E-facturatie wordt verplicht: wat verandert er vanaf 2030

Geen paniek: de deadline ligt nog een paar jaar verderop. Maar hoe eerder je weet wat er verandert, hoe minder haast je straks hebt. In dit artikel lees je wat de verplichting inhoudt, welke data je in de gaten moet houden en wat je nu al kunt doen.

Wat houdt de e-factuurplicht in?

Een e-factuur is geen foto of scan van een document. Het zijn gegevens in een vaste, machineleesbare structuur: het systeem van je klant leest het bedrag, de btw en de referenties automatisch uit, zonder dat iemand overtypt. 

Voor jou als verzender verandert vooral de techniek, niet het idee van factureren zelf. Je stuurt nog steeds dezelfde gegevens, alleen in een ander formaat. Het versturen en ontvangen van die e-facturen loopt in de EU via Peppol: een beveiligd netwerk waarmee bedrijven en overheden gestandaardiseerde facturen uitwisselen.

Het effect reikt verder dan jij en je klant: ook de Belastingdienst kan die gegevens straks automatisch binnenkrijgen, zonder dat jij of je boekhouder daar apart werk voor hoeft te doen.

De tijdlijn: welke data moet je in de agenda zetten?

Het kabinet voert de verplichting in twee stappen in:

• 1 juli 2030: verplicht voor facturen aan ondernemers in andere EU-landen.
• 1 juli 2031: verplicht voor facturen binnen Nederland.

Dat is nog niet in beton gegoten: er moet eerst een wetsvoorstel langs de Tweede Kamer, gepland voor de zomer van 2027. De exacte regels liggen dus nog niet vast.

Let op: in België is e-facturatie via Peppol al verplicht sinds 1 januari 2026. Dit staat los van de Nederlandse regeling hierboven. Heb je Belgische klanten? Dan moet je hun dus al via Peppol factureren.

Niet alleen een verplichting: wat levert het ook op?

De insteek van het kabinet is simpel: minder btw-fraude. Btw-fraude opsporen kost minder tijd als factuurdata al digitaal binnenkomt. Voor de Belastingdienst betekent dat gerichter toezicht. Maar de verplichting is niet alleen een hoepel waar je doorheen moet.

Gestructureerde facturen schelen jou ook tijd: geen handmatig overtypen bij de ontvanger, minder kans op fouten en een factuurproces dat al klaarstaat voor verdere automatisering. En omdat de EU de regels tussen lidstaten meer op elkaar afstemt, krijg je als ondernemer die internationaal werkt uiteindelijk met minder verschillende regels te maken in plaats van meer.

Kortom: de verplichting kost nu wat aanpassingstijd, maar het resultaat is een factuurproces met minder gedoe, niet meer.

Wat betekent dit in de praktijk voor jouw bedrijf?

Pdf per e-mail is straks niet meer genoeg: facturen moeten voortaan in dat vaste digitale formaat staan. Zowel de facturen die je zelf verstuurt als de facturen die je ontvangt van leveranciers en andere ondernemers.

Dat betekent dat je facturatiesoftware nodig hebt die hierop is voorbereid en die kan koppelen met een netwerk zoals Peppol. Werk je nu nog met losse Word- of Excel-facturen, dan is die overstap groter dan wanneer je al met facturatiesoftware werkt. 

Werk je met een vaste accountant? Dan is er nog een voordeel: software die e-facturen ondersteunt en dagelijks doorstroomt naar de boekhouding van je accountant, geeft de accountant realtime cijfers in plaats van een stapel werk rond het kwartaal. Je accountant verwerkt dan minder en adviseert meer.

De verplichting betekent ook dat je factuurgegevens automatisch bij de Belastingdienst terechtkomen, met een bewaartermijn van 10 jaar. Je eigen wettelijke bewaarplicht voor facturen staat daar los van.

Zo zet je de eerste stappen naar e-facturatie

De verplichting gaat in vanaf 2030, maar een paar dingen nu al regelen scheelt je straks stress:

• Check of je huidige facturatiesoftware e-facturatie via Peppol al ondersteunt, of hier klaar voor wordt gemaakt.
• Breng in kaart met welke landen en klanten je grensoverschijdend zaken doet: daar geldt de verplichting als eerste.
• Stem met je accountant af hoe jullie het facturatieproces op elkaar laten aansluiten.
• Volg de ontwikkelingen rond het wetsvoorstel, zodat de aanpassing straks geen verrassing is.

Hoe eerder je weet of je software klaar is, hoe rustiger de overstap verloopt wanneer de verplichting daadwerkelijk ingaat.

E-facturatie regelen met Nmbrs Invoicing

Met Nmbrs Invoicing verstuur en ontvang je nu al e-facturen via Peppol. Versturen is gratis, dus je hoeft niet te wachten tot 2030 om te testen hoe het werkt.

Of je nu zzp'er bent met een paar facturen per maand, of een bedrijf dat meegroeit: hoe eerder je proces klaarstaat voor e-facturatie, hoe minder haast je straks hebt. Wil je zien hoe dat voor jou bedrijf werkt? Start een gratis proefperiode van 30 dagen bij Nmbrs Invoicing. Geen betaalgegevens nodig.

Veelgestelde vragen over e-facturatie

Geldt de verplichting ook voor zzp'ers?

In principe wel: de verplichting geldt voor facturen tussen ondernemers, en zzp'ers vallen daaronder. Het kabinet onderzoekt nog de precieze gevolgen per groep ondernemers, dus hou de ontwikkelingen in de gaten.

Moet ik nu al overstappen?

Nee. De verplichting start op 1 juli 2030. Eerder beginnen maakt de overstap later wel makkelijker.

Moet e-facturatie per se via Peppol?

Het kabinet heeft nog niet vastgelegd met welk systeem je moet versturen. Peppol is wel al het meest gebruikte netwerk voor e-facturatie binnen de EU en ligt daarom voor de hand als standaard.

Wat als mijn bedrijf nog niet klaar is als de verplichting ingaat?

Dat is nog niet bekend: het wetsvoorstel moet nog langs de Tweede Kamer en de uitwerking van de regels wordt nog bepaald. Op tijd beginnen voorkomt in elk geval dat je op het laatste moment moet schakelen.