Loonstrook controleren? Dit is hoe je fouten op de loonstroken voorkomt

Nieuwe wet- en regelgeving in 2025

Het begin van het jaar brengt vaak nieuwe wet- en regelgeving met zich mee. Belangrijke updates voor 2025 zijn onder andere:

• De nieuwe percentages voor loonheffing
• Aangepaste bedragen voor het minimumloon
• Gewijzigde pensioenpremies
• De verhoogde thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag

Benieuwd naar alle wijzigingen en hoe je jouw HR- en salarisadministratie hierop kunt aanpassen? Download hier het volledige overzicht.

De loonheffingskorting toepassen

Een klassieke fout met grote gevolgen: het toepassen van de loonheffingskorting bij meerdere werkgevers. Hoewel het de verantwoordelijkheid van de medewerker is om dit correct door te geven, kun je als HR-professional een ondersteunende rol spelen.

Door nieuwe medewerkers hierop te wijzen en hen te helpen begrijpen hoe de loonheffingskorting werkt, voorkom je verwarring en mogelijke problemen. Als het misgaat, kan dit namelijk leiden tot een dubbele korting, wat later nadelig uitpakt voor de medewerker.

Controleer bij nieuwe medewerkers altijd twee dingen:

1. Of ze ook in dienst zijn bij een andere werkgever
2. Bij welke werkgever de loonheffingskorting moet worden toegepast

Het uitgangspunt is simpel: de loonheffingskorting mag maar bij één werkgever worden toegepast. Normaal gesproken wordt dit toegepast bij de werkgever waar de medewerker het hoogste inkomen heeft. Wil je medewerkers hier optimaal in ondersteunen? Deel deze blog met ze voor uitgebreide informatie.

Bijtelling auto van de zaak

Bij medewerkers met een leaseauto is de bijtelling een belangrijk aandachtspunt. Vanaf 2025 gelden er nieuwe regels, vooral voor elektrische auto's. Controleer bij de eerste loonstrook van 2025:

• Het juiste bijtellingspercentage (22% voor reguliere auto's, 17% voor elektrische auto's tot € 30.000)
• De correcte cataloguswaarde
• De eigen bijdrage van de medewerker
• De startdatum van het leasecontract

In deze blog hebben we alles over de bijtelling voor je op een rijtje gezet.

De loonstrook controleren: begin het jaar goed

Voor de eerste loonstrook van 2025 adviseren we de volgende punten te controleren:

• Zijn alle nieuwe belastingregels en tarieven correct ingevoerd? Maak je gebruik van Nmbrs? Dan worden de nieuwe regels automatisch aangepast in het systeem, wel zo handig.
• Kloppen de persoonlijke gegevens van alle medewerkers?
• Is de loonheffingskorting bij de juiste werkgever toegepast?
• Zijn alle vaste en variabele toeslagen correct verwerkt?
• Zijn de nieuwe bedragen voor thuiswerkvergoeding aangepast?
• Kloppen alle bijtellingen voor leaseauto's?

Slim werken met de juiste tools

De start van een nieuw jaar brengt altijd veel veranderingen met zich mee in de salarisadministratie. Met de juiste software maak je deze overgang een stuk soepeler. Moderne HR- en salarissystemen nemen je veel werk uit handen door automatisch belangrijke wijzigingen te signaleren en toe te passen.

Nmbrs helpt je hierbij met slimme, gebruiksvriendelijke oplossingen. Onze software houdt alle wetswijzigingen automatisch bij en denkt proactief met je mee. Zo kun jij je focussen op wat echt belangrijk is: je medewerkers. Klaar voor een vliegende start in 2025? We vertellen je graag meer over hoe wij je kunnen ondersteunen.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als de loonheffingskorting verkeerd is toegepast?

Als de loonheffingskorting bij meerdere werkgevers is toegepast, betaalt de medewerker te weinig belasting. Dit verschil moet later worden terugbetaald aan de Belastingdienst. Dit kan oplopen tot honderden euro's per maand. Het is daarom belangrijk dit direct goed te regelen.

Hoe bereken ik de juiste thuiswerkvergoeding?

De thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag mag worden toegekend voor elke dag dat een medewerker thuiswerkt. Het is belangrijk om een goede administratie bij te houden van de thuiswerkdagen. Let op: voor dezelfde dag mag je niet én reiskostenvergoeding én thuiswerkvergoeding toekennen.

Wat moet ik doen als ik een fout ontdek in een verwerkte loonstrook?

Als je een fout ontdekt in een reeds verwerkte loonstrook, corrigeer je deze eenvoudig met een correctie run. Dit stelt je in staat om snel en effectief fouten te herstellen, zelfs met terugwerkende kracht. Informeer de betrokken medewerker direct over de fout en leg uit hoe en wanneer de correctie wordt verwerkt. Vergeet niet om de reden voor de correctie vast te leggen in je administratie.

Om fouten in de toekomst te voorkomen, kun je gebruikmaken van drie controlemomenten tijdens het salarisverwerkingsproces:

1. Salaris Input Checker – Controleer de ingevoerde gegevens voordat je de salarisrun start.
2. Run Controle – Voer een extra check uit tijdens het draaien van de run. Lees meer over de Run Controle.
3. Salaris Output Checker – Controleer de output na het draaien van de run om eventuele fouten te identificeren voordat de loonstroken worden verstuurd.

Hoe vaak moet ik de persoonlijke gegevens van medewerkers controleren?

Het is aan te raden om minimaal één keer per jaar alle persoonlijke gegevens te controleren. Het begin van het jaar is hier een logisch moment voor. Vraag medewerkers ook om wijzigingen direct door te geven, zodat de salarisadministratie altijd actueel blijft. Het meest eenvoudig is om dit te laten doen via mutatieformulier binnen je salarissoftware. Zo heb je altijd zicht op wijzigingen en verwerk je deze direct bij de medewerker gegevens.