Wat is een kwitantie en wanneer gebruik je er een?

Wat is een kwitantie?

Een kwitantie is een ondertekend bewijs dat een bedrag is ontvangen. De ontvanger bevestigt met zijn handtekening dat de betaling binnen is. De betaler houdt het document als bewijs dat de schuld is voldaan.

Volgens artikel 6:48 van het Burgerlijk Wetboek heb je als betaler bij elke betaling recht op zo'n bewijs. In de praktijk schrijf je als ontvanger alleen een kwitantie uit als de klant er expliciet om vraagt, bijvoorbeeld bij een contante betaling. Bij een bankoverschrijving is het bankafschrift meestal al voldoende bewijs.

Wanneer gebruik je een kwitantie?

Een kwitantie is handig bij:

• Een contante betaling, waarbij je geen digitaal spoor overhoudt.
• Een verkoop tussen particulieren, zoals tweedehands spullen of een geleend bedrag dat wordt terugbetaald.
• Een aanbetaling of borg die je terugbetaalt of ontvangt.
• Een particulier die iets levert aan een bedrijf zonder zelf een factuur te kunnen sturen, omdat hij geen kvk- of btw-nummer heeft.

Ben je ondernemer en verkoop je iets aan een klant? Dan stuur je in de meeste gevallen een factuur, zeker zodra je btw-plichtig bent. Een kwitantie is geen vervanging voor een factuur. Het is een eenvoudig bewijs voor situaties waarin geen factuur nodig of mogelijk is.

Kwitantie: wat moet erop staan?

Een kwitantie hoeft niet aan vaste wettelijke eisen te voldoen, maar deze gegevens horen er wel altijd op:

• De datum van de betaling;
• Naam (en adres) van wie betaalt en wie ontvangt;
• Een omschrijving van het product of de dienst;
• Het bedrag;
• De handtekening van de ontvanger.

Het btw-tarief en een kvk-nummer staan er bewust niet op: die horen bij een factuur, niet bij een kwitantie. 

Kwitantievoorbeeld

Kwitantie of factuur: het verschil in je dagelijkse administratie

Krijg je als ondernemer een kwitantie van een particulier voor een zakelijke uitgave? Dan mag je de kosten gewoon boeken, maar je trekt er geen btw op af. Die staat er immers niet op. Verkoop je zelf iets als ondernemer? Dan stuur je in de meeste gevallen een factuur en gebruik je de kwitantie hooguit als aanvullend bewijs bij een kleine contante betaling.

Een kwitantie boeken en opgeven bij de Belastingdienst

Ontvang je zelf een bedrag via een kwitantie? Boek het als inkomsten. Betaal je iemand anders en krijg je een kwitantie terug? Boek het bedrag als kosten en bewaar de kwitantie als bewijsstuk, zonder btw-aftrek.

Geef je als particulier regelmatig kwitanties af voor iets dat je verkoopt of doet, bijvoorbeeld een klusje of een verkoop via Marktplaats? Dan kunnen die ontvangen bedragen belast inkomen zijn. Meestal geef je deze op als resultaat uit overige werkzaamheden. Twijfel je of dit voor jouw situatie geldt? Leg het dan voor aan een boekhouder of de Belastingdienst.

Kort samengevat

Een kwitantie is een simpel, ondertekend bewijs van betaling. Handig bij een contante betaling of een particuliere verkoop, maar geen vervanging voor een factuur zodra je als ondernemer btw-plichtig verkoopt.

Nmbrs Invoicing is gebouwd voor dat laatste: in een paar klikken maak je een professionele factuur met het juiste btw-tarief en een automatisch factuurnummer. Benieuwd hoe dat werkt? Probeer Nmbrs Invoicing 30 dagen gratis.