Fear of missing out: 5 Tips för färre möten

I samma stund som coronapandemin startade flyttades våra verksamheter online, mer än någonsin tidigare. Det är inte längre ovanligt att spendera 5 timmar per dag i onlinemöten, utan paus. Men behöver vi verkligen planera in möten för allt som ska diskutera, och måste vi vara med på alla möten? Eller lider du kanske av FOMO?

Hur som helst, i den här artikel kommer du att få svaren på frågorna ovan, så att du framöver har lättare att välja mellan “Acceptera” och “Neka”. Ännu fler mötesinbjudningar? Gör dig redo!

Fler möten än någonsin tidigare

Nu när vi inte längre kan sitta i kontorets trädgård, gå in till vår chef oanmäld eller spontant mötas upp vid kaffemaskinen, måste all kontakt hållas online. Till och med småprat kallas numera för ett möte och står noterat i vår agenda. Att hålla ett möte online är dessutom mer tröttsamt än att hålla ett riktigt möte öga mot öga, eftersom vi ständigt tittar på en skärm och problem kan uppstå med bild eller ljud. Egentligen har vi lika mycket kontakt och möten med människor som innan pandemin, med det känns som oftare.

Vi är rädda för att missa något
Vissa experter tror att vår nya onlinemöteskultur har uppstått på grund av rädslan att missa information. Vi sitter mer hemma, missar snabba uppdateringar vid kaffemaskinen och saknar småpratet med kollegan som i vanliga fall sitter mitt emot oss. Ett möte då och då kan därför vara till stor nytta, även om det bara är för att hålla kontakten med varandra. Men om vi ska vara helt ärliga deltar säker alla minst i ett eller två onödiga möten per vecka.

Ju fler möten, desto mindre produktivitet
Vilken effekt har alla dessa möten på vår produktivitet? Experter är enade om en sak: inte mycket positivt! När vi är online är det enklare att irritera sig på andra personer i mötet och vi tappar oftare koncentrationen. Olika studier har visat att 'riktiga' möten resulterar i bättre idéer och att vi tidigare diskuterar lösningar på känsliga problem. Icke-verbal kommunikation och naturligt ljus gör oss piggare och mer uppfinningsrika, vilket gör att vi är smartare och mer kreativ under möten öga mot öga.

Mötesinbjudan: acceptera eller inte?

Vad överväger du innan du accepterar en mötesinbjudan? Medans vissa anser att maximalt fyra möten per dag är acceptabelt, tycker andra att det är mötets syfte som avgör om det är värt att delta. För att hjälpa dig att handskas med den nya onlinemöteskulturen har vi samlat några fakta och tips åt dig. På så sätt kan du innan nästa möte enklare avgöra om du ska delta, eller om du för en gångs skull kan hoppa över det.

Vilken mötestyp är du?

Kommer du ibland på dig själv med att planera in massa möten bara för att du är rädd för att missa uppdateringar? Då kommer våra tips nedan säkert att vara till hjälp. Det är nämligen inte nödvändigt att alltid planera in ett möte för varje liten punkt som måste diskuteras. Du kan hålla dig uppdaterad på andra (läs: mindre tröttsamma) sätt. Din agenda och ditt huvud kommer att tacka dig!

Tips för dig med mötes-FOMO

- En för alla

Upptäck att inte hela teamet behöver delta i veckans ‘statusuppdatering’. Om en person går, kan hen samla information från berörda personer innan mötet och efteråt uppdatera hela teamet om vad som berättades under mötet.

- Arbeta transparent

Om ni fortfarande arbetar med projekt var för en, kan ni överväga att välja ett öppet arbetssätt. Det finns en mängd projektledningssystem och verktyg på marknaden som gör det enklare att följa ett projekts framsteg och status. Då är det inte längre nödvändigt med statusuppdateringar och det enda ni behöver planera in är möten där specifika ämnen diskuteras. 

- Länge leve anteckningar

Är din input verkligen nödvändig eller är du inbjuden till mötet av artighet, eller kanske till och med bara för att det går? Om det inte är tydligt kan du be att någon gör anteckningar under mötet. Anteckningar ger en bra översikt av vad som diskuterades under mötet. Visade det sig att din input var viktig? Då kommer du med största sannolikhet bli ombedd att delta i nästa möte också.

- Promenadsmöte eller videolunch 

Går det inte att neka mötet? Gör det lite trevligare! Föreslå till exempel att kombinera mötet med en promenad eller lunch. Vi kan garantera att du inte kommer att lämna mötet utmattad och trött, utan att du istället återgår till dina andra arbetsuppgifter med ny energi. 

- Old school telefonsamtal eller e-post

Ett alternativ till möten via de etablerade Zoom, Meet eller Teams, är att ringa eller skicka e-post precis som vi gjorde som förr. Inte alla budskap behöver framföras synligt i bild. Ibland räcker det med ett snabbt telefonsamtal, och fördelen med e-post är att mottagaren kan läsa meddelandet när det passar hen bäst. Det ger lite mer sinnesro istället för att varje gång obligatoriskt behöva visa sig framför skärmen.

Visma Nmbrs har tio års erfarenhet av molnbaserade HR- och lönesystem. Att använda Nmbrs HR- och lönehanteringssystem gör ditt HR- och löneuppdrag enklare, lättare och effektivare. Du kan välja mellan en rad olika moderna funktioner med digitalt automatiserings- och effektiviseringsfokus i molnet. Bra för företaget, bra för kunderna och bra för dig! 

Undrar du hur Nmbrs skulle funka med din verksamhet, eller är du nyfiken på specifika funktioner i vårt HR- och lönesystem? Boka in en digital kopp kaffe med en av våra Nmbrs-experter  och berätta mer om vad din verksamhet är ute efter!