Jouw vragen over Expenses
Expenses is onze uitgebreide declaratiemodule waarmee je klanten sneller en overzichtelijker declareren. Op deze pagina vind je antwoord op de vragen die je het vaakst krijgt. Van wat Expenses precies is tot hoe je het inricht en verkoopt bij je klanten.
Over Expenses
-
Meer dan de basis
Expenses gaat verder dan de gratis declaratiemodule met OCR-scannen, goedkeuringsflows op maat en budgetbeheer per categorie.
-
Eén omgeving, geen aparte login
Expenses heeft een eigen omgeving, maar je klant bereikt die direct vanuit Nmbrs Payroll. Geen los wachtwoord nodig.
-
Extra omzet per klant
Als plus feature verkoop je Expenses boven op de basismodule. Meer waarde voor je klant, meer omzet voor je kantoor.
Wat is Expenses precies?
Expenses is de declaratiemodule waarmee medewerkers bonnetjes scannen, reiskosten declareren en dagvergoedingen indienen via een app. Managers keuren declaraties goed en alles komt automatisch op de loonstrook terecht. Expenses is een plus feature: een betaalde uitbreiding op de standaard HR & salarismodule.
Nmbrs Payroll heeft ook een gratis declaratiemodule, geschikt voor eenvoudige declaraties. Expenses gaat verder met OCR-scannen, goedkeuringsflows op maat, budgetbeheer en directe uitbetaling. Voor klanten met meer dan een handvol medewerkers is dat het verschil tussen 'iets' regelen en het goed inrichten.
Waarom Expenses aanbieden?
Met Expenses breid je je dienstverlening uit. Je adviseert niet alleen over de basis, maar richt ook een oplossing in die past bij hoe je klant werkt, van goedkeuringsflows tot rapportage. Zo groei je mee met wat je klant nodig heeft.
Algemeen
Dit moet je weten
reiskosten declareren en dagvergoedingen indienen. Managers kunnen declaraties
goedkeuren en alles wordt automatisch verwerkt op de loonstrook. Het is een
zogenaamde 'plus feature': een betaalde uitbreiding buiten de core HR & salarismodule
van Nmbrs.
Nee. Expenses is een gewhitelabeld product. Het is gebouwd door een externe partij (Findity) maar aangeboden onder de Nmbrs Payroll-naam via de Nmbrs Marketplace. Het heeft een eigen omgeving die je direct kan bereiken via je Nmbrs Payroll omgeving. Je hebt geen aparte login nodig voor dit product.
Nmbrs heeft een basismodule voor declaraties die onderdeel is van het standaard product. Expenses gaat verder: het biedt OCR-scannen van bonnen, goedkeuringsflows op maat, reiskostencalculatie, budgetbeheer per categorie, bedrijfskaart beheer, directe uitbetaling via ISO-betaalbestand en een volwaardige manager-app. Voor klanten met meer dan een handvol medewerkers of complexere declaratie behoeften heeft Expense duidelijk meerwaarde.
Verkoop & commercieel
Wat Expenses oplevert voor je kantoor
Als accountantskantoor ontvang je 10% kickback fee op het maandelijkse abonnement van elke klant die Expenses gebruikt. Dit geldt ook voor de andere Plus Features. De kickback wordt maandelijks verrekend op je Nmbrs Payroll abonnement.
Je kan voor implementatie en support een eigen pakket maken om aan je klanten te verkopen. Wij raden ofwel aan om voor de implementatie €XXX te vragen en daarna een maandelijkse extra fee van €XXX voor support. Eventueel kunnen jullie ook kiezen voor een all-in-pakket van €375,-. Dit is vergelijkbaar met wat andere accountantskantoren vragen voor Expenses.
De facturatie verloopt rechtstreeks tussen Nmbrs Payroll en de eindklant. Het kantoor ontvangt zijn kickback fee separaat. Je hoeft als kantoor dus niet zelf te factureren voor de licentiekosten van de tool.
