Många HR-proffs ägnar en stor del av dagen åt administrativa uppgifter. Synd, för många uppgifter kan ordnas på olika sätt. Hur kan du utföra administrativa uppgifter så effektivt som möjligt utan att lägga för mycket tid på dem? Det är här ett praktiskt HR-system kommer väl till pass så att du har mer tid för "the human" i human resources. Vi har listat 6 tidsbesparande tips till dig som du som HR-proffs kan implementera!
1. Låt en ny anställd ange personuppgifter själv
Har du anställt en ny medarbetare? Stort grattis till en ny stjärna till laget! Och vet du vad som är ännu mer intressant? Du kan faktiskt göra den nya medarbetaren insatt i organisationen från dag ett genom att låta denna själv fylla i sina uppgifter. Med digitala och användarvänliga HR- och lönesystem tillgängliga för de anställda kan du minska din admin och skapa mer trygghet för de anställda. En smidigare start, helt enkelt!
Genom att låta de anställda ta hand om sina egna uppgifter blir de verkligen ansvariga för att föra in korrekt information och på så vis mer självständiga. Det bästa är att detta även hjälper dig att undvika övertidsarbete och krångel som HR-ansvarig. Det är något vi alla uppskattar, eller hur?
Så vad pratar vi om för info här? Jo, vi pratar om saker som adress och bankinformation: detaljer som är viktiga för att se till att lönerna hamnar rätt och som den anställde har bäst koll på själv.
2. Kom i tid till viktiga ögonblick
Med digtal HR-mjukvara blir det enkelt att ta emot vanliga HR-signaler, det vill säga påminnelser om pågående HR-uppgifter. Det kräver ingen manuell inställning från din sida – systemet påminner dig när ett kontrakt löper ut, någon begär ledighet, eller när en årsdag eller födelsedag närmar sig. På så sätt kan du vara säker på att du inte missar några viktiga händelser.
Säg adjö till oroande "Oj, jag glömde!"-ögonblick och säg hej till en mer organiserad vardag. Med mjukvaran som din pålitliga påminnelse, behöver du inte längre till exempel ha koll på kontraktsdatum. Allt är automatiskt hanterat så att du alltid är på topp när det kommer till viktiga uppgifter.
Så när det gäller att hålla koll på HR-signaler, låt mjukvaran ta över och se hur du blir en mästare på att hålla dig uppdaterad om det som spelar roll!
3. Erbjud lättillgänglig programvara för anställda
Dina medarbetare älskar att ha allt vid sina fingertoppar - ledighetsansökningar, lönespecifikationer, och personuppgifter, oavsett tidpunkt. Så när du är ute och letar efter den perfekta HR-programvaran, tänk på detta lilla guldkorn: Genom att tillgodose tillgänglig HR- och löneprogramvara slipper du vara den som håller koll på allt och dina kollegor slipper vänta på bättre tider i onödan.
4. Rapportera utlägg
En anställd ska enkelt kunna rapportera utlägg. Lyckligtvis finns det onlineverktyg som tar hand om allt detta krångel åt dig. De automatiserar processen och placerar godkännandet av utlägget direkt hos rätt person. Det innebär att utlägget fortfarande kan finnas med på månadens lönebesked. Resultatet? Glada anställda som får sina slantar i tid! Smidigt, eller hur?
5. Signera dokument digitalt
Oavsett om du använder en modern HR-mjukvara för digital signering eller har tillgång till en licens för ändamålet – digital signering är en riktig tidsbesparare. Ingen mer krångel med utskrifter, pennor och pappershögar. Digital signering är som en smidig knapptryckning som gör jobbet åt dig. Så du kan glömma det tidsödande spelet med utskrifter och skannande, och istället ägna mer tid åt det som verkligen betyder något. Let's go digital!
Är HR-automatisering något för dig? Läs mer om hur du enkelt effektiviserar dina HR-processer här!
6. Översikt och rapporter
Med ett smidigt onlineverktyg har du direkt tillgång till all viktig information du behöver. Tänk dig en medarbetardashboard som ger dig koll på ledighetstider, lönebesked, personuppgifter och sjukanmälningar – allt på ett ställe. Inget behov av att jaga papper eller slå nummer. Inom HR-världen finns det ett rikt utbud av olika mjukvaror för rapporter och dashboards. Du kan generera översikter över frånvarotimmar, frånvaroandel, heltidstjänster och avdelningar med ett enkelt knapptryck. Allt på ett kick. Snabbt, smidigt och enkelt – precis som det ska vara!
Kort sagt: att spara tid i dina dagliga aktiviteter är en bit av kakan med rätt HR-programvara. Vill du prata med en Nmbrs-expert om de alternativ som är viktiga för dig? Boka en demo och upptäck vad Nmbrs kan göra för dig!
