dat je klant echt ondernemer is.

Blijkt je klant later geen ondernemer te zijn? Dan kan de Belastingdienst de btw die je niet hebt gerekend alsnog bij jou ophalen, plus een boete. Een geldige check voorkomt dat.

Btw-nummer ongeldig? Dit kun je doen

Krijg je "ongeldig" te zien? Raak niet meteen in paniek. Er zijn een paar mogelijke oorzaken:

• Een typfout. Check of je het nummer goed hebt overgenomen en of je het juiste land hebt gekozen.
• Het nummer is nieuw of net veranderd. Wijzigingen staan soms nog niet in de database van hun land.
• Het nummer is niet geregistreerd voor handel binnen de EU. In sommige landen moet een bedrijf zich daar apart voor aanmelden.
• VIES is even niet bereikbaar. Probeer het dan een paar minuten later opnieuw.
• Het nummer bestaat niet. Dan kun je het niet gebruiken.

Wat doe je als het nummer niet bestaat?

1. Controleer het nummer nog eens en probeer het later opnieuw.
2. Klopt het nog steeds niet? Neem contact op met je klant en vraag om de juiste gegevens. 
3. Verleg de btw pas als je een geldig btw-nummer hebt. Twijfel je? Overleg dan met je accountant voordat je je factuur stuurt.

Btw-nummers op je factuur, zonder gedoe

In Nmbrs Invoicing maak je facturen in je eigen huisstijl. We checken of alle verplichte velden op je factuur staan en berekenen automatisch de btw voor je uit. Ook zetten we automatisch jouw btw-nummer op de factuur en eventueel ook die van je klant. Zo verstuur je elke factuur met een gerust hart.

Kort samengevat

Je eigen btw-nummer vind je in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Dat van een klant of leverancier staat op een factuur of website, of je vraagt erom. Controleer altijd via VIES als je de btw verlegt of 0% btw rekent en bewaar de uitkomst. Klopt het btw-nummer niet? Vraag je klant om de juiste gegevens voordat je factureert.

Veelgestelde vragen over btw-nummer opzoeken