De prijs is afhankelijk van het aantal actieve medewerkers van de klant. De exacte tarieven zijn hier zichtbaar.
• Signaleer de behoefte: heeft de klant medewerkers die declaraties indienen? Zijn er klachten over het huidige proces?
• Toon de meerwaarde: bonnetjes scannen via app, goedkeuringsflow, directe uitbetaling op loonstrook.
• Noem de prijs: op basis van het aantal medewerkers, zichtbaar hier.
• Bied implementatie aan: als kantoor richt jij het in en geef je continu support, dit is jullie meerwaarde en extra dienstverlening.
• Sluit af met aankoop in de Marketplace en plan een implementatie gesprek.
Toegang
Inloggen en gebruikers beheren
Nee. Expenses loopt via Visma Connect. Medewerkers kunnen met hun eigen Nmbrs login ook inloggen als ze de uitnodiging hebben ontvangen om toegang te krijgen tot de app.
Als kantoor kun je binnen de Expenses-omgeving gebruikersinstellingen beheren. Je kunt uitnodigingen opnieuw versturen en toegangsrechten aanpassen. De Nmbrs Marketplace support is ook bereikbaar voor technische problemen met inloggen.
Implementatie
Wat je moet weten bij de implementatie
De aanbevolen volgorde is:
• Stap 1 – Aanschaf & activatie: klant koopt Expenses in de Marketplace.
• Stap 2 – Eerste inlog & oriëntatie: verken de omgeving samen met de klant.
• Stap 3 – Declaratiecategorieën instellen: koppel de juiste looncodes.
• Stap 4 – Reiskostendeclaraties instellen: stel belaste en onbelaste looncodes in.
• Stap 5 – Goedkeuringsflows opzetten: pas aan op het proces van de klant.
• Stap 6 – Testfase via proxy: test de volledige declaratieflow voor livegang.
• Stap 7 – Koppeling met loonstrook: zorg dat declaraties correct doorkomen.
• Stap 8 – Extra instellingen: jaarbudgetten, bedrijfskaart, betaalbestand.
Declaratiecategorieën bepalen hoe een declaratie in de salarisadministratie terechtkomt. Je koppelt elke categorie aan een looncode in Nmbrs. Voorbeelden zijn: lunch, reiskosten, telefoon, representatie. Het correct instellen hiervan is cruciaal voor de fiscale verwerking. Er is een video beschikbaar op de Nmbrs trainingspagina die dit stap voor stap uitlegt.
Nmbrs Expenses ondersteunt meerdere soorten goedkeuringsflows: directe goedkeuring door een manager, goedkeuring op basis van afdeling of kostenplaats, en de mogelijkheid om een tijdelijke vervanger in te stellen bij afwezigheid. Je kunt de flow volledig aanpassen aan het interne proces van de klant. Managers keuren goed via de app.
Een proxy is een testgebruiker die je aan een medewerker koppelt, zodat je de volledige declaratieflow kunt simuleren zonder echte declaraties in te dienen. Dit gebruik je altijd vóór de livegang om te controleren of alles correct is ingesteld.
Medewerkers- en managers app
Wat je moet weten over de Expenses-app
De OCR-scanner in de app herkent automatisch het bedrag, de datum en de leverancier van een bonnetje. De medewerker controleert de gegevens, selecteert de juiste declaratiecategorie en dient in. Digitale bonnetjes via e-mail kunnen ook worden doorgestuurd naar een gekoppeld e-mailadres.
Ondersteuning
Support krijgen en klanten beheren
Als accountantskantoor ben jij het eerste aanspreekpunt voor je klant. Dit is bewust onderdeel van het businessmodel: jij voegt waarde toe door de implementatie te doen én de ongoing support te bieden. Hiervoor kun je een vergoeding vragen aan de klant. Voor technische problemen die jij zelf niet kunt oplossen, is ons Nmbrs Support Team beschikbaar.
