Je ligt met een cocktail op een strandbed. Zon op je gezicht. En dan… ping. “Kun jij deze declaratie nog even goedkeuren?” Oeps. Daar ging je ontspanning.
Als je declaraties nog steeds via mailtjes binnenkomen, is de kans groot dat het proces sneller verzandt in chaos dan in een sluitende boekhouding. In deze blog duiken we in de bottlenecks van een traag of onduidelijk goedkeuringsproces, en wat je eraan kunt doen.
Goedkeuring blijft liggen bij de verkeerde persoon
In veel organisaties weet eigenlijk niemand precies wie iets moet goedkeuren. Is het de teamlead? De manager? HR? Of finance?
Zonder duidelijke rollen en bevoegdheden raken declaraties verdwaald. En het enige dat dan lekker blijft doorlopen, zijn de frustraties.
🛠️ Tip: Stel een vast en gelaagd goedkeuringsproces in.
Begin bijvoorbeeld met een declaratiebeleid waarin je dit vastlegt. Nog beter: gebruik automatische routing op basis van afdelingen of kostenplaatsen. Zo komt elke declaratie direct bij de juiste persoon terecht, ook als die op het strand ligt.
👉 Wil je duidelijke afspraken over declaraties binnen je organisatie?
Download dan ons gratis voorbeeld van een declaratiebeleid en voorkom gedoe, vertraging en misverstanden.
Geen mobiel gemak, geen goedkeuring
Managers zijn steeds minder op kantoor. Toch zitten veel goedkeuringsprocessen nog vast aan desktops of interne netwerken. Gevolg? Declaraties blijven liggen tot iemand weer even echt op kantoor is. En daar gaat je flow..
Met de Nmbrs Expense app dien je bonnetjes razendsnel in door ze te scannen met je telefoon. En krijg je er eentje via e-mail? Dan forward je ’m gewoon, de app doet de rest.
En als je zelf op vakantie bent? Dan stel je vooraf gewoon een tijdelijke vervanger in. Vergeet je dat? Dan kan een admin alsnog vastgelopen declaraties door de flow duwen.
Geen overzicht, geen actie
Declaraties die binnenkomen via mail, Excel en appjes? Dat is vragen om gedoe. Zonder centrale plek zie je niet wat er openstaat, wie er moet goedkeuren, of waar het blijft hangen.
Een realtime dashboard met automatische herinneringen maakt je goedkeuringsproces ineens een stuk soepeler.
Vertraging kost geld
Hoe later declaraties worden goedgekeurd, hoe later ze zichtbaar zijn in je financiële rapportages. En hoe groter de kans op fouten in je budget of projectplanning.
Denk aan:
- Budgetten die onbedoeld worden overschreden
- Cashflowprognoses die niet meer kloppen
- Projectkosten die niet tijdig worden doorbelast
💡 Wist je dat je in Nmbrs Expense budgetlimieten kunt instellen per type uitgave?
Als een medewerker daar overheen gaat, krijgt hij automatisch een melding, zonder dat jij als manager moet gaan navragen of ‘ie z’n bonnetje zelf wil uitleggen.
Geen duidelijk goedkeuringsproces, geen grip
Een goedkeuringsproces is niet zomaar een vinkje zetten. Het is een cruciale stap in je interne controle. Als je hier steken laat vallen, ontstaan risico’s: van dubbele declaraties tot uitgaven die nooit gecontroleerd zijn.
Richt een gelaagde flow in met duidelijke rollen, logging en automatische checks. Zo werk je sneller én veiliger.
Tijd om de boel te stroomlijnen tot een fijne goedkeuringsflow?
Een helder goedkeuringsproces voorkomt niet alleen stress op vakantie; het geeft je organisatie grip, snelheid en vertrouwen.
Tijd om de boel te stroomlijnen tot een fijne flow?
Een helder goedkeuringsproces voorkomt niet alleen stress op vakantie. Het geeft je organisatie grip, snelheid en vertrouwen.
📝 Weten hoe jouw goedkeuringsproces ervoor staat?
Doe de gratis Expense Management Scan en ontvang persoonlijk advies.
Of ontdek Nmbrs Expense, waarmee je declaraties, salaris en goedkeuringen naadloos aan elkaar knoopt — en je goedkeuringsflow een upgrade geeft die wél meebeweegt met je team.
