De bewaartermijn van het personeelsdossier is geen nattevingerwerk. Voor het ene document geldt twee jaar, voor het andere zeven — en soms zelfs vijftien. Onduidelijk? Niet meer na deze blog.
We zetten alles op een rij:
- welke documenten je hoelang moet bewaren
- wat je vooral níet te lang moet laten slingeren
- en hoe Nmbrs dit automatisch voor je regelt
Waarom is de bewaartermijn van het personeelsdossier zo belangrijk?
Het personeelsdossier bevat gevoelige informatie. Denk aan beoordelingsverslagen, loongegevens en ziekteverzuim. Deze gegevens helpen je als HR of salarisadministratie bij:
- het voeren van een goed personeelsbeleid
- onderbouwing bij verzuim en functioneren
- controles door de Belastingdienst of UWV
Maar: je mag niet eindeloos alles bewaren. De AVG (privacywetgeving) stelt strikte eisen. Bewaar je informatie te lang, dan riskeer je een boete. Verwijder je iets te snel, dan mis je cruciale documenten.
Bewaartermijn personeelsdossier per documenttype
Hieronder vind je de meest voorkomende onderdelen uit het personeelsdossier, mét bijbehorende bewaartermijn.
1. Arbeidsovereenkomst en loonadministratie
Denk aan arbeidsovereenkomsten, loonstroken, salariswijzigingen en gegevens voor de Belastingdienst.
Bewaartermijn personeelsdossier: 7 jaar Dit is de fiscale bewaarplicht.
2. Beoordelingen en functioneren
Zoals gespreksverslagen, verbetertrajecten of waarschuwingen.
Bewaartermijn: 2 jaar na uitdiensttreding Tenzij je kunt aantonen dat je ze nog nodig hebt voor bijvoorbeeld een juridische procedure.
3. Ziekteverzuim en re-integratie
Beperkt tot functionele gegevens (dus géén medische informatie!).
Bewaartermijn: 2 jaar na uitdiensttreding Voor de meeste verzuimregistraties geldt dezelfde termijn als bij functioneren.
4. Kopie identiteitsbewijs
Alleen verplicht in het kader van loonheffingen.
Bewaartermijn: 5 jaar na uitdiensttreding Daarna ben je verplicht om het te vernietigen.
5. Pensioen- en verzekeringsinformatie
Bijvoorbeeld informatie over pensioenopbouw of aansprakelijkheidskwesties.
Bewaartermijn: soms tot 15 jaar Check hiervoor de specifieke voorwaarden van de uitvoerende partij.
Te lang bewaren? Of te vroeg weggooien?
Beide zijn een risico. Wat we vaak zien: bedrijven bewaren ‘voor de zekerheid’ alles. Handig? Niet echt. Je loopt AVG-risico, maakt je systeem onnodig traag én raakt het overzicht kwijt.
Een goed ingericht systeem zorgt dat je precies weet:
- wat je hebt opgeslagen
- waar het staat
- wanneer het verwijderd moet worden
Dat scheelt niet alleen stress bij een controle, maar geeft ook rust in je dagelijkse werk.
In Nmbrs zit de bewaartermijn personeelsdossier slim ingebouwd
Het fijne aan een personeelsdossier in Nmbrs? Je hoeft niet meer te werken met losse mapjes of Excel-bestanden.
✔ In de GDPR-tool kun je de bewaartermijnen instellen volgens de AVG-regels
✔ Je hebt één centrale plek om in te zien welke gegevens je bewaart
✔ Alles is veilig opgeslagen en makkelijk terug te vinden
Let op: de tool werkt niet automatisch. Je krijgt géén meldingen als documenten verlopen of verwijderd mogen worden, maar je kunt dit wel eenvoudig zelf controleren binnen de GDPR-tool.
📂 Wil je ook je personeelsdossiers overzichtelijk en AVG-proof inrichten? Boek een demo en ontdek hoe je dat aanpakt met Nmbrs.
