Betrokken en tevreden medewerkers? Control Room Partner meet dat zo

On a mission

Control Room Partner is een consultancybureau in Duiven dat control rooms ontwerpt en optimaliseert: regiekamers van waaruit 24-uursprocessen gemonitord en bediend worden. Denk aan de verkeersstroom op snelwegen die Rijkswaterstaat in de gaten houdt, beveiligingsprocessen op Schiphol of het stroomnet van een netbeheerder als Stedin.

Edwin Meeuwissen stuurt als directeur van Control Room Partner zeven medewerkers aan. Een overzichtelijk team, de lijnen zijn kort. Toch had Edwin behoefte aan een professionele, gestructureerde manier om medewerkerbetrokkenheid te meten. Sinds december gebruikt Control Room Partner daarvoor Engagement in Nmbrs Payroll.

Van jaarlijks meten naar échte betrokkenheid weten

Waarom vond je het nodig om medewerkerbetrokkenheid "professioneel en gestructureerd" te meten? En hoe pakte je het tot die tijd aan?

"Voordat we Engagement in gebruik namen, vroeg ik mijn collega's op losse momenten hoe het met ze gaat en in hoeverre ze tevreden zijn over hun werk. Aan het eind van een vergadering of bij de koffieautomaat bijvoorbeeld. Die gesprekken waren over het algemeen positief van aard. Ik kon er maar moeilijk gerichte verbeterpunten uit halen, terwijl ik daar wel naar op zoek ben. Maar dat is niet gek: op zulke momenten kunnen mensen daar niet écht goed over nadenken."

“Mijn gesprekken met collega's bleven oppervlakkig, met Engagement weet ik hoe het écht met ze gaat”

 Edwin Meeuwissen, Directeur bij Control Room Partner

Waarom is medewerkerbetrokkenheid voor jullie zo belangrijk?

"We willen de beste zijn in wat we doen. Dat kan alleen met medewerkers die tevreden zijn, goed in hun vel zitten, vinden dat ze betekenisvol werk doen en zich verbonden voelen met onze organisatie. Medewerkerbetrokkenheid en de kwaliteit van het werk dat we afleveren zijn communicerende vaten: schort het aan het een, dan schort het aan het ander."

"Een andere belangrijke factor is de krappe arbeidsmarkt. Talent is schaars, vooral in de niche-sector waarin wij opereren. Het is ons dus veel aangelegen om het talent dat we in dienst hebben, te behouden. Ik streef ernaar dat medewerkers geen enkele reden hebben om een andere werkgever ook maar te overwegen."

"Het zijn niet alleen de zakelijke belangen die tellen. Ik wil ook gewoon op menselijk vlak dat mijn collega's zich goed voelen en in een veilige, prettige omgeving hun werk kunnen doen."

Hoe zetten jullie Engagement in om medewerkerbetrokkenheid te meten?

"We startten in december met een nulmeting: een vragenlijst over allerlei thema's die onze medewerkers invulden. De feature raadde aan welke vragen we het beste konden stellen, gebaseerd op wetenschappelijke literatuur. De vragen gaan bijvoorbeeld over groei, leiderschap, vertrouwen, welzijn, het werk en de werkplek."

"Medewerkers kunnen anoniem, zonder in te loggen, de vragen beantwoorden. Aan de hand van door mij ingestelde reminders worden ze daaraan herinnerd. Vervolgens rolt er per thema een cijfer uit, een algemeen cijfer en onze eNPS."

“Die mogelijkheid tot doorvragen vind ik een hele grote plus. Daar komen heel waardevolle antwoorden uit, waar we verbeteracties uit destilleren.”

 Edwin Meeuwissen, Directeur bij Control Room Partner

En...wat zeggen de resultaten?

“Overall een 8,2. Daar was ik best tevreden over, al streven we naar een 9+, omdat we dan echt het verschil maken in de markt. Maar zo'n cijfer alleen zegt mij niet zoveel. Ik wil weten wat we moeten doen om tot die 9+ te komen. Om daar achter te komen, keken we goed naar de open antwoorden en stelden we verdiepende vervolgvragen: 'Wat bedoel je daar precies mee?' en 'Hoe zou je het liever zien?'"

"Die mogelijkheid tot doorvragen vind ik een hele grote plus. Daar kwamen namelijk heel waardevolle antwoorden uit, waar we verbeteracties uit konden destilleren."

"We hebben extra aandacht voor de thema's waar we in verhouding wat lager op scoorden. Bij ons waren dat 'werkdruk' en 'praten over fouten en daar van leren'."

Heb je dingen geleerd die anders nooit op je radar waren gekomen?

"Als iets een 5 scoort, dan hoor je het als leidinggevende wel, zeker in een klein team. Maar een 7 dat misschien wel een 9 kan worden, daarover spreekt iemand zich niet zo snel uit. Als je mensen ernaar vraagt in een professioneel en gestructureerd onderzoek, dan krijg je die feedback wél."

Wat zijn voorbeelden van maatregelen die jullie hebben genomen naar aanleiding van de resultaten?

"De templates die we gebruiken voor adviezen en offertes waren verouderd. Het bleek dat collega's best veel tijd kwijt waren aan het aanpassen van die templates, elke opdracht weer. Inmiddels hebben we de templates up to date gemaakt en verder geautomatiseerd."

"Ook bleek er een behoefte te zijn aan realtime inzicht in KPI's. Daarop heb ik mijn collega's toegang tot onze Power BI-dashboards gegeven."

Blijven jullie medewerkerbetrokkenheid meten? Hoe?

"Absoluut. Ervaringen kunnen ook veranderen. Wat vandaag een 8 is, kan over een paar maanden een 9 zijn en andersom. Ik heb het proces nu zo ingericht dat we elk half jaar een algemene meting doen. Dat zijn de 'pulse'-metingen: een vinger aan de pols, even de hartslag van de organisatie voelen. Indien nodig voeren we tussentijds verdiepende vervolgonderzoeken uit."

Wat zou je helpen om nog beter medewerkerstevredenheid te meten?

"Dat de software mij op de een of andere manier herinnert en motiveert om de volgende stappen te zetten, om medewerkerbetrokkenheid daadwerkelijk naar een hoger plan te tillen. Misschien door benchmark-scores te tonen, of door mij op gezette tijden te triggeren met wetenschappelijke inzichten. Medewerkers kunnen dit trouwens ook goed gebruiken als motivatie om enquêtes in te vullen."