De belangrijkste bronnen zijn:
• Accountant Trainingspage Expenses: nmbrs.com/nl/Expenses/accountant-training >> videotrainings per onderdeel.
• Nmbrs Marketplace Helpcenter: nmbrsmarketplace.zendesk.com >> support artikelen voor klanten.
• Nmbrs Academy: nmbrs.com/nl/academy >> bredere Nmbrs trainingen.
Ja. Binnen de Expenses-omgeving kun je wisselen tussen de Expenses-omgevingen van verschillende klanten. Voorwaarde is dat elke klant jou als accountant toegang heeft gegeven binnen zijn eigen omgeving.
Valuta, periodes & gegevens
Declaraties verwerken en data beveiligen
Ja. Bij het aanmaken van een declaratie kan de medewerker kiezen welke valuta is gebruikt. Expenses haalt automatisch de wisselkoers op via openexchangerates.org, op basis van de datum van de aankoop. Als accountant of administrator kun je de wisselkoers achteraf nog aanpassen als dat nodig is.
Declaraties worden altijd verwerkt in de periode waarin ze worden ingediend; niet in de periode van de aankoop. Een medewerker die een bon van juni indient in september, ziet die declaratie op de loonstrook van september. Informeer je klant hierover bij de inrichting, zodat er geen verwarring ontstaat over periode toewijzing in de boekhouding.
Wijs medewerkers erop dat ze declaraties snel indienen. Je kunt dit meegeven in de gebruikersinstructies bij de lancering.
Alle data wordt opgeslagen en verwerkt binnen de EU, conform de AVG-richtlijnen. De infrastructuur is beveiligd met versleuteling, toegangscontrole en back-ups. Dit is een veelgestelde vraag bij grotere klanten. Je kunt hen geruststellen dat Expenses voldoet aan Europese privacywetgeving.
De klantorganisatie blijft altijd eigenaar van de gegevens. Nmbrs heeft enkel operationele toegang voor onderhoud en ondersteuning. Dit is relevant voor klanten die werken met gevoelige personeelsinformatie of hun eigen compliance moeten kunnen aantonen.
Opzegging gaat via de Marketplace in de eigen Nmbrs-omgeving van de klant. Rechtsboven staat de knop 'Beëindig je abonnement'. Er geldt een opzegtermijn van één maand en het abonnement kan op elk moment worden opgezegd. Let op: zorg dat je als kantoor alle openstaande declaraties hebt afgewikkeld en dat de koppeling met de loonstrook netjes is afgesloten vóór de einddatum.
App & technisch gebruik
Wat je moet weten over app-installatie en gebruik
De app is beschikbaar via:
• App Store (iOS — iPhone en iPad)
• Google Play Store (Android)
Zoek op 'Nmbrs Expenses'. Stuur medewerkers bij de lancering een korte instructiemail met de downloadlink en inlogstappen.
Medewerkers gebruiken dezelfde inloggegevens als hun Nmbrs-account. Als Single Sign-On (SSO) is geactiveerd voor de klant, werkt dat ook in de Expenses app. Bij de eerste keer inloggen ontvangen medewerkers een uitnodiging via e-mail.
In de app: open 'Nieuwe declaratie' → kies 'Bon uploaden' → maak een foto. De OCR-scanner herkent automatisch de datum, leverancier en het bedrag. De medewerker controleert de gegevens en past ze zo nodig aan voordat hij indient. Digitale bonnetjes (per e-mail ontvangen) kunnen worden doorgestuurd naar het gekoppelde Expenses e-mailadres van het bedrijf.
De medewerker kan alle velden handmatig corrigeren voordat hij de declaratie indient. OCR-fouten komen incidenteel voor bij slechte verlichting of onduidelijke bonnetjes. Dit is geen systeemfout, het is altijd een tweede check die de medewerker zelf doet.
Richt Expenses in voor je klant
Nmbrs automatiseert de salarisadministratie voor ondernemers en accountants. Minder handwerk, volledige compliance.
