Löneadministration; medans det ena företaget ser det som en viktig del av HR, anser ett annat företag att det är en uppgift för ekonomiavdelningen. Detta gör att lönehanteringen alltför oftast ses som en separat uppgift som inte tillhör övriga personalfrågor. Tanken är att ekonomiska problem ska lösas av ekonomiavdelningen som har expertis inom området, så att HR istället kan fokusera på andra icke-ekonomirelaterade frågor. Denna konstlade separation kan leda till otydliga och ineffektiva situationer. 

På Nmbrs är vi helt övertygade om att löneadministrationen är en mycket viktig del av en anställds resa, vilket gör att den bör kopplas direkt till HR-avdelningen. En av de viktigaste orsakerna till att många HR-anställda undviker att lägga sig i löneadministrationen, är att de inte anser sig ha tillräckligt med kunskap inom området. Som tur är går det idag via de flesta HR- och lönesystemen att samarbeta med ekonomiavdelningen. Du ger enkelt rätt personer tillgång till din miljö, men det går för extra säkerhet även att begränsa behörigheten med inlogg för revisorer eller lönetjänsteleverantörer. Men varför tycker vi att HR och löneadministration är oskiljaktigt sammanlänkade?

Administration ska ske nära källan
Varje månad uppstår avvikelser inom arbetskraften som har direkt påverkan på den anställdes lön. Ändringar såsom en befordran eller byte av position behandlas i princip alltid av HR. Även under förhandlingarna med nya medarbetare, är det HR-avdelningen och den nya medarbetaren som kommer överens om de specifika villkoren i kontraktet. Dessa uppgifter sparas i den anställdes personliga fil. HR är ansvarig för att hålla denna fil uppdaterad, vilket gör att de har bäst koll på vad som gäller för den anställda. Det är därför logiskt att de själva fyller i dessa avvikelser i HR- och löneprogrammet.

Automatisera administrationen
Det finns som sagt tvivel vad gäller HR-personalens förmåga att ta hand om löneadministrationen, men löneadministration är trots allt en återkommande process som upprepas varje månad. Genom att använda rätt inställningar i mjukvaran och sedan låta systemet eller experter utföra specifika kontroller, kan du automatisera många delar av dessa processer. Det är undantagen som är svåra att hantera, men genom att automatisera processerna får ni mer tid över för detta. Du kan då använda din egen expertis eller ta hjälp av en annan avdelning med nödvändig kunskap.

Lön & HR, det eviga kretsloppet

Nästan alla HR och löneprocesser är oskiljaktigt sammanlänkade med varandra. Om en anställd till exempel är sjuk under en längre period, vilket är en typisk HR-process, kommer hen med tiden endast att få en viss procent av sin lön utbetald. Eller titta istället närmare på ledighet. HR har den viktiga uppgiften att alltid se till att det finns tillräckligt med personal på arbetsplatsen, men ledighet har även direkt påverkan på löneadministrationen. Utöver dessa finns det många fler exempel på HR-processer som sammanlänkas med löneprocesser och tvärtom.

Därför ser vi på Visma Nmbrs lön och HR som ett evigt kretslopp. Ett kretslopp där alla viktiga användare måste involveras så att uppgifter och information förs över utan problem från användare till användare. HR har den viktiga uppgiften att hålla koll på dessa processer med helikopterperspektiv. När du lyckas med detta och använder mjukvaran på rätt sätt, kommer du att upptäcka att HR- och löneadministration inte är någon rocket science! Om du stöter på komplicerade ärenden, till exempel att anställa en utländsk medarbetare som vill ansöka om SINK (skattelättnad), kan du alltid be en specialist om hjälp. En löneexpert kan nämligen reda ut de mest komplicerade lönefrågorna! 

Visma Nmbrs har tio års erfarenhet av molnbaserade HR- och lönesystem. Att använda Nmbrs HR- och lönehanteringssystem gör ditt HR- och löneuppdrag enklare, lättare och effektivare. Du kan välja mellan en rad olika moderna funktioner med digitalt automatiserings- och effektiviseringsfokus i molnet. Bra för företaget, bra för kunderna och bra för dig. 

Undrar du hur Nmbrs skulle funka med din verksamhet, eller är du nyfiken på specifika funktioner i vårt HR- och lönesystem? Boka in en digital kopp kaffe med en av våra Nmbrs-experter  och berätta mer om vad din verksamhet är ute efter!