25 jaar in dienst. Een mijlpaal, een zilveren jubileum én… een mooie vergoeding? Maar hoe werkt dat precies? Wat blijft er netto over van die bruto jubileumuitkering? En hoe zorg je als werkgever dat dit administratief vlekkeloos verloopt? In deze blog lees je alles over de regels, wat er op de loonstrook en jaaropgaaf moet staan en hoe Nmbrs je helpt om dit soepel te regelen.
Heb je recht op een vergoeding bij 25 jaar in dienst?
In Nederland mág een werkgever een jubileumuitkering geven bij 25 en 40 jaar dienstverband. Maar: dit is geen automatisch recht. Een medewerker heeft alleen recht op zo’n vergoeding als:
-
het in de cao is vastgelegd (veel sectoren hebben een regeling voor een 25-jaar-in-dienst bonus), of
-
de werkgever dit als beleid voert, bijvoorbeeld in arbeidsvoorwaarden of omdat het al jarenlang standaard wordt uitgekeerd.
Staat er niets in de cao of arbeidsvoorwaarden?
Dan bepaalt de werkgever zelf óf hij een jubileumuitkering geeft — en zo ja, hoe hoog deze is (binnen de fiscale vrijstelling van maximaal één bruto maandloon).
Hoeveel krijg je bij 25 jaar in dienst?
Bij een 25-jarig werkjubileum mag een werkgever een onbelaste jubileumuitkering geven ter hoogte van maximaal één bruto maandloon. Dat maandloon wordt fiscaal bepaald en bestaat uit:
-
het reguliere maandloon (kolom 14 van de loonstaat)
-
1/12 van de vakantiebijslag
-
1/12 van vaste, gegarandeerde bonussen
-
eventueel 1/12 van het IKB-keuzebudget
-
Omdat deze uitkering onder de vrijstelling valt, wordt het bruto bedrag uiteindelijk netto uitbetaald. Maar: de hoogte van de uitkering is dus altijd gebaseerd op het bruto maandloon, niet op het netto loon.
Voorbeeld '25 jaar in dienst'- vergoeding
Voorbeeld
Een medewerker is 25 jaar in dienst. Zijn fiscale maandloon (inclusief 1/12 vakantiegeld en 1/12 vaste bonussen) komt uit op €3.500 bruto.
De werkgever mag dan een jubileumuitkering van €3.500 geven die volledig binnen de vrijstelling valt.
➡️ Dit bedrag wordt daardoor netto uitbetaald.
➡️ De medewerker ontvangt dus €3.500 op zijn rekening, maar fiscaal heet dit een bruto vrijgestelde uitkering.
Niet pas na 25 jaar in dienst waardering uitspreken?
Onze cheatsheet zit boordevol manieren om waardering uit te tonen naar collega's in verschillende situaties. Iets wat je elke dag kunt doen. Bovendien lees je hier ook hoe je van administratieve wijzigingen een waarderingsmoment kunt maken.
Wanneer is een jubileumuitkering onbelast?
Een '25 of 40 jaar in dienst'- vergoeding is onbelast als:
-
de medewerker 25 of 40 jaar in dienst is
-
de werkgever maximaal één bruto maandloon uitkeert volgens de fiscale berekening
-
dat maandloon is inclusief:
-
1/12 vakantiebijslag
-
1/12 vaste gegarandeerde bonussen
-
1/12 IKB-keuzebudget (als dat van toepassing is)
-
Voldoet de uitkering aan deze voorwaarden? Dan valt deze onder de vrijstelling uit het Handboek Loonheffingen en komt de uitkering netto bij de medewerker terecht.
Wat moet op de loonstrook en jaaropgaaf?
Om alles administratief correct te verwerken, moet de uitkering op de juiste manier zichtbaar zijn op de loonstrook en jaaropgaaf.
'25 of 40 jaar in dienst'- vergoeding op loonstrook
De werkgever vermeldt de jubileumuitkering als één aparte post, bijvoorbeeld:
-
Vrijgestelde jubileumuitkering: €3.500
Omdat de uitkering binnen de fiscale vrijstelling valt, wordt deze netto uitbetaald.
Op de loonstrook staat de post daarom als ‘vrijgestelde vergoeding’ of ‘belastingvrije vergoeding’.
Let op:
De berekening van het fiscale maandloon (bijv. inclusief 1/12 vakantiegeld of vaste bonussen) is alleen een interne berekening om te bepalen wat het maximumbedrag is.
Deze componenten verschijnen niet als losse regels op de loonstrook.
Jaaropgaaf
-
Belastingvrij?
Dan wordt de '25 jaar in dienst'-vergoeding niet meegenomen in het fiscale jaarloon en verschijnt deze niet op de jaaropgaaf. -
Niet volledig vrijgesteld?
Dan wordt het belastbare deel als bruto loon opgegeven op de jaaropgave en valt het onder de gewone loonheffing.
Hoe Nmbrs helpt bij de correcte verwerking
Bij Nmbrs begrijpen we dat je als HR- of payroll-professional niets wilt missen. Daarom hebben we in onze software een HR-workflow waarmee:
- je ruim van tevoren een notificatie krijgt wanneer een werknemer 25 jaar in dienst is.
- de payroll-afdeling een signaal ontvangt om de uitkering correct op de loonstrook te zetten.
- je eenvoudig een rapportage kunt draaien om te zien welke medewerkers binnenkort in aanmerking komen voor een jubileumuitkering.
25 jaar in dienst is echt een belangrijk moment, zowel voor de werknemer als voor de werkgever. Door deze vergoeding correct te verwerken en deze tijdig te signaleren met Nmbrs, laat je als werkgever zien dat je je medewerkers waardeert. Wil je meer weten over hoe Nmbrs jouw HR-processen kan optimaliseren? Boek een demo!
