Föreställ dig ett kontor där en anställd precis blivit befordrad, men löneinformationen halkar efter på grund av en brist på samordning gällande lönefrågorna. Denna situation är ett vanligt exempel på utmaningarna som uppstår när personalfrågor och löneadministration inte är integrerade.
Varför HR och Löneadministration bör Synkroniseras
I många organisationer behandlas löneadministration som en fullständigt separat del, snarare än som en del av personalrelaterade processer, oavsett om det gäller mindre bolag där en och samma person arbetar med HR- och lönefrågor, eller på större bolag där lönehanteringen förväntas uteslutande hanteras av ekonomiavdelningen. Denna uppdelning kan dock skapa ineffektivitet och förvirring. Ett integrerat tillvägagångssätt där löneadministrationen ses som en kritisk del av anställdas resa säkerställer en smidig hantering av allt från anställning till befordran och löneförändringar.
Administration ska ske nära källan
Varje månad uppstår avvikelser inom arbetskraften som har direkt påverkan på den anställdes lön. Ändringar såsom en befordran eller byte av position behandlas i princip alltid av den eller de som hanterar personalfrågor. Även under förhandlingarna med nya medarbetare är det HR-avdelningen eller den med övergripande personalansvar och den nya medarbetaren som kommer överens om de specifika villkoren i kontraktet. Dessa uppgifter sparas i den anställdes personliga fil. Den avdelning eller den person som är ansvarig för personalfrågor är också ansvarig för att hålla denna fil uppdaterad, vilket gör att de har bäst koll på vad som gäller för den anställda. Det är därför logiskt att de själva fyller i dessa avvikelser som kommer att påverka lönehanteringen i det sammanflätade HR- och lönesystemet.
Automatisera administrationen
Det finns som sagt tvivel vad gäller de som hanterar personalfrågors förmåga att ta hand om löneadministrationen, men löneadmin är trots allt en återkommande process som upprepas varje månad. Genom att använda rätt inställningar i en mjukvara med HR- och lön sammanflätade och sedan låta systemet eller experter utföra specifika kontroller, kan du automatisera många delar av dessa processer. Det är undantagen som är svåra att hantera, men genom att automatisera processerna får ni mer tid över för detta. Du kan då använda din egen expertis eller ta hjälp av en annan avdelning med nödvändig kunskap.
Lön och HR, det eviga kretsloppet
Nästan alla HR- och löneprocesser är oskiljaktigt sammanlänkade med varandra, som ett kretslopp. Om en anställd till exempel är sjuk under en längre period kommer hen med tiden endast att få en viss procent av sin lön utbetald, och om en anställd tar ut ledighet påverkar det både personalstyrkan och löneadministrationen. Många som jobbar med personalfrågor känner sig dock osäkra när det kommer till löneadministration på grund av dess tekniska natur. En integrerad lösning ger dig möjlighet att arbeta effektivt på egen hand med lönefrågor på mindre bolag, eller enkelt samarbeta med ekonomiteamet på större bolag. Genom att använda ett flexibelt HR- och lönesystem kan olika användare få tillgång till relevant information medan systemets säkerhet och integritet upprätthålls.
Fördelar med en sammanflätad ansats
1. Administration Nära Källan: Personalrelaterade ändringar som befordringar och positionsskiften är en vanlig administrativ syssla, men är sällan direktlänkad med lönehanteringen. Genom att länka löneadministrationen i samma plattform som personaladministrationen, säkerställs att all lönerelaterad information är korrekt och uppdaterad.
2. Automatisering av Rutiner: Många processer inom löneadministration kan automatiseras, vilket sparar värdefull tid för dig som jobbar med personalfrågor och säkerställer att rutinuppgifter hanteras effektivt. Den mänskliga faktorn ökar även risken för fel, så genom att eliminera återkommande rutinuppgifter med hjälp av automatisering skapar mer tydlighet och trygghet.
3. Ett Kontinuerligt Samspel: Personalfrågor som sjukfrånvaro och semesterplanering påverkar direkt lönehanteringen. En integrerad hantering av dessa processer garanterar konsekvent och effektiv informationshantering.
Ta en titt på hur du bättre kan synkronisera ditt företags unika HR- och löneadmin
Nmbrs har över ett decenniums erfarenhet av att utveckla molnbaserade HR- och lönesystem. Vårt system är utformat för att göra HR- och löneadministration enklare, mer effektiv och mer användarvänlig. Med en rad moderna funktioner som är inriktade på digital automatisering och effektivitet, är Nmbrs inte bara bra för ditt företag och dina anställda, utan också för din egen arbetsbelastning.
Undrar du hur HR- och lönesynkronisering skulle funka med din verksamhet? Boka in en kostnadsfri demo med en av våra Nmbrs-experter nedan och berätta mer om hur ni jobbar idag!
