Hoe declaraties verwerken je stiekem een vermogen kost

Martine Janzen

Je medewerker koopt een noise canceling koptelefoon van €89. Prima investering – op kantoor kan het er soms erg gezellig aan toe gaan. Maar dan begint het circus:

Het bonnetje blijft in de jaszak liggen.
De declaratie komt twee weken later via e-mail binnen, zonder btw.
De manager is op vakantie.
Finance zoekt naar een bijlage die niet bestaat.
Uiteindelijk wordt het bedrag verkeerd geboekt en pas volgende maand uitbetaald.

Eén declaratie.
Zoveel gedoe.
En jij doet dit dus 75 keer per maand?

Hoog tijd om declaraties verwerken slimmer aan te pakken.

1. Declaraties verwerken kost meer tijd dan je denkt

Wist je dat het gemiddeld 24 minuten duurt om één declaratie van aankoop tot boeking te verwerken? Denk aan bonnetjes zoeken, indienen, goedkeuren, verwerken in de administratie…
Heb je 15 medewerkers die elke maand vijf declaraties indienen?
Dan verwerk je 75 declaraties per maand.
Dat is samen goed voor 30 uur werk. Elke maand weer.
Met Nmbrs Expense scan je een bonnetje direct in, waarna het automatisch de juiste route volgt: van indienen tot goedkeuring en verwerking. Tijdwinst: ruim 70% minder werk.

2. Fouten maken = dubbel werk

Bij handmatig verwerken gaan bedragen fout, wordt btw verkeerd ingevuld of raken bonnetjes verkeerd gekoppeld. En ja, dat gebeurt vaker dan je denkt: 19% van de declaraties bevat fouten.
Elke fout bij declaraties verwerken kost weer extra tijd om op te sporen en te corrigeren. Nmbrs Expense doet dit automatisch bij het indienen. Foutje? Dan komt de declaratie niet eens door

3. Wachten op je geld is frustrerend

Maak concreet:

hoeveel dagen na aankoop je mag declareren;
welke gegevens verplicht zijn (bon, projectcode);
wie goedkeurt en hoe snel.

Met Nmbrs stel je per team of project een eigen workflow in. Minder gedoe, meer duidelijkheid.

Een app die het moeilijke werk doet?

Maak een foto van je bon en Nmbrs Expense vult automatisch alle benodigde gegevens voor je onkostendeclaratie in.

Probeer het zelf

4. Geen bon = geen btw terug

Leg het verschil uit tussen:

kosten met de bedrijfspas;
privé voorgeschoten bedragen;
aanvragen van voorschotten.

Nmbrs Expense biedt meerdere betaalopties, zoals directe terugbetaling of via de salarisronde.

5. Audits zonder stress

Handmatige processen zijn zelden auditproof. Bonnetjes slingeren rond, goedkeuringen staan in e-mails, regels zijn onduidelijk. Gevolg?

Extra stress
Uren zoekwerk bij declaraties verwerken
Kans op boetes

Met Nmbrs Expense heb je alles netjes digitaal opgeslagen. Inclusief audittrail en duidelijke rapportages per medewerker, kostenpost of periode. Stressvrije audits. Gewoon geregeld.

Wat levert automatiseren van declaraties verwerken op?

KPI	Handmatig	Geautomatiseerd met Nmbrs
Tijd per declaratie	24 minuten	± 7 minuten
Foutpercentage	19%	< 5%
Gemiddelde doorlooptijd	5–10 dagen	1–2 dagen
Aantal verloren bonnetjes	± 15%	< 1%
Voorbereiding audit	Dagen	Uren / automatisch

Rekenvoorbeeld:
75 declaraties x 24 minuten = 30 uur
Automatiseren = 75 x 7 minuten = 8,75 uur
Winst = ruim 21 uur per maand
Stel €40 per uur aan loonkosten = €840 per maand bespaard