Je ligt met een cocktail op een strandbed. Zon op je gezicht. En dan… ping. “Kun jij deze declaratie nog even goedkeuren?” Oeps. Daar ging je ontspanning.
Als je declaraties nog steeds via mailtjes binnenkomen, is de kans groot dat het proces sneller verzandt in chaos dan in een sluitende boekhouding. In deze blog duiken we in de bottlenecks van een traag of onduidelijk goedkeuringsproces, en wat je eraan kunt doen.
Goedkeuring blijft liggen bij de verkeerde persoon
In veel organisaties weet eigenlijk niemand precies wie iets moet goedkeuren. Is het de teamlead? De manager? HR? Of finance? Als je geen duidelijke rollen en bevoegdheden hebt ingericht in het goedkeuringsproces, raken declaraties verdwaald. En het enige dat dan lekker blijft doorlopen, zijn de frustraties.
Stel daarom een vast en gelaagd goedkeuringsproces in. Je kunt ook al starten met een handig declaratiebeleid waarin je dit vastlegt. Bij voorkeur met automatische routing op basis van afdelingen, kostenplaatsen of projectcodes. Zo komt elke declaratie direct bij de juiste persoon terecht, ook als die op het strand ligt.
👉 Wil je duidelijke afspraken over declaraties binnen je organisatie?
Download dan ons gratis voorbeeld van een declaratiebeleid en voorkom gedoe, vertraging en misverstanden.
Geen mobiel gemak, geen goedkeuring
Managers zijn steeds minder op kantoor. Toch zitten veel goedkeuringsprocessen nog vast aan desktops of interne netwerken. Gevolg? Declaraties blijven liggen tot iemand weer even echt op kantoor is. En daar gaat je flow..
Een mobiele goedkeuringsflow, denk aan Nmbrs Expense, maakt het goedkeuren eenvoudig, waar je ook bent. Geen gedoe, gewoon even swipen, checken, en klaar.
Geen overzicht, geen actie
Als declaraties op verschillende plekken binnenkomen (e-mail, Excel, appjes), mist er overzicht in het goedkeuringsproces. En als niemand real-time inzicht heeft in openstaande of vertraagde declaraties, wordt het lastig om grip te houden.
Zorg dus voor één centrale plek met realtime statusoverzicht van alle declaraties, mét herinneringen. Dan zie je direct waar iets blijft hangen.
Vertraging kost geld
Hoe later declaraties worden goedgekeurd, hoe later ze zichtbaar zijn in je financiële rapportages. Je maakt dan beslissingen op basis van onvolledige informatie, dat kan dure gevolgen hebben.
Denk aan:
- Budgetten die onbedoeld worden overschreden
- Cashflowprognoses die niet kloppen
- Projectkosten die niet tijdig worden doorbelast
Automatiseer je goedkeuringsproces en zorg dat declaraties direct in je financiële overzicht komen zodra ze zijn goedgekeurd. Zo werk je met actuele cijfers, niet met achterstanden.
Geen duidelijk goedkeuringsproces, geen grip
Een goedkeuringsproces is niet alleen een vinkje zetten. Het is een cruciale stap in je interne controle. Als je daar steken laat vallen, ontstaan risico’s: van dubbele declaraties tot onterecht goedgekeurde uitgaven.
Richt een gelaagde flow in met duidelijke rollen, logging en compliance-checks. Met een goed ingericht goedkeuringsroces zorg je niet alleen voor snelheid, maar ook voor betrouwbaarheid en controle.
Tijd om de boel te stroomlijnen tot een fijne goedkeuringsflow?
Een helder goedkeuringsproces voorkomt niet alleen stress op vakantie; het geeft je organisatie grip, snelheid en vertrouwen.
✔️ Wil je weten hoe jouw goedkeuringsproces ervoor staat?
Doe de gratis Expense Management Scan en ontvang persoonlijk advies.
Of ontdek hoe je declaraties, salaris en goedkeuringen naadloos aan elkaar knoopt met Nmbrs Expense.
