Remco

Van trainee naar implementatie-expert

Wat is je rol bij Nmbrs en wat doe je precies dagelijks?

"Mijn officiële rol is Implementation Consultant. Wat ik doe: ik help klanten bij het inrichten van Nmbrs. Ik train ze, help ze met gegevens overzetten, een soort eerste kennismaking in Nmbrs. Ik laat ze zien waar ze alles kunnen vinden, hoe ze contact met support kunnen leggen, hoe dingen werken. Het is eigenlijk een volledige onboarding van nieuwe klanten."

Je bent dus letterlijk het gezicht van Nmbrs?

"Ja, precies. Wij zijn vaak de eerste mensen van Nmbrs die klanten in het echt ontmoeten. De meeste collega's werken vanaf kantoor, maar wij gaan echt naar klanten toe. We vertegenwoordigen Nmbrs op locatie, nemen vaak wat leuke goodies mee en zien klanten later ook op events en trainingen. Je bent echt het uithangbord van de organisatie."

Hoe ben je bij eigenlijk Nmbrs terechtgekomen?

"Dat is een grappig verhaal. Ik ben begonnen als trainee bij Raet, dat nu ook onder Visma valt. Daar heb ik salarisadministratie geleerd en gedaan voor klanten. Dus precies wat onze klanten nu doen. Na ongeveer vijf jaar wilde ik een nieuwe uitdaging en ben ik bij een consultancybureau gaan werken dat ook opdrachten voor Nmbrs deed. Uiteindelijk kwam ik in contact met Nmbrs, kwam binnen en was gelijk verkocht. Dat was in 2013."

De belangrijkste stappen in een implementatie

Wat zijn de belangrijkste stappen die je neemt in zo'n implementatietraject?

"Eerst inventariseren. Ik ga vaak naar de klant toe op locatie. Een belangrijke stap is het verzamelen van gegevens. Dat is ook gelijk een mooi moment om alles op te schonen, want vaak is een administratie helemaal vervuild."

"De tweede stap is de inrichting van Nmbrs zelf. Dat alles goed ingesteld staat qua CAO, qua HR-workflows, qua rechten. De derde stap is training: dat de klant zelf weet hoe het werkt. En dan de laatste stap: het live gaan in januari."

En hoe lang duurt zo'n traject gemiddeld?

"De meeste klanten beginnen in augustus of september en lopen dan door tot januari. In januari gaan ze live met het creëren van loonstroken en het insturen van de loonaangiftes en pensioenaangiften, dan wordt het spannend. Sommige klanten starten pas in november of december. Gemiddeld duurt een implementatie vier tot zes maanden."

Wat is het leukste moment in zo'n implementatietraject?

"Het leukste is als je ziet dat ze het oppakken, dat ze het snappen en dat ze het ook leuk vinden. Ik krijg best wel vaak complimenten over hoe fijn ze het vinden omdat ze in Nmbrs zelf dingen kunnen doen. Dat het logisch is opgebouwd, dat het gebruiksvriendelijk is."

Uitdagingen bij klanten

Wat voor soort uitdagingen zie je vaak bij klanten tijdens zo'n traject?

"Vaak zitten de grootste aandachtspunten in complexe onderwerpen zoals CAO’s en loonberekeningen. Voor HR-teams is het soms even wennen, omdat ze in hun vorige systeem minder mogelijkheden hadden en nu juist veel meer zelf kunnen doen. Dat vraagt om een actievere rol, maar geeft ook veel meer grip en flexibiliteit."

Nmbrs is dus echt geschikt voor mensen die zelf dingen gaan uitzoeken?

"Ja, absoluut. Dat helpt wel om een project te laten slagen. Je hebt de vrijheid om alles op je eigen manier in te richten, en als je ergens hulp bij nodig hebt, staan we altijd voor je klaar. Onze trainingen en e-learnings helpen je daar ook bij."

Helpt het daarbij dat je zelf ook ervaring hebt met salarisadministratie?

"Zeker. Ik weet hoe het is om aan de andere kant te zitten. Ik weet hoe ondergewaardeerd salarisadministrateurs zich vaak voelen. Het is vaak een ondergeschoven kindje. Daarom vind ik het leuk om ze echt te helpen en ze veel aandacht te geven. Ik kan ze ook nieuwe ideeën geven over hoe dingen anders kunnen, en soms ook advies geven."

Structuur met flexibiliteit

Ziet elk implementatietraject er hetzelfde uit of is elk traject anders? 

"We hebben een vast programma dat helemaal uitgeschreven staat in onze projectmanagementtool. Daar staat precies waar je op moet letten en wat er moet gebeuren. Afspraken en tijdslijnen liggen vast. Maar binnen die structuur is er wel ruimte voor maatwerk."

"Sommige klanten willen dat je vaak langskomt, anderen bellen liever elke week online. Weer anderen willen vooral zelf aan de slag. Ik probeer altijd goed rekening te houden met degene die de lead heeft (meestal een salarisadministrateur), zodat die niet helemaal bezwijkt onder de druk van zo'n traject."

Samenwerking binnen Nmbrs

Hoe is de samenwerking binnen Nmbrs?

"De korte lijntjes werken heel goed. Ik werk veel samen met Sales, Customer Success, Support en onze Product owners. Als ik feedback krijg van klanten, schrijf ik het op en stuur ik het door. Voor CAO-inhoudelijke vragen schakel ik met onze specialisten. Alles gaat snel en direct."

Wat maakt werken bij Nmbrs voor jou bijzonder?

"Voor mij is het vooral de vrijheid. Dat we geen managers hebben, dat je zelf initiatief moet nemen, zelf verantwoordelijkheid moet nemen. Dat werkt voor mij heel goed. Het management loopt gewoon rond en die kan je altijd aanspreken. Het is allemaal heel informeel. Dat vind ik heel fijn."

Januari: de spannendste maand

Je had het al over januari. Wat gebeurt er dan precies?

"Dan gaan klanten live met hun eerste échte loonrun. Ik merk dat bijna iedereen ineens in paniek raakt. Dan krijg ik berichten van: 'Ik kan nog geen loonstroken vrijgeven, hoe kan dat nou?' Terwijl je van tevoren alles gecheckt hebt. Maar ja, dan is het ineens echt."

Hoe ga je daarmee om?

"Dan ben je eigenlijk meer coach dan consultant. Deze mensen zijn gewoon helemaal aan het stressen. Ik probeer ze gerust te stellen: 'Rustig blijven, het komt goed. In Nmbrs kun je dingen echt zo aanpassen. Als iets fout gaat, kun je het zo weer terugzetten.' Maar dat snappen ze niet altijd, want in andere pakketten kan dat niet. Je krijgt dan echt heel veel mail ineens, telefoontjes. Je bent echt een klankbord in die periode."

Remco's gouden tip

Heb je nog een gouden tip voor organisaties die overstappen naar nieuwe salarissoftware?

"Begin op tijd met inventariseren. Ik zou zeggen: voor de zomer al inventariseren, zoveel mogelijk demo's aanvragen, en dan een beslissing nemen voor de zomer. En dan een goede projectgroep maken met mensen van elke afdeling: HR, finance, salaris en IT. Begin op tijd, zo snel mogelijk."