Vad är HR-automatisering?

HR-automatisering är en automatiseringsprocess som använder intelligenta verktyg och workflows för att utföra (eller delvis utföra) HR-uppgifter. Genom att automatisera olika rutinuppgifter går det att spara in på en betydande mängd tid och flytta fokus till viktigare uppgifter och strategiska mål.

HR-automatisering består av tre faser:

1. Digitalisering av standardprocesser
2. Sammankoppling av olika system
3. Automatisering av interna HR-processer

Många organisationer har redan goda erfarenheter inom de två första faserna. Den tredje fasen kommer att bli särskilt viktig de kommande åren.

Uppgifter kan som automatiseras i olika faser

Fas ett: digitalisering av standardprocesser

Fas två: koppla samman de två systemen

• Tidsregistrering för lönehantering
• Rekrytering och urval vid löneadministration och tidsregistrering
• Registrering av frånvaro
• Utvärdering vid löneförhöjning

Fas tre: automatisering av interna HR-processer

• Kommunikationsprocesser (t.ex. vid kontraktsförlängningar)
• Kommunikationsprocesser mellan system
• Information om automatisering med digitala formulär
• Automatiserat skapande av olika Word-dokument
• Skapande och automatisering av olika e-postmeddelanden (mallar)
• HR-automatisering för klagomål från anställda

HR-automatisering gör det dagliga arbetet för HR-proffsen mycket enklare genom att ge dem färre arbetsuppgifter för att stödja arbetsprocesser och samtidigt förenkla strategiskt beslutsfattande. Samtidigt förenklas det strategiska beslutsfattandet. Men innan du börjar HR-automatisera måste du se till att alla inom organisationen är på samma sida. HR-automatisering är en viktig del av HR-strategin.

Nuförtiden erbjuder många HR-mjukvaruleverantörer lösningar för HR-automatisering. En viktig del av HR-automatiseringen är användandet av HR-workflows. Ta t.ex. en titt på vår HR-inbox funktioner. Dessa kan hjälpa dig att automatisera hela onboardingprocessen.

De praktiska fördelarna med HR-automatisering för en organisation

1. Enkelt att tillämpa ordnade arbetsflöden.
2. När en ny process startas kan allt accepteras på fem minuter innan den körs igång.
3. Information läggs enkelt och effektivt till vid källan. Kontroller och beslut sker automatiskt och direkt.
4. Chefer kan se vilka anställda som är tillgängliga med ett klick.
5. Chefer har enkel åtkomst till personalfiler och kan direkt efter inloggning se vad de behöver göra härnäst.
6. Det går att övervaka hur olika arbetsprocesser fortskrider för att skapa ett effektivt arbetsflöde.
7. Manuella inmatningar och uppgifter reduceras kraftigt.
8. Ett snabbare och förbättrat beslutsfattande med information som enkelt nås från HR-systemet och integrerade appar. Direktöversikt via en smidig storyboard.

Hur fungerar HR-processautomatiseringen i praktiken?

Nedan nämns ett antal användningsområden:

1. Skapande av digitala formulär, mallar och dokument för digitalisering av insamlad information.
2. Digital lagring av viktiga personuppgifter (såsom personuppgifter, födelsedagar, milstolpar och lyckade projekt).
3. Automatiserad insamling av specifika data och direkt infogning i formulär eller mallar.
4. Upprätta arbetsflöden med uppgifter, dokument och information i enlighet med fastställda processer med vidarebefordran till andra deltagare. Till exempel för rekryteringscykeln, introduktion eller rådgivning av en missnöjd anställd/chef.
5. Det går att få en överblick av varje dag i en egen instrumentpanel för att se vad som behöver göras och för att hantera planering och uppgifter.
6. Aviseringar från integrerad programvara som kan användas för att direkt starta ett fall eller arbetsfall.
7. Direktöppning av HR-uppgifter från mottagen eller skickad e-post.
8. Meddelanden skickas till andra och till olika integrerade appar så fort ett fall har slutförts.
9. Arbetsflöden hanteras och koordineras till exempel med användargrupper och avdelningar. Med webbaserad programvara kan flera personer arbeta på uppgifter samtidigt online (i valfri webbläsare).
10. Information kan bytas med andra appar t.ex. för lönehantering eller programvara för prestationshantering.
11. Filer organiseras systematiskt och delas med anställda och team.

Dessa exempel bygger på arbete med Nmbrs HR- och lönesystem och är inte tillgänglig i all programvara.