Overstappen naar nieuwe payrollsoftware? Begin nu, niet in november

Waarom wachten tot november geen optie is

Een overstap kost tijd, en dat wordt vaak onderschat. Data uit het oude pakket exporteren, de nieuwe omgeving inrichten, salarisinstellingen testen: afhankelijk van de grootte van je kantoor reken je op zeker een week aan volledige inrichting. Begin je daar pas in november aan, dan loop je die tijd in tegen precies de periode waarin de laatste loonruns van het jaar én de jaarovergang ook nog moeten gebeuren. Dat is geen overstap meer, dat is brandjes blussen.

Wat kantoren die het slim aanpakken nu al doen

De kantoren die per 1 januari soepel overgaan naar een nieuw systeem, zijn dezelfde kantoren die in september al een paar dingen op orde hebben:

• De overstap nu inplannen, niet in november. Je kunt in principe op elk moment overstappen, geen jaarcontracten die je vasthouden, maar reken op zeker een week voor een volledige inrichting.
• Een vast aanspreekpunt tijdens de conversie. Iemand met ervaring in de overstap vanuit andere pakketten, zodat je niet zelf hoeft uit te zoeken hoe de migratie werkt.
• Historische data en lopende dossiers exporteren. Bedrijfsgegevens, arbeidsvoorwaarden en de laatste loonstroken uit het oude pakket. Met een duidelijke checklist weet je precies wat je nodig hebt.
• Een testrun draaien vóór het einde van het jaar. Zo weet je zeker dat alles klopt, nog voordat het in januari menens wordt.

De vraag die je jezelf nu moet stellen

Overstappen op software kost altijd tijd, of je het nu in september regelt of in november. Het verschil is alleen: in september heb je die tijd nog, in november niet meer. De vraag is dus niet óf je overstapt, maar wanneer je hem inplant.

Wil je weten hoe die overstap er voor jouw kantoor uitziet? Plan een vrijblijvend adviesgesprek en je weet direct waar je aan toe bent.