Je HR-administratie staat. Contracten en personeelsgegevens zijn netjes opgeslagen en je salarisverwerking loopt soepel. Maar naarmate je organisatie groeit, groeit ook het aantal terugkerende HR-processen. Denk aan het aannemen van nieuwe medewerkers, het versturen van contracten, het uitgeven van bedrijfsmiddelen of het beheren van goedkeuringsprocessen. Het zijn taken die steeds meer tijd kosten als je ze handmatig blijft uitvoeren.
Met het Nmbrs Advanced pakket automatiseer je juist deze processen. Hieronder ontdek je vijf slimme functies waarmee je terugkerende HR-processen eenvoudiger, sneller en consistenter organiseert.
1. Geen gedoe meer met contracten ondertekenen
Een nieuwe medewerker heeft zijn contract ontvangen, maar daarna begint vaak het echte werk. Het document wordt per e-mail verstuurd, uitgeprint, ondertekend, gescand en weer teruggestuurd. Vervolgens moet HR controleren of alles compleet is en het ondertekende contract handmatig opslaan in het personeelsdossier. Zeker wanneer je meerdere nieuwe medewerkers tegelijk aanneemt, kost dit onnodig veel tijd en ontstaat al snel het risico op vertraging of zoekgeraakte documenten.
Met Digitaal Ondertekenen verloopt dit proces volledig digitaal. Contracten en andere HR-documenten verstuur je rechtstreeks vanuit Nmbrs. Medewerkers ondertekenen online, waarna het document automatisch wordt opgeslagen in het juiste personeelsdossier. Zo werk je sneller, voorkom je losse versies en houd je alle documenten centraal op één plek. Bovendien zijn digitaal ondertekende documenten juridisch geldig volgens de eIDAS-verordening.
In deze video zie je hoe Digitaal Ondertekenen werkt:
2. Eén sjabloon, altijd het juiste document
Een arbeidsovereenkomst, addendum of werkgeversverklaring bevat vaak grotendeels dezelfde informatie. Toch begint HR in veel organisaties steeds opnieuw met een bestaand document dat handmatig wordt aangepast. Namen, salarissen, functietitels en ingangsdata moeten worden gecontroleerd en gewijzigd. Dat kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans op fouten of verouderde informatie.
Met Documentsjablonen maak je één slim Word-sjabloon dat automatisch wordt gevuld met de gegevens uit Nmbrs. Je kunt gebruikmaken van vaste teksten én variabele gegevens, zoals naam, functie, salaris of bedrijfsgegevens. Zo genereer je in een paar klikken een compleet document dat direct klaar is voor gebruik of digitaal kan worden ondertekend.
Doordat alle gegevens rechtstreeks uit de HR-administratie worden opgehaald, hoef je niets meer over te typen en werk je altijd met de meest actuele informatie. Bovendien kun je de sjablonen volledig in de huisstijl van je organisatie opmaken, inclusief tabellen, afbeeldingen en opmaakstijlen.
3. Geef iedere nieuwe medewerker dezelfde goede start
Een goede onboarding begint al vóór de eerste werkdag. Toch bestaat het proces in veel organisaties nog uit losse checklists, e-mails en herinneringen. IT moet een account aanmaken, HR verstuurt documenten, een manager plant een kennismaking en iemand moet nog een laptop regelen. Als één stap wordt vergeten, merkt een nieuwe medewerker dat direct.
Met Onboarding Workflows automatiseer je het volledige onboardingproces. Taken worden automatisch toegewezen, documenten worden verstuurd en logins kunnen zelfs automatisch worden vrijgegeven. Zo weet iedere betrokkene precies wat er moet gebeuren en doorloopt iedere nieuwe collega hetzelfde proces.
Zo starten nieuwe medewerkers goed voorbereid aan hun eerste werkdag én bespaart HR veel handmatig werk. Uit de praktijk blijkt dat organisaties hierdoor 28% minder handmatig werk hebben tijdens onboarding en nieuwe medewerkers tot 60% sneller in dienst kunnen nemen dankzij slimme workflows.
4. Automatiseer al je terugkerende HR-processen
Onboarding is vaak pas het begin. Ook promoties, contractverlengingen, functiewijzigingen, verlofaanvragen of offboarding bestaan uit vaste stappen die steeds opnieuw terugkomen. In de praktijk worden die processen vaak geregeld via e-mail, Excel-lijstjes of losse taken. Dat werkt zolang een organisatie klein is, maar wordt al snel onoverzichtelijk naarmate er meer medewerkers bijkomen.
Met Custom HR Workflows richt je deze processen één keer in, precies zoals jouw organisatie werkt. Zodra een gebeurtenis plaatsvindt, worden automatisch de juiste taken gestart en toegewezen aan de juiste collega's. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren, zonder dat HR alles handmatig hoeft te coördineren.
"We hebben inmiddels zo'n vijftig workflows ingericht. Medewerkers kunnen veel HR-zaken zelf eenvoudig regelen. Met HR workflows worden ze op het juiste moment in het proces ingeschakeld. Alles loopt gewoon heel soepel nu."
Mandy Both, HR Manager bij Dudok
5. Altijd overzicht over bedrijfsmiddelen
Bij een nieuwe medewerker moet vaak van alles geregeld worden: een laptop, telefoon, toegangspas, sleutel of andere bedrijfsmiddelen. En wanneer iemand uit dienst gaat, wil je zeker weten dat alles weer wordt ingeleverd. Toch wordt dit in veel organisaties nog bijgehouden in Excel-bestanden of losse e-mails, waardoor het overzicht snel verdwijnt.
Met Verstrekkingen leg je eenvoudig vast welke bedrijfsmiddelen aan welke medewerker zijn uitgegeven. Daardoor beschikken HR en IT altijd over een actueel overzicht en verloopt zowel onboarding als offboarding een stuk soepeler.
Ontdek het zelf
Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? Bekijk de interactieve demo en ontdek hoe jouw organisatie nog meer uit Nmbrs haalt.
En wil je precies weten wat er allemaal in Advanced zit? Vergelijk de pakketten hier.
