Een effectief declaratiebeleid maken – zo doe je dat als mkb’er

Bonnetjes die weken later opduiken, discussie over wat nou wél of niet mag, of declaraties die blijven liggen... Veel mkb’ers hebben geen duidelijk declaratiebeleid. En dan is gedoe onvermijdelijk.
Een goed declaratiebeleid schept helderheid, voorkomt fouten en zorgt voor een soepele ervaring voor je medewerkers. En eerlijk? Het hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn.

Waarom een duidelijk declaratiebeleid zo belangrijk is

Het woord ‘beleid’ klinkt misschien wat zwaar, maar in de praktijk levert een declaratiebeleid je juist rust op. Het zorgt voor:

• minder discussies: iedereen weet wat de regels zijn;
• minder fouten: geen verrassingen achteraf;
• minder administratie: je bouwt automatisch een audittrail op.

Toch blijkt dat veel mkb’ers geen actueel of volledig declaratiebeleid hebben. En dat is zonde, want de voordelen zijn groot.

Wat hoort er in een goed declaratiebeleid?

1. Heldere regels per uitgavencategorie

Zeg duidelijk:

• wat wel en niet gedeclareerd mag worden;
• wanneer iets zakelijk is (en wanneer niet);
• wat de limieten zijn (bijv. hotelovernachting max €150 per nacht).

Met Nmbrs Expense stel je dit automatisch in. Medewerkers krijgen direct een melding als ze iets indienen dat buiten de regels valt.

2. Indienen en goedkeuren – wie, wat, wanneer?

Maak concreet:

• hoeveel dagen na aankoop je mag declareren;
• welke gegevens verplicht zijn (bon, projectcode);
• wie goedkeurt en hoe snel.

Met Nmbrs stel je per team of project een eigen workflow in. Minder gedoe, meer duidelijkheid.

3. Hoe zit het met bedrijfspassen en voorschotten?

Leg het verschil uit tussen:

• kosten met de bedrijfspas;
• privé voorgeschoten bedragen;
• aanvragen van voorschotten.

Nmbrs Expense biedt meerdere betaalopties, zoals directe terugbetaling of via de salarisronde.

4. Wat doe je in speciale situaties?

Niet alles is standaard. Denk aan:

• buitenlandse reizen (andere btw-regels, dagvergoedingen);
• teamuitjes (wanneer mag iets gedeclareerd worden?);
• thuiswerkkosten (zoals een bureaustoel of wifi).

Maak hiervoor aparte categorieën aan in je declaratiebeleid. Zo blijft het flexibel én overzichtelijk.

5. Denk aan fiscale regels en bewaartermijnen

Een sterk declaratiebeleid houdt rekening met:

• correcte btw-registratie;
• digitale opslag van bonnen;
• wat er gebeurt bij fouten of misbruik.

Nmbrs Expense checkt automatisch btw en regelt veilige opslag met tijdstempel.

6. Maak je declaratieproces auditproof

De Belastingdienst wil bewijs:

• van uitgaven (met bon en goedkeuring);
• van correcte btw;
• dat alles bewaard wordt volgens de regels.

Met Nmbrs heb je altijd alles compleet, digitaal en doorzoekbaar.

7. Zorg dat medewerkers het snappen

Een declaratiebeleid werkt alleen als medewerkers het snappen én weten waar ze het vinden. Dus:

• schrijf in gewone taal;
• geef voorbeelden (bijv. "dit mag je wel indienen, dit niet");
• maak het makkelijk vindbaar.

Nmbrs laat de regels zelfs zien op het moment dat iemand iets indient.

In 3 stappen naar een werkbaar declaratiebeleid

Stap 1: Vraag input
Praat met HR, finance én medewerkers. Wat werkt wel, wat frustreert?

Stap 2: Communiceer het helder
Lanceer je declaratiebeleid met voorbeelden, een korte uitleg en ruimte voor vragen.

Stap 3: Houd het up-to-date
Herzie het beleid elk jaar of zodra je bedrijf verandert. Met Nmbrs pas je alles snel aan en is je team direct op de hoogte.

Checklist: een goed declaratiebeleid bevat…

• Een duidelijke lijst van wat wel en niet mag
• Realistische limieten per categorie
• Heldere instructies voor indienen en goedkeuren
• Aparte regels voor uitzonderlijke situaties
• Fiscale richtlijnen en bewaartermijnen
• Toegankelijke uitleg in gewone taal

Een goed declaratiebeleid is geen overbodige luxe. Het scheelt tijd, voorkomt gedoe én maakt het je medewerkers makkelijker. Start vandaag nog met stroomlijnen en zorg voor rust in je declaratieproces.